11 errores comunes de incorporación de empleados que se deben evitar (y cómo solucionarlos)

El alto costo de una mala incorporación

¿Sabías que solo el 12% de los empleados afirman que su organización hace un buen trabajo en la incorporación de nuevos empleados (según Gallup)? Según Hibob, el 64% de los empleados son propensos a dejar un nuevo trabajo dentro de su primer año si su experiencia de onboarding es negativa. Dado que el coste medio de sustituir a un empleado es de 4.000$ y el proceso tarda alrededor de 24 días (Glassdoor), el impacto en los resultados financieros de tu empresa puede ser significativo. Bastante alarmante, ¿verdad?

Pero la buena noticia es que no tiene por qué ser así. Evitando estos 11 errores críticos en el proceso de onboarding, puedes transformar la experiencia de las nuevas incorporaciones y ahorrar tiempo y dinero a tu compañía.

Los 11 errores de incorporación más comunes

Para ayudarte a evitar estas dificultades, hemos elaborado una lista de los 11 errores de incorporación más comunes y cómo evitarlos:

• Retrasar la incorporación: esperar hasta el primer día para empezar
• No estar preparado para el primer día de un empleado nuevo
• Metas y expectativas poco claras
• Sobrecarga de información
• Pasando por alto la adaptación cultural
• Falta de un fuerte apoyo y participación de los gerentes
• Un proceso de incorporación desestructurado
• Confundir la orientación con la incorporación
• Hacer la vista gorda ante las conexiones con los colegas
• Un enfoque único para todos (sin personalizar la incorporación)
• No hay oportunidades para que los empleados den su opinión

Profundicemos en cada problema y te ayudemos a resolverlo.

1. Retrasar el onboarding: esperar hasta el primer día para empezar

❌ Error: Seamos honestos: empezar un nuevo trabajo ya puede ser bastante estresante como para tener la sensación de estar desinformado. Lamentablemente, muchas empresas fallan al omitir por completo el preboarding. Según un estudio de Vlerick Talmundo, la friolera del 64% de los empleados afirma no haber tenido ninguna experiencia previa al onboarding. ¡No es de extrañar que tantos nuevos empleados se sientan desmotivados y poco preparados incluso antes de entrar por la puerta!

✅ Cómo hacerlo bien: ¡Inicia el proceso con el preboarding!

El preboarding no es solo una opción interesante, sino que cambia las reglas del juego. Esta fase, que a menudo se pasa por alto, en una experiencia atractiva e informativa puede marcar una gran diferencia. Las nuevas incorporaciones se sentirán más preparadas, bienvenidas y entusiasmadas por unirse al equipo.

Así que, ¿por qué no darle al preboarding la atención que merece y asegurar que todos tus nuevos empleados empiecen con buen pie?

Algunos consejos:

1. Envía la documentación con antelación: Da ventaja a los nuevos contratados enviándoles los formularios necesarios para completar antes de su primer día. Así podrán hacer frente al papeleo sin las prisas del primer día.
2. Correo de bienvenida amigable: El mánager puede enviar un correo cálido que incluya un mensaje de bienvenida y detalles clave sobre la primera semana.
3. Presentaciones con el equipo: Organiza una videollamada rápida para que conozcan a sus nuevos compañeros de equipo y se sientan conectados desde el principio.
4. Tour virtual de la oficina: Comparte una visita virtual para que puedan familiarizarse con la distribución de la oficina antes de su llegada.
5. Comparte información con antelación: Proporciona acceso a una plataforma en línea donde puedan aprender sobre la cultura, los valores y las políticas de la empresa a su propio ritmo. Incluye detalles prácticos, como el código de vestimenta, información sobre el aparcamiento y qué deben llevar el primer día. ¡Fuera el estrés al instante!

2. Falta de preparación para el primer día del nuevo empleado

❌ Error: Imagina esto: tu nuevo empleado llega puntual y lleno de energía a la oficina, solo para descubrir que el equipo está trabajando desde casa ese día. ¡Ups! ¿Y su portátil y datos de acceso? No están preparados. Ahora tienes a un empleado confundido a las 9 de la mañana, sin poder acceder a sistemas importantes durante los próximos días. No es la mejor primera impresión, ¿verdad?

✅ Cómo hacerlo bien: ¡La preparación es clave!

