In 5 stappen naar een buddysysteem voor nieuwe medewerkers

De meeste van ons zijn weleens zenuwachtig geweest voor een eerste werkdag. Wennen aan een nieuw kantoor en nieuwe collega's, en proberen de bedrijfscultuur te begrijpen, kan lastig zijn in de eerste weken. Maar wat als er iemand was die vragen kan beantwoorden die je niet aan je manager durft te stellen? Iemand die je laat zien hoe de kantoorapparatuur werkt en de ongeschreven regels uitlegt?

Daar kan de onboarding buddy bij helpen! Een onboarding buddy ondersteunt nieuwe medewerkers, is een vriendelijk gezicht en iemand om mee te praten. De voordelen van een onboarding buddy zijn groot. Het helpt niet alleen de nieuwe medewerkers, maar ook de managers en de onboarding buddy zelf! Klinkt als een win-win(-win), toch? Dus, laten we eens kijken wat een onboarding buddy precies is, de voordelen ervan en hoe je het goed aanpakt!

Wat is een onboarding buddy?

Een onboarding buddy is precies dat - een maatje! Een collega die de nieuwe medewerker ondersteunt en hun eerste aanspreekpunt is buiten HR en de manager om. Zoals de naam al doet vermoeden, heeft een onboarding buddy een informelere rol vergeleken met een manager. Terwijl managers en HR zich bezighouden met de formele aspecten van een nieuwe baan, zoals administratieve taken, training en het stellen van doelen, is de onboarding buddy er voor algemene ondersteuning en vriendschap.

Onboarding buddy's kunnen nieuwe medewerkers helpen door vragen te beantwoorden over ongeschreven regels, de bedrijfscultuur, of niet-werkgerelateerde zaken zoals waar je het beste kunt lunchen. Deze vragen stel je vaak makkelijker aan een collega dan aan je manager.

Maar, wat is het verschil tussen een onboarding buddy en een mentor? 

Terwijl een onboarding buddy nieuwe medewerkers helpt te integreren in de werkomgeving door dagelijkse ondersteuning te bieden, richt een mentor zich op de langetermijnontwikkeling en carrièregroei van de nieuwe medewerker. Een mentor daarentegen richt zich meer op de lange termijn en helpt de nieuwe medewerker met hun professionele ontwikkeling en carrière binnen het bedrijf.

Wat is een onboarding buddy niet? 

Je weet nu wat een onboarding buddy is, maar het is ook handig om te weten welke taken niet bij een onboarding buddy liggen.

Een onboarding buddy is niet verantwoordelijk voor de doelen en prestaties van de nieuwe medewerker. Dat is de taak van de manager en de nieuwe medewerker zelf.

Een buddy is ook niet verantwoordelijk voor het hele onboardingproces. Meestal is een buddy er alleen voor de eerste paar maanden - in het begin veel, en dan steeds minder naarmate de nieuwe medewerker gewend raakt.

En onthoud, je hoeft geen beste vrienden te worden met je buddy. Het gaat erom dat je een steun en aanspreekpunt bent in de eerste periode.

Wat zijn de voordelen van een onboarding buddy?

Er zijn verschillende voordelen van een buddyprogramma in je onboardingproces. Hier zijn een paar voorbeelden!

Voor de nieuwe medewerker:

Het hebben van een onboarding buddy in de eerste periode van een nieuwe baan heeft meerdere bewezen voordelen.

• Een gelukkige werkplek. Een buddy-systeem helpt bij het bevorderen van vriendschappen op de werkvloer. En aangezien gelukkige medewerkers productieve medewerkers zijn, is dat een win-win!
• Hogere werktevredenheid. Onderzoek laat zien dat nieuwe medewerkers met een onboarding buddy 36% meer tevreden zijn dan die zonder een onboarding buddy (HBR).
• Een bekend gezicht. Of het bedrijf nu groot of klein is, het kan voor een nieuwe medewerker overweldigend zijn om uit te zoeken met welke collega's ze het meest gaan samenwerken. Een onboarding buddy als vast aanspreekpunt maakt deze ervaring makkelijker en geeft een gevoel van veiligheid.

Voor de organisatie

Er zijn verschillende redenen waarom onboarding buddy's een goede investering zijn voor een bedrijf. Bijvoorbeeld:

• Beter onboardingproces. Een onboarding buddy verbetert de onboardingervaring voor nieuwe medewerkers. En medewerkers die tevreden zijn met hun onboardingproces, zijn meer geneigd om zeker 3 jaar bij hun bedrijf te blijven (SHRM)
• Snellere productiviteit. 56% van de nieuwe medewerkers die hun onboarding buddy minstens één keer ontmoetten in de eerste 90 dagen, vonden dat hun buddy hen hielp snel productief te worden. Bij meer dan 8 meetings stijgt dit percentage zelfs naar 97% (Microsoft)
• Tijdbesparing. Natuurlijk zijn managers en HR verantwoordelijk voor het inwerkproces. Maar een onboarding buddy kan wat van die last wegnemen door nieuwe medewerkers wegwijs te maken in de sociale omgeving en de bedrijfscultuur.

Voor de buddy

Dat klopt, een buddy zijn is ook goed voor de buddy zelf!

• Ontwikkel leiderschapsvaardigheden. Als aanspreekpunt voor iemand en door je kennis te delen, vergroot je je expertise en krijg je meer zelfvertrouwen en een gevoel van leiderschap.
• Breid je netwerk uit. Door de nieuwe medewerker te leren kennen, maak je niet alleen een nieuwe werkvriend, maar breid je ook je netwerk uit.
• Help anderen. Het gevoel dat je anderen helpt zich prettig te voelen in hun nieuwe werkomgeving is natuurlijk al een beloning op zich.

