Caso de éxito: Cómo el Ministerio de Defensa de los Países Bajos emplea el 'preboarding' para impulsar la retención del personal

Facilitando la espera

El Ministerio de Defensa, encargado de salvaguardar a su nación y el de sus aliados, fomentar el orden y la estabilidad a nivel internacional, así como brindar apoyo en situaciones de desastres y crisis, cuenta con una plantilla de más de 68,000 personas, entre personal militar, civil y reservistas. Compuesto por 7 componentes, incluyendo 4 ramas de las fuerzas armadas (la Armada Real, la Fuerza Aérea Real, el Ejército Real y la Real Gendarmería), así como 3 componentes de Defensa de apoyo.

La implementación de la app de preboarding de Appical tiene como objetivo principal reducir la tasa de abandono del personal militar previo y durante su proceso de formación. Al proporcionar contenido atractivo e información esencial a los nuevos empleados, se busca preparar de manera más efectiva a los soldados entrantes, mantener su motivación y retener un mayor número de individuos.

"Buscamos disminuir las tasas de abandono evitables mediante la provisión de información", afirmó Lotte Kok, líder del proyecto de la aplicación de preboarding. "Por ejemplo, los reclutas suelen sorprenderse por las restricciones en el uso de sus teléfonos móviles, tener que compartir habitación con varios compañeros o los métodos de enseñanza. A pesar de un exhaustivo proceso de reclutamiento y selección, las sorpresas persisten. La app de Appical puede prevenir este tipo de choques culturales".

Además, la app de preboarding  busca mantener una conexión durante el período entre los exámenes y el inicio de la formación. "El tiempo de espera puede variar de 2 meses a un año. Realmente creo que el entusiasmo disminuye con el tiempo. Espero que la aplicación contribuya a mantener altos niveles de motivación entre los alumnos, para que permanezcan comprometidos con su labor aquí".

Implementación de la plataforma de preboarding: ¿Cómo abordó el Ministerio de Defensa esto?

De piloto a implementación del plan de acogida en toda la organización

La iniciativa para la app de preboarding de Appical comenzó como un proyecto piloto dentro de la Real Fuerza Aérea. "Estábamos tan entusiasmados con ello que en un momento dijimos: Queremos esto para toda la organización", dice Lotte Kok, líder del proyecto de la aplicación de preboarding.

Con el tiempo, el Ejército Real se convirtió en la fuerza impulsora principal detrás de la implementación del plan de acogida de la app en toda la organización de Defensa. Como líder del proyecto de la aplicación de preboarding, a Lotte se le asignó supervisar la implementación de la plataforma específicamente para el Ejército Real, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las directrices. Mientras tanto, otras unidades organizativas están implementando la aplicación simultáneamente.

El objetivo último es convertir la app del plan de acogida de Appical en la herramienta de preboarding de referencia para toda la organización de Defensa. "Ahora, múltiples departamentos en toda Defensa están involucrados con la aplicación, mostrando un gran interés en comenzar".

Los desafíos de una implementación en toda la organización

Si bien hay mucho entusiasmo, la implementación de una aplicación de preembarque en una organización grande como Defence conlleva sus propios desafíos. «Cuando mencionas la palabra «aplicación» en una organización como Defence, la gente se entusiasma rápidamente. Sin embargo, a veces puede haber ideas erróneas sobre lo que puede hacer la aplicación, por ejemplo, esperar que facilite las interacciones sociales o compartir el coche. Por eso es crucial gestionar las expectativas».

«Al final, se trata de involucrar a otras unidades de Defensa en las decisiones que tomamos al configurar la aplicación. A menudo, simplemente quieren probar la aplicación de primera mano. Si bien una cuenta de prueba puede dar una idea, lo más eficaz es visitarlos y navegar juntos por la aplicación».

Además, mantener la alineación entre todas las partes interesadas puede ser un desafío. «Los colegas reconocen de inmediato el potencial de Appical. Si bien actualmente la utilizamos como una aplicación de preincorporación, también estamos estudiando cómo podemos ofrecer la incorporación, el crossboard y la subcontratación a nuestros nuevos empleados». Es importante para nosotros mantenernos enfocados en el mismo objetivo y cumplir continuamente con los requisitos de seguridad de nuestra organización».

