Cómo medir el éxito de tu proceso de incorporación: KPI, datos y mejoras clave

La incorporación de nuevos empleados es un momento clave en su experiencia dentro de la empresa. Sin embargo, muchas organizaciones aún gestionan este proceso sin datos claros que les ayuden a evaluar su efectividad. En este artículo, te mostraremos cómo medir el éxito de tu proceso de onboarding con los KPI adecuados ("Key Performance Indicators" o Indicadores Clave de Desempeño), cómo recopilar datos y cómo utilizar esta información para mejorar la experiencia de los nuevos empleados.

¿Por qué es esencial medir el éxito de la incorporación?

¿Sabías que más de la mitad de las organizaciones (55 %) no evalúan la efectividad de su programa de onboarding (onboarding es el término en inglés que se refiere al proceso de incorporación)? (Fuente: Businesswire). Sin métricas claras, las empresas toman decisiones basadas en intuiciones que pueden hacerles perder oportunidades clave de mejora.

Para ser honestos, la intuición no siempre es un buen consejero. De hecho, según el último informe de Gallup sobre onboarding, solo el 12 % de los empleados considera que su empresa ha hecho un gran trabajo en su incorporación. Esto significa que hay un margen enorme de mejora, y la mejor manera de optimizar el proceso es midiendo datos reales.

Si, tú cómo gerente o director de Recursos Humanos, alineas tus expectativas con la experiencia real de los nuevos empleados, podrás tomar decisiones basadas en datos y optimizar cada etapa del proceso de onboarding de manera estratégica.

KPI para medir el éxito de la incorporación

Los KPI (indicadores clave de desempeño) son métricas que te permiten evaluar si tu programa de onboarding está cumpliendo sus objetivos. Estos indicadores ayudan a medir actividades y resultados específicos, dándote una visión clara de la efectividad del proceso.

Para asegurarte de que sean útiles, lo ideal es que sigan la metodología SMART:

✅ Específicos: Define exactamente qué quieres medir.
📊 Medibles: Asegúrate de que puedes cuantificar los resultados.
🎯 Alcanzables: Establece objetivos realistas y viables.
🔗 Relevantes: Alinea los KPI con los objetivos generales de la empresa.
⏳ Limitados en el tiempo: Fija plazos concretos para evaluar los resultados.

Aplicar esta estrategia te ayudará a entender qué funciona y qué aspectos necesitan mejoras dentro de tu programa de incorporación.

Cuatro pasos para medir y mejorar el éxito del onboarding de tu empresa

Medir el éxito de tu proceso de incorporación no tiene por qué ser complicado. Con una estrategia clara, puedes optimizar la experiencia de los nuevos empleados y mejorar los resultados para la empresa.

Aquí tienes un resumen de los pasos clave:

1. Define los objetivos del onboarding
2. Selecciona los KPI adecuados
3. Decide cómo recopilar y analizar los datos
4. Usa los resultados para mejorar continuamente

Veamos cada uno de estos pasos en detalle:

‍Paso 1. Define los objetivos del onboarding

‍Antes de elegir KPI, es fundamental tener claros los objetivos de tu programa de incorporación. Pregúntate:

• ¿Queremos reducir el tiempo que tardan los nuevos empleados en ser productivos?
• ¿Queremos mejorar su integración en la cultura de la empresa?
• ¿Buscamos reducir la rotación durante el primer año?

Para ayudarte a definir el enfoque, puedes utilizar el modelo de Talya N. Bauer con las 6 C del onboarding:

• Cumplimiento: ¿Los nuevos empleados conocen las normas y políticas?
• Cultura: ¿Se sienten alineados con la misión y valores de la empresa?
• Conexión: ¿Han establecido relaciones con su equipo?
• Clarificación: ¿Tienen claro su rol y expectativas?
• Confianza: ¿Se sienten seguros en su nuevo puesto?
• Comprobación: ¿Estamos midiendo la efectividad del su proceso?

Ejemplos de objetivos clave: Que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y valorados.
🎯 Ayudarles a crear una red de contactos dentro de la empresa.
🎯 Conseguir que sean autónomos lo antes posible.
🎯 Fomentar su sentido de pertenencia desde el primer día.
🎯 Evitar la sobrecarga de información.

