Wat is een onboardingapp en welke voordelen biedt het?

Wat is een “onboarding app”?

Een onboarding app is een digitale tool die het inwerkproces van nieuwe medewerkers soepeler, leuker en beter gestructureerd maakt. Alle belangrijke informatie die ze tijdens hun onboarding nodig hebben, wordt op een overzichtelijke en interactieve manier aangeboden. Naast teksten en documenten kun je ook gemakkelijk video's, quizzes en feedbackvragen toevoegen aan de app. 

Nieuwe medewerkers kunnen op afstand toegang krijgen tot de benodigde informatie en middelen. En daardoor is het ook eenvoudig om content te delen voor de eerste werkdag.

De term “onboarding app” is vrij algemeen, omdat er verschillende soorten apps zijn. De meest voorkomende soorten zijn native apps en web apps. Laten we de verschillen tussen deze twee eens bekijken.

‍

Wat is het verschil tussen een "native" en een "web" app?

In de wereld van digitale technologie zijn er verschillende soorten apps die je kunt gebruiken voor onboarding, elk met unieke kenmerken die de ervaring vormgeven. Twee veelvoorkomende typen zijn native apps en web apps. Hoewel beiden bijdragen aan een effectieve onboarding, zijn de werkwijzen verschillend.

Een native app is speciaal ontworpen om rechtstreeks op een apparaat te worden geïnstalleerd. Dit biedt toegang tot verschillende apparaatfuncties zoals de camera, microfoon, contacten en GPS. Hierdoor maak je eenvoudig gebruik van extra functies, zoals pushmeldingen die direct naar het apparaat worden gestuurd. Native apps worden vaak geïnstalleerd op smartphones en tablets. En ze zijn dus ook verkrijgbaar in de Play Store en de (Apple) App Store.

Web apps daarentegen zijn vaak gewoon websites die eruitzien als apps. Je opent ze via online browsers en ze lijken op native apps, maar ze missen de apparaatfuncties. Web apps vereisen ook altijd een internetverbinding.

Een bekend voorbeeld is het verschil tussen WhatsApp en WhatsApp Web. De native app biedt een volledige reeks functies, zoals voice- en videogesprekken op smartphones, terwijl de web app, benaderd via een browser, sommige functies mist. Beide bieden dezelfde berichtendienst, maar met verschillende mogelijkheden.

‍

De voordelen van een native app

Kiezen voor een native app brengt een aantal voordelen met zich mee. Ze zijn geoptimaliseerd voor specifieke systemen zoals iOS en Android, waardoor ze snel en gebruiksvriendelijk zijn. Bovendien bieden ze betere animaties en graphics. Native apps kunnen apparaatfuncties zoals de camera en GPS gebruiken voor geavanceerde functies en werken vaak zonder internetverbinding.

Daarnaast zijn native apps veiliger, stabieler en hebben ze minder bugs of compatibiliteitsproblemen omdat ze voor één platform zijn gebouwd. Ze zijn gemakkelijk te updaten via app stores en zijn makkelijk vindbaarheid in de Google Play Store of de App Store. Door de optie voor regelmatige updates, hebben ze bovendien een langere levensduur.

In de onderstaande afbeelding zie je de belangrijkste verschillen tussen “native” en “web” apps:

Appical is een van de weinige onboarding apps die beide soorten biedt. Gebruikers kunnen eenvoudig switchen tussen een native app en een web app, afhankelijk van hun voorkeur voor een onboardingervaring op mobiel of desktop. In het algemeen merken we dat nieuwe medewerkers de voorkeur aan de native app geven, terwijl editors graag met de web app werken om de content te managen.

‍

Wat zijn de voordelen van een onboardingapp?

Onboarding apps zijn de sleutel tot een goede start voor nieuwe medewerkers. Problemen met het behouden van medewerkers, hun betrokkenheid, of productiviteit (of alle drie)? Onboardingapps kunnen echt het verschil maken door een sterke start te geven.

Hier zijn de voordelen van onboardingapps (zowel web als native apps):

‍

1. Overal en altijd toegankelijk

Een onboardingapp maakt het mogelijk om nieuwe medewerkers al voor hun eerste werkdag van informatie te voorzien, zelfs voordat ze toegang hebben tot de interne systemen van het bedrijf. Ze kunnen hun onboarding proces overal voortzetten, of ze nu hun koffie drinken, op de bus wachten, of een pauze hebben. Dit betekent dat ze niet langer aan een bureau gebonden zijn.

Deze flexibiliteit is vooral handig voor mensen die niet op kantoor werken, zoals bezorgers of veldwerkers, zodat zij de onboardingapp overal kunnen gebruiken.

‍

2. Eén centrale plek voor alle informatie

Geen gedoe meer met documenten en video's die over de gehele Drive zijn verspreid; een onboardingapp verzamelt alles op één plek. Voor nieuwe medewerkers betekent dit dat ze gemakkelijk alle benodigde informatie en middelen kunnen vinden. En dat iedereen dezelfde (basis) informatie heeft. Voor HR maakt dit het proces ook makkelijker, omdat je minder tijd kwijt bent aan het steeds opnieuw beantwoorden van dezelfde vragen en het opzoeken van informatie. 