Empezar el proceso de onboarding con una preparación minuciosa y una cálida bienvenida muestra a tu nuevo empleado que estás emocionado de tenerlo en el equipo y establece un tono positivo para su experiencia en la empresa.

Así es cómo puedes conseguirlo:

• Plan para el primer día: Ten un plan bien definido para su primer día y compártelo con todos los involucrados. Asegúrate de que su nuevo equipo esté disponible para darle la bienvenida, incluso si se trata de un día de teletrabajo.

• Espacio de trabajo listo (online y offline): Asegúrate de que su portátil esté configurado, los sistemas instalados, las cuentas creadas y los datos de acceso proporcionados desde el primer día.

• Bienvenida cálida: ¡Haz que se sientan especiales! Decora su espacio de trabajo, prepara un kit de bienvenida con algún detalle de la empresa e incluye una nota personalizada.

3. Objetivos y expectativas poco claros

❌ Error: Solo el 50% de los empleados en todo el mundo sabe lo que se espera de ellos en el trabajo (Gallup). ¡Vaya! Hay mucho que mejorar aquí. Sin objetivos y expectativas claras, los nuevos empleados pueden tener dificultades para entender sus funciones y cómo tener éxito.

✅ Cómo hacerlo bien: Define claramente los objetivos y expectativas

Tener las expectativas claras es esencial para que las nuevas contrataciones prosperen. Cuando saben qué se espera de ellas, pueden centrar sus esfuerzos y alcanzar sus objetivos de manera más efectiva. Aquí tienes cómo prepararlos para el éxito en cada una de las etapas:

• Fase previa a la contratación: Empieza estableciendo expectativas claras desde el principio. Asegúrate de que las descripciones de los puestos sean detalladas y honestas, y establece expectativas sobre la función durante las reuniones introductorias.

• En la fase de preboarding, informa sobre las funciones del equipo, comparte información sobre la empresa y describe cómo suelen ser los días de trabajo. Este también es un buen momento para compartir detalles prácticos.

•  Primera semana: Proporciona a los nuevos empleados un horario escrito para sus primeras semanas, incluyendo fechas para las formaciones programadas, reuniones, seguimientos y eventos.

•  A medida que los nuevos empleados se vayan asentando, muéstrales cómo sus habilidades contribuyen a los objetivos de la empresa. Comprueba periódicamente si entienden sus funciones y realiza los ajustes necesarios. Estas conversaciones continuas ayudan a resolver rápidamente cualquier confusión.

[.callout-small] Descubere más consejos sobre cómo aclarar tu proceso de incorporación. (textos en inglés) [.callout-small]

4. Sobrecarga de información

❌ Error: Puede resultar tentador inundar al nuevo miembro de tu equipo con toda la información que necesita para empezar a trabajar rápidamente. Pero esto, a menudo, tiene el efecto contrario: el nuevo empleado acaba abrumado, sin saber por dónde empezar y olvidando la mayor parte de la información. Bombardearles con demasiada información demasiado rápido puede generar confusión y frustración.

✅ Cómo hacerlo bien: Comparte la información gradualmente

Distribuye el proceso de onboarding a lo largo de semanas o meses, permitiendo que los nuevos empleados absorban la información de manera progresiva y más efectiva.

Por ejemplo: Es útil que los nuevos empleados conozcan de antemano a los miembros de su equipo, pero conocer a compañeros de otros departamentos puede esperar hasta la primera semana.

Formación continua

La capacitación no es un hecho puntual. Los empleados necesitan práctica constante y apoyo continuos para interiorizar todo lo aprendido. Ofrece mentorías, guías de referencia y una base de conocimientos digital o un manual, donde los nuevos empleados puedan consultar la información cuando lo necesiten. Las reuniones de seguimiento regulares también son cruciales para monitorear el progreso y brindar ayuda a lo largo de todo el proceso de incorporación.

Consejo: Utiliza una plataforma digital de onboarding para divulgar la información de manera gradual, permitiendo que los nuevos empleados aprendan a su propio ritmo y revisarla siempre que lo necesiten. Incluye un glosario con términos de la empresa y un directorio fotográfico para ayudarlos a conocer a su equipo y la organización.

5. Pasar por alto la adaptación cultural

❌ Error: Imagina empezar un nuevo trabajo y sentirte como un extraño en un lugar desconocido. No conoces las reglas no escritas, los chistes internos ni los valores que parecen guiar a todos los demás. Esto es lo que experimentan los nuevos empleados cuando la cultura de la empresa no se comunica de manera clara.