‍Paso 2. Define tus KPI de onboarding

‍Una vez que tengas claros los objetivos, es el momento de elegir los KPI adecuados para medirlos. Algunas preguntas clave son:

• ¿Qué métricas indican el éxito?
  Si tu objetivo es reducir la rotación, la tasa de retención de nuevos empleados será un KPI clave.
• ¿Se pueden medir fácilmente estos KPI en el tiempo?
  Un KPI útil debe permitir un seguimiento continuo. Por ejemplo, la satisfacción de los nuevos empleados se puede medir con encuestas periódicas en diferentes fases del onboarding.
• ¿Estos KPI están alineados con los objetivos generales de la empresa?
  Si tu meta es mejorar la productividad, puedes medir indicadores como el tiempo hasta la primera contribución significativa o la velocidad de adaptación al puesto.

‍Paso 3. Decide cómo recopilar y analizar los datos

‍Una vez que hayas definido tus KPI, es hora de decidir cómo recopilar y rastrear esos datos, convirtiéndolos en indicadores SMART. Aquí es donde entran en juego los métodos y las herramientas adecuadas para la recopilación y análisis de información. Toma en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué métodos utilizarás para recopilar los datos? Las encuestas, las puntuaciones de NPS, las escalas Likert, los registros de desempeño y las revisiones regulares son formas efectivas de obtener la información que necesitas.
• ¿Con qué frecuencia medirás? Es recomendable realizar un seguimiento a lo largo del tiempo, registrando datos en puntos clave: tras la primera semana, a los 30, 60 y 90 días. Esto te permitirá observar el progreso de tus nuevos empleados en varias etapas del proceso de incorporación.
• ¿Qué herramientas utilizarás para rastrear los datos? El uso de plataformas de incorporación digital como Appical, junto con sistemas de gestión de recursos humanos y herramientas de encuestas, puede simplificar enormemente el proceso de recopilación y análisis.

Recuerda, la clave está en hacer preguntas relevantes que proporcionen datos útiles. Evita preguntas demasiado generales como: "¿Te gustó tu integración?" En su lugar, plantea cuestiones específicas, como: "En una escala del 1 al 5, ¿qué tan útil fue la ayuda de tus compañeros para adaptarte?" Este tipo de pregunta te dará una visión mucho más precisa de cómo se sienten los empleados durante el proceso.

‍Nuestro consejo: Mide momentos clave en el proceso de incorporación. Por ejemplo, antes del primer día, verifica si el empleado se siente preparado. Después de la primera semana, pregunta sobre su adaptación. Y realiza un seguimiento durante el período de prueba y tras los primeros 100 días. Estos puntos de contacto te ofrecerán datos valiosos para realizar ajustes a tiempo.

> Conoce más en nuestra guía ¿Cómo crear un plan de onboarding 30, 60, 90 días para tus nuevos empleados?‍

‍Paso 4. Utiliza los resultados para mejorar

‍Recopilar datos es solo el primer paso; lo verdaderamente valioso es aprovechar esos datos para optimizar tu programa de incorporación. Analiza tus KPI, identifica áreas de mejora y ajusta tu proceso para obtener mejores resultados. Así es como puedes hacerlo:

• Analiza los patrones de datos: Busca tendencias a lo largo del tiempo. Por ejemplo, si notas que la tasa de retención disminuye después de seis meses, puede ser una señal de que el programa de incorporación no está proporcionando suficiente apoyo a largo plazo.
• Realiza ajustes basados en datos: Si, por ejemplo, el tiempo de independencia de los nuevos empleados es mayor de lo esperado, esto puede indicar que necesitas mejorar los materiales de formación o brindar más apoyo individual. Cuando te concentras en las áreas donde los KPI están bajos, puedes implementar mejoras puntuales y medibles.
• Prueba, ajusta y mide nuevamente: La incorporación nunca es un proceso estático, es algo en constante evolución. Tras realizar los ajustes, sigue midiendo para comprobar si las modificaciones están generando el impacto esperado.