Entornos personalizados, contenido compartido

Lotte trabaja constantemente con otras partes interesadas para determinar las intenciones y los permisos de la organización con respecto a Appical. «Cada unidad de Defence tiene su propio líder de proyecto de aplicaciones, y mantengo conversaciones mensuales con ellos para establecer los parámetros. Durante mis visitas a diferentes unidades, divisiones y escuelas, recopilo información valiosa que me ayuda a ampliar y perfeccionar las funciones de la aplicación».

«Aunque cada unidad de Defensa tiene su propio entorno independiente, podemos ver el contenido de las demás mediante cuentas de espectadores. Si se descubre algo interesante en otra unidad, podemos copiarlo fácilmente a nuestro propio entorno con la ayuda de Appical». Las reuniones mensuales brindan a los distintos departamentos la oportunidad de compartir experiencias y mejores prácticas, incluidas las preguntas frecuentes y las listas de terminología.

«Esto llevó a la creación de una nueva sección llamada «preguntas personales», después de que un colega hablara con un reclutador que mencionara que los nuevos reclutas a menudo no solo tienen preguntas sobre la formación, sino también preguntas prácticas, como «¿Qué pasa si tienes la regla durante un ejercicio de campo?» o «¿Se permite llevar joyas?»

«Esta es una ventaja importante de una aplicación de prebooarding: crea un entorno seguro en el que las personas pueden obtener respuestas a sus preguntas, que pueden dudar en preguntar directamente al personal militar. Les permite explorar el mundo militar desde la comodidad y la seguridad de sus propios hogares».

¿Qué información contiene la aplicación de preboarding?

Contenido relevante para nuevos estudiantes y colegas

La aplicación ha sido diseñada para lograr el equilibrio adecuado entre la información general y la relevancia personalizada. La mayoría de los capítulos son accesibles para todo el mundo y abarcan temas como las preguntas frecuentes, las tradiciones, los rangos y las posiciones, las cuentas de redes sociales que se recomienda seguir y la información militar fundamental.

En el Ejército, aproximadamente el 20% del contenido se ha adaptado a unidades específicas, programas de entrenamiento o a la rama de armamento o servicio elegida, mediante el uso de etiquetas. Esto permite a Defensa proporcionar información específica que es directamente relevante para el próximo viaje de cada estudiante. Por ejemplo, esto podría incluir detalles sobre dónde presentarse el primer día, qué esperar durante su formación y las tradiciones relacionadas con la unidad asignada.

«Proporcionar contenido relevante para los recién llegados es muy importante. Queremos que reciban solo la información que necesitan en ese momento. Con la abundancia de información en Defensie.nl y werkenbijdefensie.nl, es fácil perderse entre los detalles».

«Appical es como un mapa que recorre el bosque. Y no es un mapa cualquiera, sino uno que sea realmente relevante para ti. No te enseñamos todo el bosque, sino que te mostraremos el camino exacto que debes tomar para llegar a la parte específica del bosque en la que necesitas estar dentro de unos meses. Es posible que no veas todo el bosque, pero ese nivel de detalle no es necesario en este momento».

El onboarding también puede ser agradable

«Si bien hay muchos trámites en Defensa, eso no significa que no podamos divertirnos cuando te unes a nuestro equipo. La plataforma de preembarque nos permite adoptar un enfoque más informal. La aplicación sirve como una herramienta de comunicación que llega a nuestro público objetivo. Para mí es importante que incorporemos el humor en la aplicación».

«Lo mejor es que la aplicación no solo ofrece una introducción sólida, sino que también fomenta la comprensión cultural y gestiona las expectativas. Y eso es lo que más me gusta: hay muchas oportunidades para explicar todas esas cosas de una manera desenfadada que despierta la curiosidad de alguien».

