¿Qué es una app de onboarding? Guía esencial para RR. HH.

¿Qué es una app de onboarding?

Una app de onboarding es una herramienta digital diseñada para facilitar, dinamizar y estructurar la incorporación de nuevos empleados. Presenta toda la información esencial del onboarding de de la empresa de forma clara e interactiva. Además de textos y documentos, puedes incluir fácilmente vídeos, cuestionarios y formularios de retroalimentación.

Los nuevos empleados pueden acceder a la información y recursos necesarios de forma remota. Esto también facilita compartir contenido antes de su primer día.

El término “app de onboarding” es amplio, ya que existen distintos tipos. Los más comunes son las apps nativas y las web apps. Veamos sus diferencias.

¿Cuál es la diferencia entre una app “nativa” y una “web”?

En la era digital actual, hay varias formas de acceder a un proceso de onboarding para empresas, como las apps nativas o las apps web. Ambas comparten los beneficios generales del onboarding, pero su enfoque es muy distinto. Entonces, ¿cuál es la diferencia entre ellas?

Una app nativa está diseñada para descargarse en un dispositivo, lo que permite acceder a todas sus funciones: cámara, micrófono, contactos, GPS, etc. Esto permite funcionalidades como las notificaciones push, enviando avisos directamente al dispositivo. Suelen instalarse en móviles y tablets.

En cambio, las apps web suelen ser páginas web con formato de aplicación. Se accede a ellas mediante navegadores online y tienen un aspecto similar a las apps nativas, pero sin las funciones del dispositivo. Además, siempre requieren conexión a internet.

Un ejemplo muy claro es la diferencia entre WhatsApp y WhatsApp Web. La app nativa permite llamadas de voz y vídeo en el móvil. La web, accesible desde un navegador, carece de algunas funciones. Ambas ofrecen el mismo servicio, pero con capacidades diferentes.

Beneficios de una app nativa

Elegir una app nativa tiene ventajas claras. Están optimizadas para sistemas específicos como iOS y Android, por lo que son rápidas y fáciles de usar. También ofrecen mejores gráficos y animaciones, ideales para contenidos interactivos. Pueden usar funciones del dispositivo como la cámara o el GPS, y suelen funcionar incluso sin conexión a internet.

Además, las apps nativas son más seguras, estables y presentan menos errores o problemas de compatibilidad, ya que están diseñadas para una sola plataforma. Se actualizan fácilmente desde las tiendas de apps, lo que facilita su distribución y descubrimiento en Google Play o App Store. Suelen tener una vida útil más larga gracias a actualizaciones frecuentes.

Aquí tienes un resumen de las principales diferencias entre apps “nativas” y “web”:

Appical es un software de onboarding único que ofrece ambas opciones. Los usuarios pueden cambiar fácilmente entre la versión nativa y la web según sus preferencias. Esto es muy práctico, ya que al usar Appical, obtienes todas las ventajas. En general, los nuevos empleados prefieren la app nativa, mientras que los editores optan por la versión web para gestionar contenidos.

¿Cuáles son los beneficios de una app de onboarding?

Por encima de todo, las apps de onboarding son la herramienta ideal para hacer bien este proceso. ¿Tienes problemas con la retención, el compromiso o la productividad (o con todo a la vez)? Las apps de onboarding ofrecen experiencias sólidas que marcan una gran diferencia en estos aspectos.

Veamos los beneficios que ofrecen las apps de onboarding (tanto web como nativas):

1. Accesibilidad flexible

Comparte información con tus nuevas incorporaciones incluso antes del primer día, sin necesidad de que tengan acceso a los sistemas internos. Las apps permiten que los nuevos empleados continúen su onboarding en cualquier lugar. Ya sea tomando un café, esperando el transporte o en su pausa del almuerzo, ya no necesitan estar frente al ordenador.

Esta flexibilidad es especialmente útil para personas que no trabajan en una oficina. Por ejemplo, repartidores o técnicos de campo pueden acceder a la app desde cualquier lugar.

2. Punto único de acceso a toda la información

Se acabó el buscar PDFs y vídeos dispersos. Una app de onboarding digital centraliza todo en un único lugar. Los nuevos empleados pueden encontrar fácilmente todo lo que necesitan sin perderse. También garantiza que todos accedan a la misma información básica. Para RR. HH., esto ahorra tiempo respondiendo preguntas repetitivas.

