Onboarding-Buddy-Programm: Der Schlüssel zur erfolgreichen Integration neue Teammitglieder

Die meisten von uns kennen die Nervosität am ersten Arbeitstag in einem neuen Job. Es kann schwierig sein, sich in den ersten Wochen an ein neues Büro und neue Teammitglieder zu gewöhnen und in der Unternehmenskultur anzukommen. Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Ansprechpartner für all Ihre Fragen, die Sie nicht Ihrer Führungskraft stellen möchten. Jemanden, der Ihnen zeigt, wie die Bürogeräte funktionieren, und der Ihnen alle ungeschriebenen Regeln erklärt.

Genau das macht ein Onboarding-Buddy: Er kümmert sich um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist ein freundlicher Ansprechpartner für alle Fragen und Probleme. Ein Onboarding-Buddy bietet unzählige Vorteile – nicht nur für neue Teammitglieder, sondern auch für Führungskräfte und sogar den Onboarding-Buddy selbst. Klingt nach einer Win-Win-Situation, oder? 

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, was genau ein Onboarding-Buddy ist, welche Vorteile er bietet und wie Sie ein Onboarding-Buddy-Programm richtig aufsetzen.

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Was ist ein Onboarding-Buddy?

Ein Onboarding-Buddy ist genau das – ein Kumpel – eine Person aus dem Unternehmen, die das neue Teammitglied unterstützt und als erster Ansprechpartner außerhalb der Personalabteilung und der Führungskraft dient. Wie der Name schon sagt, hat ein Onboarding-Buddy im Vergleich zu einer Führungskraft eine informellere Rolle. Während sich Manager und die Personalabteilung um alle formalen Aspekte des neuen Jobs wie Verwaltungsaufgaben, Schulungen und Zielsetzung kümmern, steht der Onboarding-Buddy neuen Teammitglieder freundschaftlich zur Seite.

Onboarding-Buddys unterstützen neue Teammitglieder, indem sie Fragen zu ungeschriebenen Regeln und zur Unternehmenskultur beantworten, aber auch Empfehlungen wie zum besten Mittagessen in der Gegend geben. Diese Fragen kann man einer Kollegin oder einem Kollegen vielleicht leichter stellen als einer Führungskraft.

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Was ist der Unterschied zwischen einem Onboarding-Buddy und einem Mentor? 

Ein Onboarding-Buddy steht dem neuen Teammitglied täglich freundschaftlich zur Seite, damit es sich gut in das Arbeitsumfeld integrieren kann. Ein Mentor hingegen konzentriert sich mit Rat und Unterstützung auf die langfristige Entwicklung und das berufliche Wachstum des neuen Teammitglieds, seine Karriere und seinen beruflichen Werdegang innerhalb des Unternehmens.

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Was macht ein Onboarding-Buddy nicht?

Nachdem Sie nun erfahren haben, was ein Onboarding-Buddy ist, wollen wir klären, was ein Onboarding-Buddy nicht ist.

Beispielsweise ist ein Onboarding-Buddy nicht für die Ziele und die Leistung des neuen Teammitglieds verantwortlich und sollte dessen Arbeit nicht anleiten. Für diese Aufgabe ist die direkte Führungskraft verantwortlich. 

Ebenso ist ein Buddy nicht für die Einarbeitung des neuen Teammitglieds verantwortlich. In der Regel betreut ein Onboarding-Buddy seinen Schützling in den ersten Monaten – anfangs intensiver und nach und nach immer weniger, bis sich das neue Teammitglied gut ins Unternehmen eingelebt hat.

Und was wichtig ist: Ein Onboarding-Buddy bleibt eine Arbeitskollegin oder ein Arbeitskollege. Er muss nicht zum besten Freund des neuen Teammitglieds werden. Seine wichtigste Aufgabe? Er soll während der ersten Wochen eine Stütze und Anlaufstelle sein.

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Welche Vorteile bietet ein Onboarding-Buddy?

Die Integration eines Onboarding-Buddys in Ihren Onboarding-Prozess bietet zahlreiche Vorteile. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele.

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Vorteile für das neue Teammitglied

Das neue Teammitglied profitiert von vielen Vorteilen, wenn ihm ein Onboarding-Buddy für die erste Zeit im neuen Job zur Seite gestellt wird.

• Eine freundschaftliche Arbeitsatmosphäre: Um eine freundschaftliche Atmosphäre am Arbeitsplatz zu fördern, ist die Integration eines Buddy-Programms hilfreich. Und da zufriedene Mitarbeiter produktive Mitarbeiter sind, ist das eine Win-Win-Situation.
• Eine höhere Arbeitszufriedenheit: Dieselbe Studie ergab, dass neue Teammitglieder mit einem Onboarding-Buddy eine um 23 Prozent höhere Zufriedenheit zeigten als solche ohne Onboarding-Buddy. ‍
• Ein bekanntes Gesicht: Seien wir ehrlich, egal wie groß oder klein das neue Unternehmen ist, neue Teammitglieder fühlen sich anfangs oft überwältigt und wissen nicht, welcher Ansprechpartner der Richtige ist. Ein Onboarding-Buddy kann diese Unsicherheit nehmen.

