Programa de Buddy Onboarding: Cómo Funciona y 5 Pasos Clave para Implementarlo Exitosamente

La mayoría de nosotros hemos sentido esos nervios del primer día al comenzar un nuevo trabajo. Adaptarse a una nueva oficina, conocer a los compañeros y entender la cultura de la empresa en las primeras semanas puede ser un desafío. Pero, ¿y si hubiera alguien allí para responder a esas preguntas que quizá no quieres hacerle a tu jefe, para mostrarte cómo funciona la oficina y explicarte esas reglas no escritas?

¡Ahí es donde entra el onboarding buddy! Este compañero de bienvenida está para apoyar el onboarding de los nuevos empleados, ser una cara amigable y alguien con quien conversar. Los beneficios de contar con un onboarding buddy son numerosos, no solo para los nuevos empleados, sino también para los gerentes e incluso para el propio buddy. Suena como una situación en la que todos ganan, ¿verdad?

Sin más preámbulos, exploremos qué es exactamente un compañero de onboarding, las ventajas de tener uno y cómo implementarlo de manera efectiva.

¿Qué es un onboarding buddy?

Un compañero de onboarding es justamente eso: ¡un compañero! Es una persona de la empresa que acompaña al nuevo empleado y se convierte en su primer punto de contacto fuera del equipo de RRHH o su jefe directo. A diferencia de los directivos, cuyo rol está más enfocado en la supervisión y los aspectos formales como la formación, tareas administrativas y establecimiento de objetivos, el onboarding buddy ofrece un tipo de apoyo más cercano y amigable.

Los onboarding buddies ayudan a las nuevas incorporaciones a navegar el día a día en la empresa, respondiendo preguntas sobre "reglas no escritas" y la cultura de la organización, o hasta dando recomendaciones útiles como el mejor lugar para comer cerca de la oficina. Con un onboarding buddy, los nuevos empleados pueden expresar sus dudas de manera más relajada, sin la presión de dirigirse a un directivo. Es una conexión informal que facilita su adaptación, aporta tranquilidad y les ayuda a integrarse plenamente en su nuevo entorno.

¿Cuál es la diferencia entre un onboarding buddy y un mentor? 

Mientras que un compañero de onboarding ayuda a los recién contratados a integrarse en el entorno laboral ofreciéndoles apoyo diario cercano y amigable, un mentor se centra en el desarrollo a largo plazo y el crecimiento profesional del nuevo empleado. Un mentor le ayuda en la construcción de su carrera, ofreciendo consejos y apoyo en su trayectoria profesional dentro de la empresa.

¿Qué NO es un onboarding buddy?

Ahora que hemos aclarado qué es un compañero de onboarding, es importante también entender qué no es. Por ejemplo, un onboarding buddy no tiene la responsabilidad de gestionar los objetivos ni el desempeño del nuevo empleado, ni debe supervisar su trabajo. Esa es tarea del gerente, junto con el propio empleado.

Tampoco es responsable de todo el proceso de incorporación. Generalmente, el buddy está presente durante los primeros meses, comenzando con una participación más activa al principio, y disminuyendo gradualmente a medida que el nuevo empleado se va adaptando y asentando en la empresa.

Y recuerda, no se trata de convertirte en el mejor amigo de tu compañero. El objetivo principal es ofrecer apoyo y ser un punto de contacto en sus primeras semanas, ayudándole a sentirse más cómodo y respaldado en las primeras semanas

¿Cuáles son los beneficios de un compañero de onboarding?

Hay varios beneficios de tener un programa de buddies en tu proceso de onboarding. Aquí tienes algunos ejemplos.

Para el nuevo empleado

Tener un compañero de onboarding durante el primer período de un nuevo trabajo tiene varios beneficios comprobados:

• Un lugar de trabajo feliz: Usar un sistema de buddies es útil para fomentar las amistades en el puesto de trabajo. Y puesto que los empleados felices son empleados productivos, ¡ganáis todos!
  
• Mayor satisfacción laboral: Los nuevos empleados con un onboarding buddy reportaron un 23% más de satisfacción que aquellos sin un compañero.
  