Uno de los mayores errores en el proceso de onboarding es ignorar la importancia de la adaptación cultural. Cuando los nuevos empleados no comprenden qué impulsa a la empresa, a menudo se sienten desconectados e inseguros sobre su lugar dentro del equipo.

✅ Cómo hacerlo bien: Haz visibles las reglas no escritas.

Definir la cultura empresarial puede ser complicado porque suele ser una fuerza implícita que moldea el comportamiento. Una forma de abordar esto es entretejer la cultura de la empresa en cada paso del proceso de incorporación.

• Empieza pronto: Durante la entrevista de trabajo, profundice en lo que los candidatos valoran en un entorno laboral para garantizar la alineación cultural desde el principio. 
• Durante el preboarding: Comparte información sobre la cultura de tu empresa: explica las normas, valores, historias y ejemplos que definen tu lugar de trabajo. Esto ayuda a los nuevos empleados a tener una idea de lo que pueden esperar. 
• Onboarding: Asigna un mentor o buddy para el recién contratado. Esto les brinda apoyo continuo y un espacio cómodo en el que pueden hacer preguntas del día a día. Un compañero puede servir de puente entre las políticas oficiales y las reglas no escritas que definen el entorno laboral. 

Recuerda que integrar la cultura de la empresa va más allá de compartir el manual oficial. Transmite lo que hace única a tu organización y ayuda a los nuevos empleados a entender las reglas implícitas. 

6. Falta de apoyo e involucramiento de los directivos

❌ Error: Probablemente has escuchado la frase: “Las personas no dejan las empresas, dejan a los jefes”. Hay algo de verdad en ello: en un estudio reciente, el 40% de los encuestados indicó que dejaron su trabajo debido a una mala relación con su superior (Corndel).

Lamentablemente, muchos directivos fallan a la hora de brindar apoyo y participar durante el proceso de incorporación. A menudo se considera que el onboarding es sólo “cosa de Recursos Humanos", pero en realidad necesita la implicación de varias partes, especialmente de los directivos. Estos deben desempeñar un papel activo en el onboarding para construir relaciones positivas y ofrecer a los nuevos empleados el apoyo necesario para prosperar.

Un estudio de Gallup muestra que, cuando los managers están involucrados, los empleados tienen 3,4 veces más probabilidades de calificar su incorporación como excepcional.

✅ Cómo hacerlo bien: Involucra a los managers desde el principio

La mejor inversión que un directivo puede hacer con su tiempo, especialmente durante esas cruciales primeras semanas. Empieza por ponerte en contacto con el nuevo miembro de tu equipo antes de su primer día. Un simple mensaje de bienvenida puede hacer que se sienta valorado y entusiasmado por unirse al equipo.

A continuación, planifica reuniones periódicas para celebrar los logros y afrontar cualquier desafío. Estas reuniones ofrecen a los recién contratados la oportunidad de hacer preguntas y a los directivos la posibilidad de proporcionar orientación y feedback con regularidad. Con este diálogo continuado, puedes asegurarte de que los nuevos empleados se sientan apoyados y comprometidos, reduciendo así las posibilidades de que se marchen por problemas relacionados con la gestión.

[.rótulo pequeño] Consulta la guía para directivos sobre el onboarding para más consejos. [.rótulo pequeño]

7. Un proceso de onboarding no estructurado

❌ Algunos nuevos empleados tienen una excelente experiencia, mientras que otros... no tanto. En muchas empresas, los procesos de onboarding son tan variados como el número de directivos que los supervisan. Esta falta de consistencia genera desafíos significativos y experiencias de incorporación muy dispares.

Sin directrices estándar, los managers o partes interesadas suelen crear sus propios procesos o, en algunos casos, omitir el onboarding por completo. Esto puede hacer que los nuevos empleados pierdan información importante sobre la estructura y la cultura de la empresa. Como resultado, pueden sentirse desorientados y desconectados, dándoles un inicio difícil y afectando negativamente a la imagen de tu marca empleadora.

✅ Cómo hacerlo bien: Estandariza tu proceso de incorporación

Diseña un proceso de incorporación estandarizado que garantice el éxito de cada nuevo empleado mediante una introducción coherente a tu empresa y su cultura. Esto también te ahorrará tiempo al automatizar tareas rutinarias.