Comparaciones internas y externas

‍Es importante comparar los resultados internos con los puntos de referencia del sector. ¿Está tu empresa a la vanguardia o tiene margen para mejorar? Además, compara las distintas áreas dentro de tu organización. Puede que algunos equipos estén teniendo mejores resultados que otros, lo que te permitirá identificar qué enfoques están funcionando mejor. Recoger comentarios de estos grupos te dará una imagen clara de lo que realmente está funcionando y lo que no.

> PD: En Appical te ayudamos con este proceso, proporcionándote datos a través de nuestra evaluación de onboarding que te permitirán comparar tu rendimiento con los estándares de la industria.

‍Ejemplos de onboarding KPIs y cómo medirlos

‍A continuación, te mostramos algunos de los KPIs clave que los departamentos de Recursos Humanos usa con frecuencia para medir el éxito de la incorporación, así como consejos sobre cómo realizar un seguimiento y sacar el máximo provecho de estos datos. Recuerda que estos ejemplos pueden necesitar ajustes según las características y necesidades de tu empresa.

‍🔵 Tasa de retención de nuevos empleados

‍La retención es uno de los KPIs más importantes para evaluar el éxito de tu proceso de incorporación. ¿Qué porcentaje de nuevos empleados permanece después de seis meses o un año? Una tasa de retención alta sugiere que el programa de incorporación es eficaz en la integración de los empleados, mientras que una tasa baja podría indicar que hay aspectos que necesitan ser revisados.

‍Hazlo Smart:

Lograr una tasa de retención del 85% o más entre los empleados que completan su incorporación durante el primer año.

‍¿Cómo medirlo?

‍Mantén un registro detallado de todos los nuevos empleados que se incorporan y su situación laboral. Utiliza un sistema de gestión de recursos humanos o una hoja de cálculo para llevar el control.Para calcular la tasa de retención de nuevos empleados, divida el número de empleados nuevos que siguen empleados después de un período determinado (por ejemplo, 6 meses o 1 año) por el número total de empleados contratados dentro de ese período. Luego, multiplica el resultado por 100 para obtener la «tasa de retención de nuevos empleados».

Cuanto más alta sea esta tasa, más probable es que el proceso de incorporación ayude a los empleados a sentirse integrados y alineados con el puesto. Por el contrario, una tasa de retención baja puede indicar problemas que tal vez sea necesario abordar en las primeras etapas de la incorporación.

‍¿Qué hacer con la información?

‍Si observas tasas de retención bajas, es hora de analizar detenidamente tus procesos de incorporación y contratación. Las estadísticas no mienten: el 74% de los empleados que están a punto de marcharse dicen que su última experiencia de incorporación fue aburrida, el 66% la consideró confusa y el 64% la calificó de fracaso (paychex).¿Uno de los mayores problemas? Muchos empleados se sienten poco capacitados. De hecho, si bien el 50% de los nuevos empleados tienen previsto dejar de trabajar pronto, esa cifra se eleva a un asombroso 80% en el caso de aquellos que sienten que no están preparados debido a un mal onboarding.

Hagamos algunas preguntas importantes: ¿Están claras las expectativas laborales durante la contratación y la incorporación? ¿Tu programa de incorporación ayuda a los nuevos empleados a sentir que pertenecen a tu empresa? ¿Estás preparando a los nuevos empleados para sus funciones?

Puntos a considerar:

• Expectativas laborales: ¿Las descripciones de los puestos reflejan con precisión el puesto? Las expectativas desalineadas pueden llevar a que se marchen anticipadamente.
• Estructura de incorporación: ¿Hay un plan claro para la primera semana? ¿Hay objetivos definidos para el periodo de 30-60-90 días del nuevo empleado? Evaluar si estas estructuras existen puede ayudar a las nuevas contrataciones a comprender las expectativas y a mantenerse en el buen camino.
• Personalización: ¿Las experiencias de incorporación se adaptan al rol de cada empleado? Asegúrete de que los nuevos empleados reciban el apoyo y los recursos específicos que necesitan para prosperar.
• Interactividad: Tu programa de incorporación es atractivo y divertido? ¿Incluye elementos interactivos como cuestionarios, ejercicios de formación de equipos y actividades que promuevan la participación?
• Integración y pertenencia: ¿Los nuevos empleados tienen un sentido de pertenencia desde el principio? Evalúe si las actividades de creación de vínculos en equipo y las presentaciones informales ayudan a construir relaciones.
• Comentarios y soporte continuos: ¿Se proporcionan comentarios continuos durante los primeros meses? Compruebe si los empleados tienen las herramientas que necesitan y si los gerentes participan activamente en el proceso de incorporación.