• Una cara conocida: Seamos realistas, tanto si la empresa sea grande o pequeña, puede ser abrumador para una persona nueva intentar averiguar a qué compañeros verá con más frecuencia. Tener un onboarding buddy como persona de referencia puede facilitar esta experiencia y dar una sensación de seguridad.

Para la empresa

Hay varias razones por las que los onboarding buddies son una buena inversión para una empresa. Por ejemplo:

• Mejor proceso de onboarding: Un compañero de onboarding mejora la experiencia de incorporación de los nuevos empleados. A su vez, los que están contentos con su proceso de onboarding tienen más probabilidades de querer permanecer en la empresa durante 3 años o más (SHRM).
  
• Aumento temprano de productividad: El 56% de los recién contratados que se reunieron con su onboarding buddy al menos una vez en los primeros 90 días sintieron que les ayudó a ser productivos rápidamente. Con más de 8 reuniones, este porcentaje incluso sube al 97% (Microsoft).
  
• Ahorro de tiempo: Por supuesto, los managers y RRHH son los responsables de ayudar a las nuevas incorporaciones a instalarse en su nuevo lugar de trabajo. Pero contar con un onboarding buddy puede aliviar parte de la carga de trabajo al ayudar a los nuevos empleados a desenvolverse en el entorno social y la cultura de la empresa.

‍

Para el buddy

Así es, ¡ser un buddy también beneficia al buddy!

• Desarrollar habilidades de liderazgo: Ser la persona a la que alguien acude para hacer preguntas y transmitir sus conocimientos ampliará su área de especialización y le dará confianza y sentido de liderazgo.
  
• Ampliar la red de contactos: Al conocer al nuevo empleado, no solo estás haciendo un nuevo amigo en el trabajo, también estás expandiendo tu red de contactos profesional.
  
• Ayudar a los demás: La sensación de ayudar a otros a sentirse cómodos en su nuevo lugar de trabajo es una recompensa en sí misma.

¿Quién puede ser un compañero de onboarding?

Prácticamente cualquiera. Preferiblemente, será alguien que lleve un tiempo en la empresa y la conozca bien. Podría ser alguien del equipo del nuevo compañero o, ¿por qué no elegir a alguien de otro equipo? Esto ayudará a promover la comunicación entre equipos y contribuirá a una cultura empresarial positiva.

Es una buena idea tratar de emparejar al nuevo empleado con alguien con quien sea probable que se lleve bien. Por ejemplo, ¿qué intereses tiene el nuevo empleado? ¡Intenta emparejarlo con alguien que tenga sus mismos intereses!

Algunas características a tener en cuenta:

• Gran comunicador: Un buddy debe ser una persona con la que sea fácil conversar, compartir consejos y animar al nuevo empleado a aprender y explorar por su cuenta.
  
• Modelo a seguir: Un compañero debe vivir los valores de la empresa y ser alguien a quien los demás admiren.
  
• Vibras positivas: Un compañero debe transmitir buena energía y ayudar al nuevo miembro del equipo a sentirse cómodo y emocionado por su nuevo puesto de trabajo.
  
• Guía con conocimiento: Un compañero debe conocer su trabajo y estar dispuesto a compartir su sabiduría para ayudar a la nueva incorporación a adaptarse e integrarse.
  
• Paciente: Un compañero debe estar dispuesto a responder las mismas preguntas más de una vez. Aprender es un viaje, y los recién contratados a menudo necesitan repasar cosas a medida que empiezan a saber más.

Implementar un sistema de onboarding buddies en 5 pasos

Ahora que sabes qué es un compañero de onboarding, sus beneficios y cómo elegir al más adecuado, es hora de poner en marcha tu sistema de buddies. Aquí tienes 5 pasos para ponerlo en marcha y dar a tus compañeros el apoyo que necesitan:

1. Diseñar el Buddy Program y frameworks

Define cómo debería ser tu programa de onboarding buddies, incluyendo el propósito, las funciones, las reglas básicas, la duración, etc. El programa debe establecer lo siguiente:

• Expectativas para el nuevo empleado, el buddy y el gerente.
• Conocimientos que el buddy debe compartir.
• Duración del programa y fecha de finalización.
• Requisitos para los controles y seguimientos.

2. Encontrar participantes

Crea un proceso para encontrar y seleccionar voluntarios que quieran convertirse en onboarding buddy. Considera quién de tu equipo o en otros equipos es adecuado como buddy, basado en las características mencionadas anteriormente en esta guía.