Algunas maneras de crear un proceso de onboarding uniforme:

• Crea una checklist: Elabora una lista que incluya todas las tareas que el debe realizar el nuevo empleado.
• Configura recordatorios y mensajes automáticos: Utiliza la automatización para enviar recordatorios sobre tareas críticas y mensajes de bienvenida, asegurándote de que todos estén al día.
• Desarrolla módulos de formación estándar: Utiliza plataformas de aprendizaje en línea (e-learning) o sesiones presenciales para abordar temas esenciales.
• Automatiza tareas rutinarias: Utiliza un software digital para gestionar tareas administrativas, como el papeleo y la configuración de las TI.‍
• Comparte información de la empresa digitalmente: Emplea una plataforma de onboarding para proporcionar información esencial de la compañía a cada nuevo miembro.

8. Confundir la orientación con la incorporación

❌ Error: ¿Crees que el onboarding consiste solo en rellenar formularios y configurar la nómina? ¡Piénsalo otra vez! Algunas empresas confunden la orientación con la incorporación, pero son conceptos completamente diferentes. La orientación abarca los aspectos administrativos: papeleo de RR.HH., configuración de nómina, ajustes informáticos y formación en seguridad laboral. ¿Es importante? Sí, pero es sólo la punta del iceberg.

El onboarding, por otro lado, es una inmersión profunda en la cultura de la empresa, sus objetivos y las principales partes interesadas, y puede extenderse hasta 12 meses. Confundir ambos conceptos significa perder la oportunidad de integrar completamente a los nuevos contratados en la compañía, dejándolos mal preparados y desconectados.

✅ Cómo hacerlo bien: Ve más allá de la orientación

Resuelve los aspectos básicos con rapidez y eficacia: papeleo, nóminas, configuración informática y formación en seguridad. Gestiona todo esto antes del primer día, si es posible, para que los nuevos empleados puedan centrarse en el panorama general.

La incorporación debe ir más allá de la orientación y ser un proceso continuado. Debe abarcarlo todo: desde el establecimiento de relaciones y la comprensión de la cultura de la empresa hasta el dominio de su función y la definición de objetivos a largo plazo. 

Consulta nuestra guía con consejos más detallados sobre cómo construir un proceso de incorporación exitoso.

9. Ignorar las relaciones con los compañeros

❌ Error: IImagina esto: es el primer día de un nuevo empleado. Entra nervioso, preguntándose: "¿Quiénes son mis compañeros? ¿Encontraré alguna cara amable?" El responsable, abrumado por su trabajo, no ha avisado al equipo sobre la llegada del nuevo integrante. Como solución de última hora, un compañero sin preparación se encarga de enseñarle la empresa.

Sin una bienvenida cálida ni caras conocidas, el recién llegado se siente fuera de lugar y desatendido. Esta falta de conexión puede llevarlo a sentirse aislado e incómodo. 

Ignorar la importancia de entablar relaciones con los compañeros puede tener graves consecuencias. El 94% de los empleados afirman ser más productivos cuando se sienten conectados con sus compañeros. Además, el 96% que se sienten conectados están satisfechos con su puesto actual, en comparación con solo el 60% de aquellos que se sienten desconectados (Enboarder). Los empleados que se sienten más conectados tienen más probabilidades de permanecer en sus puestos a largo plazo.

Tener un mejor amigo en el trabajo hace que los empleados sean siete veces más propensos a estar comprometidos y aumentar la satisfacción laboral en un 50% (Gallup).

✅ Cómo hacerlo bien: fomente relaciones sólidas antes del primer día

Construir relaciones sólidas desde el principio puede marcar una gran diferencia en la experiencia de tu nuevo empleado. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

• Prepara al equipo: Informa a tu equipo sobre la llegada del nuevo empleado con suficiente antelación y anímalos a enviar mensajes de bienvenida para que se sienta recibido con calidez.‍
• Asigna un buddy: Designa un compañero de onboarding con responsabilidades claras para guiar a la nueva incorporación en sus primeros días. De esta manera se garantiza que tengan un apoyo inmediato y alguien a quien dirigirse si tienen preguntas. ‍
• Crea familiaridad: Lo último que quiere un nuevo empleado en su primer día es sentirse solo o perdido. Comparte un documento con fotos, funciones y citas divertidas sobre los miembros del equipo. ‍
• Conoceros antes del primer día: Organiza una salida en equipo o una reunión informal antes del primer día del nuevo integrante. Esto ayuda a romper el hielo y hace que se sientan parte del equipo desde el primer momento.
• ‍Da tiempo para reuniones informales: Anima a tus nuevos empleados a programar reuniones informales con sus compañeros para conocerse mejor y entender las funciones de cada uno.