Y no te olvides de hacer entrevistas de salida con los empleados que se van antes de tiempo; estos comentarios son muy útiles para averiguar qué salió mal. Usa sus opiniones para hacer cambios en tu programa de incorporación, lo que mejorará la claridad de las funciones y el apoyo a los nuevos empleados.

‍🔵 Satisfacción de los nuevos empleados

‍Medir la satisfacción de los nuevos empleados te proporciona información valiosa sobre qué tan bien tu programa de incorporación responde a sus necesidades.

‍Hazlo Smart:

‍Lograr alcanzar una puntuación media de satisfacción de 4.0 o superior en una escala Likert de 5 puntos durante el primer mes de contratación.

‍¿Cómo medirlo?

‍Para obtener datos cuantitativos, puedes utilizar escalas Likert y hacer preguntas como:

‍En una escala del 1 al 5...

• ¿Qué tan bien te ayudaron tus colegas a adaptarte durante tu primera semana?
• ¿Te sentiste cómodo haciendo preguntas durante el proceso de incorporación?
• ¿Qué tan satisfecho estás con el apoyo recibido de tu gerente?

Para datos cualitativos, formula preguntas abiertas como:

• ¿Cuál fue tu mayor desafío en la primera semana?
• ¿Qué parte del proceso te resultó más útil?
• ¿Qué mejorarías?

💡 ¿Lo sabías? Tras la implementación de la plataforma de incorporación de Appical, la calificación promedio del proceso de incorporación aumentó de 6.9 a 8.1 (según una encuesta realizada a 60 clientes en junio de 2020).

‍¿Qué hacer con esta información?

‍Al analizar estos datos, puede identificar áreas específicas de mejora. Por ejemplo, si los nuevos empleados mencionan con frecuencia que se sienten abrumados durante la primera semana, podría ser una señal para ajustar el ritmo del proceso de incorporación o para proporcionar más recursos por adelantado.Del mismo modo, si observas que muchos empleados nuevos tienen dificultades para conectarse con sus equipos, esto podría indicar la necesidad de realizar más actividades de formación de equipos al principio del proceso de incorporación. El uso de esta información te permite afinar la experiencia y garantizar que los empleados se sientan más apoyados.

‍🔵 Tasa de adopción de la incorporación

‍Este KPI mide cuántos nuevos empleados utilizan activamente la herramienta de incorporación. Monitorear la tasa de adopción te ayuda a determinar si los recursos proporcionados realmente están siendo aprovechados.

‍Hazlo Smart:

‍Asegurar una tasa de adopción del 90%, es decir, que 9 de cada 10 nuevos empleados creen una cuenta e inicien sesión en la plataforma de incorporación durante su primera semana.

‍¿Cómo medirlo?

‍Con la aplicación de incorporación de Appical, puedes rastrear:

• Nuevos usuarios: ¿Cuántos empleados han creado una cuenta?
• Porcentaje de inicio de sesión: ¿Cuántos han ingresado a la plataforma?
• Momento del primer acceso: ¿Inician sesión antes de su primer día?

¿Qué hacer con los resultados?

‍Para aumenta tu tasa de adopción, comienza con cambios sencillos. Por ejemplo, un cliente aumentó su tasa de adopción en un 10% simplemente al mover la mención de nuestra plataforma de incorporación de la parte inferior a la parte superior de su correo electrónico de bienvenida. Este pequeño ajuste, hizo más visible y atractiva la vacante para los nuevos empleados.Además, integrar Appical, u otra plataforma de incorporación que estes utilizando, en su proceso de contratación. Menciónalo en las entrevistas de trabajo, resáltalo en tus ofertas de trabajo y considera mencionarlo en el contrato de trabajo./Para obtener más consejos sobre cómo mejorar la tasa de adopción de tu plataforma de incorporación, echa un vistazo a nuestro blog.