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Vorteile für das Unternehmen

Es gibt mehrere Gründe, warum Onboarding-Buddys für Ihr Unternehmen eine gute Investition sind:

• Ein verbessertes Onboarding: Ein Onboarding-Buddy verbessert das Onboarding-Erlebnis für neue Teammitglieder – und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit ihrem Onboarding-Prozess zufrieden waren, sind eher bereit, drei Jahre oder länger im Unternehmen zu bleiben. (SHRM)
• Eine schnelle Produktivitätssteigerung: 56 Prozent der neuen Teammitglieder, die sich in den ersten 90 Tagen mindestens einmal mit ihrem Onboarding-Buddy trafen, hatten das Gefühl, dass sie dadurch schneller produktiv wurden. Bei mehr als acht Treffen stieg dieser Prozentsatz sogar auf 97 Prozent. (Microsoft)‍
• Zeitersparnis: Führungskräfte und die Personalabteilung sind dafür verantwortlich, den neuen Teammitgliedern die Eingewöhnung an ihrem neuen Arbeitsplatz zu erleichtern. Ein Onboarding-Buddy kann jedoch einen Teil dieser Last tragen, indem er neuen Teammitgliedern hilft, sich im sozialen Umfeld und der Unternehmenskultur zurechtzufinden.

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Vorteile für den Onboarding-Buddy

Ganz richtig, auch der Onboarding-Buddy selbst profitiert von diesem Arrangement.

• Entwicklung von Führungsqualitäten: Wer für andere als Ansprechpartner dient und sein Wissen weitergibt, erweitert seinen Horizont und gewinnt Selbstvertrauen und Führungsqualitäten.
• Aufbau eines Netzwerks: Wer neue Teammitglieder im Unternehmen kennenlernt, entwickelt neue Freundschaften und erweitert sein Netzwerk.‍
• Demonstration von Hilfsbereitschaft: Das Gefühl, anderen dabei zu helfen, sich an ihrem neuen Arbeitsplatz wohlzufühlen, ist an sich schon eine Belohnung.

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Wer eignet sich als Onboarding-Buddy?

Nun ja, so ziemlich jeder eignet sich als Onboarding-Buddy, aber besonders Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen sind und sich gut auskennen. Das kann ein Teammitglied der neuen Kollegin oder des neuen Kollegen sein, oder sogar jemand aus einem anderen Team. Auf diese Weise fördern Sie die teamübergreifende Kommunikation und verbessern Ihre Unternehmenskultur. 

Sie sollten dem neuen Teammitglied auch jemanden zur Seite stellen, der auf einer ähnlichen Wellenlänge liegt. Welche Interessen hat das neue Teammitglied beispielsweise? Suchen Sie einen Buddy mit den gleichen Interessen.

Auf diese Merkmale sollten Sie bei einem Onboarding-Buddy besonders achten:

• Ein großartiger Kommunikator: Mit einem Buddy sollte man sich leicht unterhalten können, er sollte Tipps geben und das neue Teammitglied dazu ermutigen, auf eigene Faust zu lernen und zu entdecken.
• Ein Vorbild: Ein Buddy sollte die Werte des Unternehmens leben und jemand sein, zu dem andere aufschauen.
• Eine fröhliche Persönlichkeit: Ein Onboarding-Buddy sollte positive Energie mitbringen und dem neuen Teammitglied helfen, sich in seiner neuen Rolle wohlzufühlen und mit Begeisterung dabei zu sein.
• Ein sachkundiger Wegweiser: Der Buddy sollte sich auskennen und bereit sein, sein Wissen weiterzugeben, um dem neuen Teammitglied die Eingewöhnung zu erleichtern.‍
• Eine geduldige Seele: Ein Buddy sollte kein Problem damit haben, dieselben Fragen mehrmals zu beantworten. Lernen ist ein Prozess und neue Teammitglieder müssen Dinge oft mehrmals durchlaufen, bevor sie sie in- und auswendig verstehen.

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So richten Sie ein Onboarding-Buddy-Programm in 5 Schritten ein

Sie wissen nun, was ein Onboarding-Buddy ist, welche Vorteile er bietet und wie Sie die richtige Person auswählen. Wenn Sie die folgenden 5 Schritte befolgen, steht einem effektiven Onboarding-Buddy-Programm in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Weg.

1. Entwerfen Sie die Rahmenbedingungen des Buddy-Programms

Skizzieren Sie, wie Ihr Buddy-Programm aussehen soll, einschließlich Zweck, Rollen, Grundregeln, Dauer usw. Sie sollten Folgendes festlegen:

• die Erwartungen an das neue Teammitglied, den Buddy und die Führungskraft,
• das Wissen, das der Buddy weitergeben sollte,
• die Dauer des Programms und das Enddatum sowie
• notwendige Check-ins und Follow-ups.

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2. Wählen Sie die richtigen Teilnehmer aus

Erstellen Sie einen Prozess, um freiwillige Teammitglieder für die Rolle des Onboarding-Buddys auszuwählen. Überlegen Sie, wer in Ihrem Team oder in anderen Teams aufgrund der zuvor in diesem Leitfaden genannten Eigenschaften als Buddy geeignet ist. 