Wie kan een onboarding buddy zijn?

Nou, eigenlijk iedereen! Het liefst iemand die al een tijdje bij het bedrijf werkt en het goed kent. Het kan iemand uit het team van de nieuwe collega zijn, of iemand uit een ander team. Kies je voor iemand uit een ander team, dan heeft dat als extra voordeel dat het de communicatie tussen teams kan bevorderen.

Koppel de nieuwe medewerker aan iemand waarmee ze waarschijnlijk goed kunnen opschieten. Wat zijn bijvoorbeeld de interesses van de nieuwe medewerker? Probeer ze te matchen met iemand met dezelfde interesses!

Dit maakt een goede onboarding buddy:

• Communicatief: Een buddy moet makkelijk aanspreekbaar zijn, tips delen en de nieuwe collega aanmoedigen om zelf te ontdekken en te leren.
• Goed voorbeeld: Een buddy moet de waarden van het bedrijf uitdragen en een rolmodel zijn voor anderen.
• Positieve energie: Een buddy moet een fijne sfeer brengen en ervoor zorgen dat de nieuwe collega zich op zijn gemak voelt en enthousiast is over de nieuwe baan.
• Kennis en ervaring: Een buddy moet goed op de hoogte zijn en klaarstaan om zijn kennis te delen om de nieuwe collega te helpen zich snel thuis te voelen.
• Geduldig: Een buddy moet het niet erg vinden om dezelfde vragen vaker te beantwoorden. Leren is een proces, en nieuwe collega’s moeten dingen vaak opnieuw horen om het goed te begrijpen.

[.callout-small]Leestip: hoe zorg je ervoor dat jij een goede buddy bent?[.callout-small]

Zet in 5 stappen een onboarding buddy-systeem op

Nu je weet wat een onboarding buddy is, wat de voordelen zijn en hoe je de juiste buddy kiest, is het tijd om je buddysysteem in te voeren. Hier zijn 5 stappen om het op te zetten en je buddy's de ondersteuning te geven die ze nodig hebben:

1. Ontwerp het buddyprogramma en de kaders

Bepaal hoe je buddyprogramma eruit moet zien, inclusief het doel, de rollen, basisregels, duur, enzovoort. Het programma moet het volgende vastleggen:

• Verwachtingen voor de nieuwe medewerker, de buddy en de manager
• Kennis die de buddy moet delen
• Duur van het programma en een einddatum
• Vereisten voor check-ins en follow-ups

2. Selecteer buddy’s

Stel een proces op om vrijwilligers te vinden en selecteren die onboarding buddy's willen worden. Kijk rond in je eigen team of andere teams wie er geschikt is, op basis van de eerder genoemde eigenschappen. Zorg er ook voor dat de werkdruk van de buddy goed in balans blijft. Let dus goed op hoeveel werk de buddy al heeft voordat je ze koppelt aan een nieuwe medewerker.

3. Maak een onboarding buddy-checklist

Geef je buddy’s een handige checklist met specifieke onderwerpen en taken die ze met de nieuwe medewerker moeten doornemen in elke fase van het onboardingtraject. Voeg dingen toe zoals: het LinkedIn-profiel of cv van de nieuwe medewerker bekijken om ze beter te leren kennen, een welkomstmail sturen, een rondleiding door het kantoor geven, en dagelijkse check-ins doen. 

Je kunt deze checklist als pdf delen, aan taken koppelen in Asana, of een onboardingplatform gebruiken om een checklist met automatische herinneringen te maken.

Tip: Heb je meer ideeën nodig? In ons e-book vind je een voorbeeld buddy checklist.

4. Organiseer een buddy-training

Voordat de nieuwe medewerkers beginnen, kun je elk kwartaal een interactieve training voor buddy's organiseren. Dit is een kans om iedereen op één lijn te krijgen over wat er verwacht wordt, de rol van de buddy duidelijk te maken, en praktische tips te delen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Voor een leuke twist kun je een oefening zoals ‘Feedback-it bal’ toevoegen om het belang van verschillende feedbackstijlen te benadrukken. Meer uitleg over dit spel vind je in onze Onboarding Buddy toolbox.

5. Evalueer en bespreek met de buddy en nieuwe medewerker

Na afloop van het buddyprogramma is het belangrijk om de tijd te nemen voor een evaluatie en verbeteringen door te voeren voor toekomstige medewerkers. Kijk waar er nog ruimte is voor verbetering, zodat zowel nieuwe als ervaren medewerkers beter ondersteund worden. Verzamel feedback van de nieuwe medewerker door vragen te stellen zoals:

• Hoe bevalt de baan tot nu toe?
• Zijn er onverwachte verrassingen geweest? Wat waren dat?
• Hoe heeft je buddy geholpen (of niet)?
• Voel je je op je gemak om je buddy vragen te stellen?
• Moeten we iets veranderen aan het buddyprogramma?

Deze feedback helpt je het buddyprogramma te verbeteren, zodat nieuwe medewerkers de ondersteuning en informatie krijgen die ze nodig hebben voor een goede start.

[.callout-small]Tip: In het Onboarding Buddy Toolbox vind je een sjabloon voor de evaluatie.[.callout-small]

Conclusie

Als je nog niet hebt geïnvesteerd in een onboarding buddy-systeem, is dit het moment om dat te doen! Een onboarding buddy helpt nieuwe medewerkers zich snel thuis te voelen in hun nieuwe baan. Dit verbetert niet alleen de ervaring met je bedrijf, maar verhoogt ook hun productiviteit. Bovendien draagt het bij aan een positieve werksfeer. En wie wil er nu niet werken bij een bedrijf dat goede werkrelaties stimuleert en medewerkers zich welkom laat voelen?