‍🔵 Tasa de finalización de la incorporación

‍Este KPI mide cuántos nuevos empleados completan el programa de incorporación. Si la tasa es baja, podría indicar que hay partes del proceso donde los empleados pierden interés o encuentran dificultades.‍

Hazlo SMART:

‍Asegurar una tasa de finalización de 85% o más, es decir, que la mayoría de los nuevos empleados completen el proceso en 30 días.

‍¿Cómo medirlo?

‍Con herramientas como Appical, puedes analizar:

• Progreso promedio: Cuántas secciones han completado los empleados.
• Tiempo dedicado por capítulo: Para identificar si hay secciones donde los empleados se detienen.
• Puntos de abandono: ¿En qué parte del proceso dejan de avanzar?

¿Qué hacer con los resultados?

‍Si detectas una desconexión, profundiza en los datos: Realiza un análisis y considera la posibilidad de desglosar los datos según las diferentes audiencias (por ejemplo, por país o departamento) para entender realmente lo que está sucediendo.Dado que la forma en que has creado tu aplicación o plataforma puede influir en la participación, aquí tienes algunas preguntas para guiar tu investigación:

• ¿Sus títulos son módulos son lo suficientemente llamativos y claros como para llamar la atención?
• ¿Es intuitivo avanzar a la siguiente sección?
• ¿Todos tus vídeos, imágenes y elementos multimedia funcionan correctamente?
• ¿Su panel de control es fácil de usar y lo suficientemente acogedor como para mantener a los empleados motivados?

Por ejemplo, uno de nuestros clientes descubrió que su formación sobre cumplimiento no estaba relacionada con las nuevas contrataciones. Agregaron algunos elementos divertidos de gamificación y, así de simple, ¡la participación se disparó! Terminó siendo la parte más exitosa de su incorporación.

Recuerda que, si bien los datos pueden revelar mucho, no siempre cuentan toda la historia. Si después de todos los análisis sigues viendo una falta de compromiso, no dudes en pedir directamente a tus empleados tu opinión.¡A veces, una simple conversación puede descubrir lo que realmente está pasando!

‍🔵 Tiempo de independencia

‍Este KPI mide cuán rápido los nuevos empleados pueden desempeñar sus funciones sin supervisión. La pregunta clave es: ¿después de cuántas semanas o meses puede un empleado trabajar completamente por su cuenta?

‍Hazlo SMART:

‍Reducir el tiempo promedio de independencia a 90 días o menos dentro del período de incorporación.‍

¿Cómo medirlo?

• Establece un punto de referencia (por ejemplo, 3 o 6 meses).
• Mide cuándo los empleados pueden gestionar tareas, proyectos o tomar decisiones sin supervisión.
• Recopila datos a través de los gerentes o evalúa el desempeño.

¿Qué hacer con la información?

‍Si los empleados tardan más de lo esperado en independizarse, podría significar que necesitan más formación específica para cada puesto o expectativas laborales más claras. También podría sugerir que los materiales de capacitación no coinciden con los requisitos reales del puesto.Al reducir el tiempo que tardan los nuevos empleados en independizarse, puede aumentar la productividad y el compromiso de los equipos. Además, identificar las áreas en las que se producen retrasos te permite brindar apoyo y recursos específicos, lo que mejora la eficiencia general.Consejo: Ten en cuenta que, naturalmente, algunas funciones requieren más tiempo que otras para alcanzar la plena funcionalidad.

‍Reflexiones finales

‍Un programa de incorporación bien estructurado aumenta el compromiso y la retención de los empleados. Con datos precisos, puedes evaluar qué está funcionando y qué necesita ajustes.Para optimizar el proceso, considera usar una herramienta de incorporación que rastree el progreso y recopile comentarios en tiempo real. Funcionalidades como el seguimiento del avance y la retroalimentación automatizada facilitan la medición y mejora del programa. Implementa estrategias basadas en datos y observa la diferencia en la experiencia de tus empleados. 🚀

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