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Arbeitsbelastung des Buddys entsprechend anpassen, wenn Sie ihm ein neues Teammitglied zur Seite stellen.

3. Erstellen Sie eine Onboarding-Buddy-Checkliste

Händigen Sie dem Onboarding-Buddy eine praktische Checkliste mit spezifischen Themen und Aufgaben aus, die er in jeder Phase des Onboarding-Prozesses mit dem neuen Teammitglied besprechen sollte.

Bitten Sie den Onboarding-Buddy beispielsweise auch, sich das LinkedIn-Profil oder den Lebenslauf des neuen Teammitglieds anzuschauen, eine freundliche Willkommens-E-Mail zu schreiben, einen Rundgang durchs Büro zu geben und tägliche Check-ins zu veranstalten.

Sie können diese Checkliste als PDF freigeben, sie als Aufgaben in Asana einrichten oder Ihre Onboarding-Plattform verwenden, um eine Checkliste mit automatischen Erinnerungen zu erstellen.

[.callout-small]Benötigen Sie Ideen für ein Willkommenspaket für neue Teammitglieder? In diesem Blogartikel finden Sie 21 kreative Ideen für Willkommenspakete.[[.callout-small]

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4. Organisieren Sie eine Onboarding-Buddy-Schulung

Arrangieren Sie regelmäßig Schulung für Buddys, bevor neue Teammitglieder ins Unternehmen strömen. Auf diese Weise können Sie sie über die Erwartungen informieren, die Rolle des Buddys klären und einige praktische Tipps weitergeben, damit alles reibungslos läuft.

Stellen Sie auch spielerische Übungen wie „Feedback-it ball“ vor, um den Wert verschiedener Feedback-Stile hervorzuheben.

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5. Bewerten und besprechen Sie das Programm mit allen beteiligten Personen

Nehmen Sie sich nach dem Abschluss des Onboarding-Buddy-Programms Zeit, um es für zukünftige Einsätze zu bewerten und zu verfeinern. Identifizieren Sie Bereiche, die verbessert werden müssen, damit sowohl neue als auch erfahrene Teammitglieder besser unterstützt werden. Sammeln Sie Feedback vom neuen Teammitglied und stellen Sie Fragen wie:

• Wie läuft der Job bisher?
• Gab es Überraschungen? Wie sahen diese aus?
• War der Buddy hilfreich (oder nicht)?
• Haben Sie sich wohlgefühlt, Ihrem Buddy Fragen zu stellen?
• Sollten wir am Buddy-Programm etwas ändern?

Dank dieses Feedbacks können Sie Ihr Onboarding-Buddy-Programm verfeinern, sodass neue Teammitglieder genau die Unterstützung, Informationen und Freundschaft erhalten, die sie brauchen, um hervorragende Leistungen zu erbringen.

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Unterstützung von Remote-Teammitgliedern: Die Rolle eines virtuellen Onboarding-Buddys

Da immer mehr Menschen im Homeoffice oder in hybriden Arbeitsumgebungen arbeiten, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ein neues Teammitglied seine neue Stelle aus der Ferne antritt – Herausforderungen inbegriffen. Ein virtueller Onboarding-Buddy kann hier Abhilfe schaffen.

In einer Online-Umgebung fehlt es oft an spontanen Interaktionen, eine hohe Hürde insbesondere für  Remote-Teammitglieder, denen der gewohnte persönliche Kontakt fehlt. Hier sind eine persönliche Betreuung und ein Buddy-System besonders wichtig. Optimieren Sie in diesem Fall Ihr Buddy-System: Planen Sie im ersten Monat regelmäßige Videochats ein und reduzieren Sie diese nach und nach, während sich das neue Teammitglied langsam einarbeitet. Machen Sie ihm klar, dass es sich mit allen Fragen, egal wie unwichtig sie erscheinen mögen, immer an seinen Onboarding-Buddy wenden kann und dass regelmäßige Check-ins nur eine Nachricht oder einen Anruf entfernt sind.

Tipp: Setzen Sie für ein reibungsloses Buddy-Erlebnis auf moderne Technologie

Da Buddys auch noch andere wichtige Aufgaben haben, können Sie deren Aufwand durch den Einsatz moderner Technologie verringern. Mithilfe einer Plattform wie Appical können Sie Ihr Onboarding optimieren, Fortschritte verfolgen, automatische Erinnerungen senden und Aufgabenchecklisten erstellen – Effizienz hoch zehn.

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Ein Onboarding-Buddy für Ihr Unternehmen?

Wenn Sie noch kein Onboarding-Buddy-Programm aufgestellt haben, sollten Sie diese Investition erwägen. Neue Teammitglieder, die sich in ihrem neuen Job wohlfühlen, erhalten eine bessere Erfahrung mit dem Unternehmen und erreichen schneller ihre volle Produktivität. Und wer möchte nicht in einem Unternehmen arbeiten, das ein positives Arbeitsumfeld fördert?