‍

3. Minder informatie-overload

Onboardingapps geven informatie geleidelijk vrij. Bijvoorbeeld na de eerste dag, week of maand van een medewerker. Of bijvoorbeeld als een bepaald “hoofdstuk” is voltooid. Zo krijgen nieuwe medewerkers de juiste info op het juiste moment zonder zich overweldigd te voelen.

‍

4. Analytics en inzichten om voortgang te volgen

Volg eenvoudig het onboardingproces van een medewerker via een dashboard. Als je merkt dat iemand achterloopt, geeft een app je inzichten in hoe je hen kunt ondersteunen. Apps bieden ook inzichten in onboarding KPI's, zodat je kunt zien hoe succesvol je onboarding daadwerkelijk is. Met deze datagestuurde inzichten kun je verbeterpunten identificeren.

‍

5. Automatiseer terugkerende taken

Een onboardingapp kan steeds terugkerende taken automatiseren, zoals het verzamelen van documenten, het toewijzen van taken, en het beantwoorden van veelgestelde vragen. Voor HR betekent dit minder tijd besteden aan papierwerk, waardoor er meer tijd is voor persoonlijke begeleiding van nieuwe medewerkers.

‍

6. Consistente onboarding voor elke nieuwe medewerker

Met een digitale app ontvangen alle nieuwe medewerkers dezelfde basisinformatie en ervaring. Dit voorkomt dat er belangrijke details over het hoofd worden gezien en zorgt ervoor dat iedereen gelijk begint. Voor HR vereenvoudigt dit het proces door alles gestroomlijnd en consistent te houden, waardoor elke medewerker op dezelfde manier kennismaakt met de verwachtingen, cultuur en werkwijzen van het bedrijf.

‍

7. Personaliseer het onboardingproces

Met personalisatie krijgen nieuwe medewerkers relevante informatie over hun specifieke rol, afdeling, of locatie. Zo kan een nieuwe werknemer bij een specifieke locatie bijvoorbeeld informatie ontvangen over de faciliteiten van het kantoor, openbaar vervoer in de omgeving, of lunchopties in de buurt.

‍

8. Interactieve en leuke ervaring

Onboardingapps bieden interactieve ervaringen om nieuwe medewerkers actief betrokken te houden bij het onboardingproces. Functies zoals gamification (quizzen, punten, beloningen), audiovisuele content (video's, Spotify-lijsten), en sociale connectie (berichtenuitwisseling) maken het voor de medewerker een leuke beleving.

Het creëren van een plezierige en creatieve onboarding is essentieel om nieuwe medewerkers betrokken te houden. Aangezien veel van de preboarding in hun vrije tijd plaatsvindt, is het belangrijk om leuke elementen toe te voegen.

‍

9. Integratie met andere systemen

Verbind Appical met je huidige HRIS, ATS-systemen of andere software om je werk te vereenvoudigen. Dit zorgt ervoor dat je minder vaak dezelfde gegevens hoeft in te vullen en maakt automatische acties mogelijk, zoals een uitnodiging voor de onboardingapp.

‍

10. Schaalbaar en klaar voor groei

Een digitale onboardingapp is ontworpen om een toenemend aantal nieuwe medewerkers te ondersteunen, wat ideaal is voor organisaties die groei verwachten. Het past zich aan veranderende behoeften aan zonder in te leveren op snelheid of kwaliteit.

‍

11. Feedback en verbetering

Met een onboardingapp kun je eenvoudig om feedback vragen tijdens het onboardingproces. Denk aan meerkeuzevragen en open vragen waarin medewerkers hun ervaringen delen. Dit helpt HR-teams om snel problemen te identificeren en het proces te verbeteren.

Je weet nu wat een onboardingapp is. Je kent de verschillen tussen een webapp en een native app. En je kent de belangrijkste voordelen van een app. Laten we nu een succesvol praktijkvoorbeeld van een onboardingapp bekijken.

‍

Praktijkvoorbeeld: Hoe zet het Ministerie van Defensie de Appical-app in?

Het Ministerie van Defensie maakt gebruik van de onboardingapp van Appical om het aantal uitvallers onder militairen aan het begin van hun training te verminderen. Het doel is om soldaten beter voor te bereiden, hun enthousiasme hoog te houden en zo een hogere retentie van rekruten te realiseren.

De app biedt een mix van algemene en persoonlijke informatie, waarvan ongeveer 20% is afgestemd op de specifieke nieuwe medewerker. Denk aan informatie over waar ze zich op hun eerste dag moeten melden, wat ze tijdens hun training kunnen verwachten en de tradities van hun eenheid.

Door het succes van dit onboardingproject wordt de app nu door steeds meer onderdelen van het Ministerie van Defensie gebruikt.

Lees hier de volledige casestudy.

‍

Samenvatting

Onboardingapps helpen nieuwe medewerkers snel en makkelijk hun plek te vinden in het bedrijf door een gestructureerd en interactief onboardingproces aan te bieden. Ze verbeteren de betrokkenheid van medewerkers, verhogen de productiviteit en verbeteren het behoud van personeel. Deze tools maken het onboardingproces simpel en plezierig voor zowel de medewerker als het bedrijf.