3. Menos sobrecarga de información

Las apps de onboarding liberan la información de forma gradual. Por ejemplo, después del primer día, semana o mes. También puede liberarse tras completar ciertos pasos. Así, los nuevos empleados reciben la información adecuada en el momento justo, sin sentirse abrumados.

[.callout-small] Lee más en nuestro artículo: Cómo evitar la sobrecarga de información al incorporar nuevos empleados. [.callout-small]

4. Analíticas y seguimiento del progreso

Sigue fácilmente el proceso de onboarding mediante paneles de control. Si ves que alguien se retrasa, la app te da pistas sobre cómo ayudarle. También te ofrece datos sobre los KPIs del onboarding, dándote una visión real de la efectividad de efectividad del programa de onboarding. Estas métricas ayudan a identificar áreas de mejora.

5. Automatización de tareas repetitivas

Una app de onboarding puede encargarse automáticamente de tareas administrativas repetitivas, como recoger documentos, asignar tareas o responder preguntas frecuentes. Para RR. HH., esto significa menos tiempo en papeleo y más tiempo con las personas. También ayuda con el cumplimiento legal al seguir el estado de los documentos.

6. Onboarding coherente para todos

Con una app digital, cada nuevo empleado recibe la misma información, recursos y experiencia. Esto crea un proceso consistente, en el que nadie se pierde detalles importantes y todos parten de una base común. Para RR. HH., simplifica el proceso y asegura una incorporación fiable.

[.callout-small] Lee más en nuestro blog: ¿Cuánto tiempo debería durar el proceso de onboarding? [.callout-small]

7. Personalización del onboarding

La personalización facilita ofrecer información relevante adaptada al rol, departamento o ubicación de los nuevos empleados. Por ejemplo, la app puede configurarse mediante etiquetas, de modo que un empleado que vaya a trabajar en una ciudad específica pueda acceder a contenido sobre la oficina local, el transporte público o lugares cercanos para comer.

8. Experiencia interactiva y atractiva

Las apps de onboarding ofrecen experiencias interactivas que mantienen la atención. Funciones como la gamificación (cuestionarios, puntos, recompensas), contenidos audiovisuales (vídeos, listas de Spotify) o conexión social (mensajería) hacen el proceso más ameno.

Convertir el onboarding en algo divertido y creativo es clave para mantener el compromiso. Si es entretenido, recordarán mejor la información, estarán más motivados y serán más productivos. Además, mucho del preboarding ocurre en su tiempo libre, por lo que es importante incluir elementos agradables.

9. Integración con tus sistemas diarios

Agiliza el flujo de trabajo conectando Appical con tus sistemas HRIS, ATS u otras herramientas. Esto mantiene tus procesos existentes, reduce duplicaciones y permite automatizar tareas.

10. Escalable y preparado para crecer

Una app de onboarding digital está pensada para gestionar un número creciente de nuevos empleados. Ideal para organizaciones que están creciendo, permite manejar tareas complejas sin perder eficiencia ni calidad.

11. Feedback y mejora continua

Las apps facilitan recoger feedback en tiempo real. Funciones como encuestas de escala Likert o preguntas abiertas permiten a los empleados compartir su experiencia. Esto ayuda a los equipos de recursos humanos a identificar los problemas y mejorar el proceso.

Ahora ya sabe qué es una app de onboarding, la diferencia entre una app web y una app nativa, y las principales ventajas de usar una aplicación. Veamos un caso práctico exitoso de una aplicación de incorporación.

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Caso práctico: ¿Cómo ha ayudado la app de Appical al Ministerio de Defensa de los Países Bajos?

El Ministerio de Defensa usa la app de onboarding de Appical para reducir la tasa de abandono en los primeros entrenamientos. Su objetivo es preparar mejor a los soldados, mantener su motivación y retener más efectivos.

La app equilibra información general y personalizada, con un 20 % adaptado a cada nuevo recluta. Por ejemplo, sobre dónde presentarse, qué esperar en la formación o las tradiciones de su unidad asignada.

Debido al éxito del proyecto, se está implementando en toda la organización.

[.callout-small] Lee el caso de éxito completo aquí. [.callout-small]

Conclusión

En resumen, las apps de onboarding ayudan a que los nuevos empleados se integren fácilmente gracias a un proceso estructurado y eficaz. Esto aumenta el compromiso, la productividad y la retención. Para RR. HH., es una forma de simplificar y escalar el proceso de incorporación, mejorando la experiencia tanto del empleado como de la empresa.

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