Asegúrate también de establecer nuevas prioridades para la carga de trabajo del buddy. Al emparejar a una nueva incorporación con un compañero de onboarding, ten en cuenta su carga actual de trabajo. 

3. Crear una checklist para el buddy

Proporciona a tus buddies una checklist práctica con temas y tareas específicas que deben tratar con el nuevo empleado en cada etapa del proceso de onboarding.

Incluye cosas como: revisar el LinkedIn o el currículum del nuevo empleado para conocerlo, enviar un correo electrónico de bienvenida, hacer un recorrido por la oficina y hacer puntos de control diarios.

Puedes compartir esta checklist en PDF, configurarla como tareas en Asana, o usar tu plataforma de onboarding para crear una con recordatorios automáticos.

[.callout-small]¿Necesitas más ideas? Puedes encontrar un ejemplo de checklist en nuestro onboarding buddy toolbox.[.callout-small]

4. Organizar una sesión de formación para buddies

Antes de dar la bienvenida a los nuevos empleados, organiza una sesión de formación trimestral para los onboarding buddies. Es una manera estupenda de poner a todos de acuerdo sobre lo que se espera de ellos, aclarar su función y compartir algunos consejos prácticos para que todo vaya sobre ruedas.

Para darle un toque divertido, incluye un ejercicio como ‘Feedback-it ball’ para resaltar el valor de los diferentes estilos de feedback.  Encontrarás más información sobre este ejercicio en nuestra Onboarding Buddy Toolbox.

5. Evaluar y debatir con el compañero y el nuevo empleado

Una vez finalizado el programa de onboarding buddies, dedica un tiempo a revisarlo y perefccionarlo para futuras contrataciones. Identifica las áreas que necesitan mejorar para apoyar mejor tanto a los empleados nuevos como a los experimentados. Recoge feedback del nuevo empleado con preguntas como:

• ¿Cómo va el trabajo hasta ahora?
• ¿Alguna sorpresa inesperada? ¿Cuáles fueron?
• ¿Cómo ha sido útil (o no) tu buddy?
• ¿Te has sentido cómodo haciéndole preguntas?
• ¿Deberíamos cambiar algo en el programa de onboarding buddies?

Este feedback pulirá tu programa para que los nuevos empleados reciban el apoyo, la información y la amistad que necesitan para sobresalir.

[.callout-small] Para una plantilla lista para usar, consulta nuestra la evaluación del programa de onboarding buddies.[.callout-small]

‍

Apoyo a los empleados remotos: El papel de un buddy de onboarding virtual

Cada vez más personas trabajan desde casa o de manera híbrida. Eso significa que empezar un nuevo trabajo a distancia es cada vez más habitual, pero también puede suponer un desafío. Un onboarding buddy virtual puede marcar una gran diferencia.

En un entorno online, la falta de interacciones espontáneas puede resultar difícil para los recién contratados. La orientación personalizada y un sistema de buddies son aún más cruciales para los trabajadores remotos, que no pueden disfrutar de las interacciones cara a cara habituales. Para ayudarles a tener éxito, considera ajustar tu sistema de buddies: programa videollamadas regulares durante el primer mes y reducelas gradualmente a medida que el nuevo empleado se vaya asentando. Asegúrate de que sepan que siempre pueden contactar a su buddy con cualquier pregunta, grande o pequeña, y que los controles regulares están a solo un mensaje o llamada de distancia.

Consejo: Usa tecnología para una experiencia del onboarding buddy fluida

Los buddies compatibilizan múltiples tareas, por lo que el uso de tecnología puede aligerar su carga. Una plataforma como Appical puede simplificar el proceso de onboarding, hacer un seguimiento del progreso, enviar recordatorios automáticos y crear listas de tareas para mantenerlo todo organizado.

Conclusión

Si aún no has invertido en un sistema de onboarding buddies, ¡esta es tu señal para hacerlo! Ayudar a las nuevas incorporaciones a sentirse en casa en su nuevo trabajo no solo mejora su experiencia en la empresa, sino que también aumenta su productividad. ¿Y quién no quiere trabajar en una empresa que fomenta las relaciones laborales positivas?

‍