10. Enfoque único para todos (sin personalización del onboarding)

❌ Error: Es fantástico si tu proceso de onboarding funciona como una máquina bien engrasada. ¡Enhorabuena! Estandarizar ciertos elementos es eficiente y ahorra tiempo, proporcionando una experiencia consistente para todas las nuevas contrataciones. Pero aquí está el inconveniente: este enfoque solo funciona hasta cierto punto.

Cuando el onboarding es demasiado genérico, pasa por alto las necesidades específicas de las distintas funciones, se pasan por alto los desafíos únicos de cada uno de los departamentos y se ignoran los requisitos particulares de empleados en distintas ubicaciones. Esta falta de personalización puede llevar a la falta de compromiso, motivación y a una integración más lenta en el equipo.

✅ Cómo hacerlo bien: Personaliza tu proceso de incorporación

Empieza con un marco de onboarding flexible que cubra lo esencial: cultura, valores y misión de la empresa (como se mencionó en los consejos anteriores). Después, personalízalo en función del contexto específico del nuevo empleado:

Rol / departamento

Asegúrate de que los nuevos empleados conozcan a los miembros clave del equipo, entiendan los flujos de trabajo y comprendan los objetivos del departamento para entender cómo encaja su función en el panorama general. Adapta la formación a las responsabilidades y habilidades específicas, garantizando que tengan las herramientas necesarias para triunfar.

Ubicación

Ten en cuenta los aspectos únicos de cada lugar de trabajo, ya sea la configuración de la oficina, políticas regionales o costumbres locales específicas. No te olvides a los trabajadores remotos: organiza visitas virtuales o videollamadas con el equipo para que se sientan incluidos y conectados.

Individual

Ve un paso más allá con detalles personalizados en tu proceso de incorporación. Por ejemplo, incluye un pequeño regalo o un vale en el paquete de bienvenida que refleje los intereses o preferencias del nuevo empleado.

Consejo: La plataforma de onboarding de Appical permite «etiquetar» el contenido, garantizando que cada función, departamento y ubicación reciba la información pertinente.

11. No ofrecer oportunidades para que los empleados den su opinión

❌ Error: Puede que tengas un proceso de onboarding excepcional y des la bienvenida a las nuevas incorporaciones con confianza, pero ¿sabes cómo se sienten al respecto? ¿Están satisfechos con el ritmo? ¿Faltó algo fundamental? Si nunca solicitas feedback, nunca lo sabrás y, por tanto, no podrás mejorar. Lo mismo ocurre con dar retroalimentación a los nuevos empleados: si no saben cómo lo están haciendo, tampoco podrán mejorar.

✅ Cómo hacerlo bien: Pregunta regularmente a tus nuevos compañeros sobre su experiencia de onboarding

¿Han echado algo en falta? ¿Tienen alguna sugerencia? Esto demuestra que valoras su opinión y te ayuda a perfeccionar tu proceso de incorporación.

Utiliza diversos métodos, como encuestas a través de tu aplicación de onboarding, correos electrónicos o reuniones individuales para recopilar sus opiniones. 

Consejo: Envía recordatorios por correo electrónico antes de estas reuniones para que los empleados tengan tiempo de reflexionar y proporcionar comentarios constructivos.

Puedes encontrar más consejos sobre cómo recopilar feedback en este blog.

Conclusión

¡Esto es todo! 11 errores de onboarding que definitivamente no quieres cometer. Evitando estos fallos habituales y centrándote en un proceso de incorporación estructurado, comprensivo y atractivo, crearás una experiencia fantástica para los nuevos miembros de tu empresa. Esto se traduce en una mejor retención, mayor productividad y un equipo más feliz y cohesionado.

Recuerda que una gran experiencia de onboarding sienta las bases para el éxito y la satisfacción a largo plazo. ¡Haz que cuente!

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