Contenido interactivo

«Para reunir el contenido necesario, visito varias unidades y recibo información de mis contactos. Si bien la información suele ser precisa en cuanto al contenido, rara vez se proporciona en un formato interactivo, como un divertido cuestionario o con muchos elementos visuales. Convertir todo el texto que tenemos en Defence en contenido interactivo es todo un desafío».

«Me esfuerzo por incluir tantas plantillas interactivas en la aplicación como sea posible para atraer a los nuevos estudiantes. Mi mantra es 'Minimiza el texto, maximiza la interactividad'.

Resultados

Los resultados de la aplicación son positivos. «Sobre la pregunta: '¿Te ayudó la aplicación en tu preparación?' , recibimos constantemente valoraciones de 4 a 5 estrellas. El Ejército Real y el Royal Marechaussee evalúan la aplicación desde el principio para garantizar que cumple con las expectativas de los nuevos empleados. Preguntamos a los estudiantes qué esperan encontrar en la aplicación. Con frecuencia, esta información ya está incluida en la aplicación».

«Para comparar los resultados, estamos planificando crear un conjunto estandarizado de preguntas que haremos a todas las unidades de Defensa. Las preguntas pueden incluir: «¿Qué tan bien te preparó la aplicación para la inducción?» o «¿Entró en su programa de formación con suficiente confianza en sí mismo?».

Una app preparada para el futuro

A medida que la aplicación continúa extendiéndose por toda la organización, mantener su mantenimiento se ha convertido en una de las principales prioridades. «Estamos considerando activamente la creación de una estructura organizativa que garantice la viabilidad a largo plazo de la aplicación y evite cualquier problema potencial derivado de la negligencia. «Para que la aplicación esté preparada para el futuro, es fundamental designar departamentos específicos para mantenerla».

«Inicialmente, se dio la máxima prioridad al nuevo personal militar, pero pronto los reservistas también se incluirán como un nuevo grupo objetivo. Si bien los colegas civiles tenían una prioridad menor (ya que tienen menos deserciones antes de unirse a Defensie), también creo que es fundamental proporcionarles una transición cultural fluida, ya que trabajarán en una organización excepcional. Algunos componentes de Defensa ya han marcado el camino y podemos aprender de ellos. Ahora simplemente es el momento de que actuemos y lo hagamos realidad».

Consejos para empresas

1. Considera a los usuarios indirectos de la app

«En nuestro caso, estos son los instructores. Interactúan con grupos de estudiantes que están mucho mejor preparados que antes o tienen preguntas sobre la aplicación. Para que el proceso de incorporación funcione sin problemas, es fundamental que el profesor no diga: «¿Qué aplicación? No estoy familiarizada con ella'».

2. Asegura un contenido sostenible

«Por sostenible, me refiero al contenido que no solo dura mucho tiempo, sino que también requiere mucha mano de obra para su mantenimiento. Por ejemplo, tenemos un nuevo oficial militar de más alto rango, el Comandante de las Fuerzas Armadas, cada tres años. En lugar de mencionar específicamente el nombre, nos referimos a «las CAS» y a su cuenta de Facebook, ya que esta cuenta se difunde continuamente».

3. Verifica la precisión de la información

«Al escribir cualquier cosa, es importante garantizar su precisión continua. Por ejemplo, suelo escribir «Bienvenidos a la escuela de suboficiales de Ermelo», pero recientemente descubrí que los suboficiales también reciben formación en Oirschot y Assen. Para evitar errores, siempre mencionamos que las instrucciones de notificación en papel son la fuente definitiva de horarios y lugares».

4 Arranca desde donde te sea más fácil

«Si bien es importante pensar en lo que quieres lograr con la aplicación y la estructura organizativa que la sustenta (por ejemplo, los diferentes cursos o el uso de etiquetas), trata de no quedarte atrapado en la fase de planificación. Por ejemplo, empezamos con una escuela y una brigada. A partir de ahí, es más fácil añadir nuevas escuelas y reforzar los formatos mediante la incorporación de funciones de comentarios en la aplicación. Solo tienes que salir, probar cosas y experimentar».