Onboarding evalueren: hoe meet je het succes van je programma?

Elke onboarding begint met één belangrijke vraag: "Wanneer is ons onboardingprogramma een succes?" Weten wat je wilt bereiken legt de basis en helpt je te begrijpen wat succes betekent voor jouw organisatie. Of je nu wilt dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, sneller productief zijn of het personeelsverloop wilt verminderen, het is cruciaal om de juiste KPI's te bepalen. Hiermee krijg je inzicht in de effectiviteit van je onboardingprogramma.

‍

Waarom is het belangrijk om de effectiviteit van je onboarding te evalueren?

Wist je dat meer dan de helft (55 procent) van de organisaties de effectiviteit van hun onboardingprogramma's niet meet? (Businesswire) Zonder duidelijke metrics tasten deze bedrijven in het duister en vertrouwen ze op hun onderbuikgevoel, wat kan leiden tot gemiste kansen voor groei en verbetering.

En om eerlijk te zijn: dat onderbuikgevoel wijst ons niet altijd de goede kant op. Uit een rapport van Gallup blijkt dat maar 12% van de werknemers vindt dat hun bedrijf een geweldige onboarding heeft verzorgd.

Door data te verzamelen en te analyseren, kunnen bedrijven waardevolle inzichten opdoen die de verwachtingen van HR in lijn brengen met de werkelijke ervaringen van nieuwe medewerkers. Met concrete metingen kun je het onboardingproces objectief bekijken en aanpassingen maken voor een betere ervaring voor je nieuwe medewerkers. KPI's zijn hierbij een handig hulpmiddel om je succes te meten.

‍

Wat zijn onboarding KPI's?

KPI's, ofwel Key Performance Indicators, zijn meetbare gegevens die je helpen beoordelen of een organisatie haar doelen bereikt. Bij onboarding volgen deze indicatoren specifieke activiteiten en resultaten, zodat je een beter beeld krijgt van hoe effectief het proces is.

Het is handig om je onboarding KPI's SMART te maken:

• Specifiek: weet precies wat je wilt bereiken en meten.
• Meetbaar: zorg ervoor dat je er cijfers aan kunt koppelen.
• Haalbaar: stel realistische en bereikbare doelen.
• Relevant: stem de KPI's af op je algemene doelen.
• Tijdgebonden: geef jezelf een deadline om die doelen te bereiken.

Met SMART KPI's zie je wat goed werkt en waar je misschien veranderingen moet doorvoeren om de onboardingervaring voor nieuwe medewerkers te verbeteren.

‍

4 stappen om het succes van je onboarding te meten en verbeteren

Het hoeft niet moeilijk te zijn om te bepalen hoe succesvol jouw onboardingproces is!  Het draait erom dat je weet wat je wilt bereiken en dat je een duidelijk plan hebt. Hier is een korte samenvatting van de stappen die je kunt nemen:

1. Bepaal het gewenste resultaat
2. Definieer je KPI's
3. Kies hoe je gaat meten
4. Gebruik de resultaten om te verbeteren

Laten we deze stappen samen doorlopen. We geven je ook 5 voorbeelden van KPI’s, inclusief hoe je ze kunt meten en op basis van de resultaten kunt verbeteren.

Stap 1. Bepaal het gewenste resultaat

Voordat je aan KPI's begint, is het belangrijk om helder te hebben wat je wilt bereiken met je onboardingprogramma. Wil je de tijd verkorten die nieuwe medewerkers nodig hebben om operationeel te zijn? Hun verbinding met het team verbeteren? Of het personeelsverloop in het eerste jaar verminderen? Zodra je deze doelen duidelijk hebt, kun je je KPI's hierop afstemmen.

Een handig hulpmiddel om focusgebieden te bepalen is de 6 C's van Onboarding van Talya N. Bauer: Compliance, Clarification, Culture, Connection, Confidence en Checkback. 

Kijk welke elementen aandacht nodig hebben in je programma; dit helpt je om een focus te bepalen.

Hier zijn enkele voorbeelden van doelen:

• Je wilt dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen.
• Je wilt nieuwe medewerkers helpen een netwerk op te bouwen door hen kennis te laten maken met hun collega's.
• Je wilt nieuwe medewerkers zo snel mogelijk operationeel krijgen.
• Je wilt dat nieuwe medewerkers zich sneller verbonden voelen met je organisatie.
• Je wilt de verwachtingen van nieuwe medewerkers managen.
• Je wilt informatieoverload verminderen.
• Je wilt nieuwe medewerkers vóór hun start informeren over je organisatie.

Stap 2. Definieer je KPI's

Zodra je je doelen hebt vastgesteld, is het tijd om KPI's te definiëren waarmee je de voortgang richting die doelen kunt meten. Deze KPI's moeten meetbaar, relevant en actiegericht zijn, zodat je duidelijke data hebt die je helpt bij het nemen van beslissingen.

Hier zijn enkele vragen om je op weg te helpen:

• Welke specifieke metrics geven aan dat je succesvol bent?
  Bijvoorbeeld, als je doel is om het personeelsverloop te verminderen, kan de retentiegraad van nieuwe medewerkers een belangrijke metric zijn.
• Kunnen deze KPI's gemakkelijk in de loop van de tijd worden gevolgd?
  Je hebt KPI's nodig die continue inzichten bieden, zodat je goed geïnformeerde beslissingen kunt nemen. Een KPI zoals "tevredenheid van nieuwe medewerkers" kan bijvoorbeeld worden gemeten met regelmatige enquêtes in verschillende fasen van het onboardingproces.
• Sluiten deze KPI's aan bij je bredere doelen?
  Zorg ervoor dat elke KPI je overkoepelende doelstellingen direct ondersteunt. Als productiviteit het doel is, richt je dan op metrics zoals "tijd tot onafhankelijkheid" of "snelheid tot de eerste significante bijdrage."

>> Scroll naar beneden voor voorbeelden van onboarding KPI's.

Stap 3. Bepaal hoe je gaat meten

Nu je je KPI's hebt gedefinieerd, is het tijd om te beslissen hoe je de gegevens gaat verzamelen en volgen (dit is onderdeel van het SMART maken van je KPI's). Dit houdt in dat je de juiste methoden en tools kiest om de informatie te verzamelen, te monitoren en te analyseren. Hier zijn een paar dingen om over na te denken:

• Welke methoden voor gegevensverzameling ga je gebruiken?
  Enquêtes, check-ins, NPS-scores, Likert-schalen en prestatiebeoordelingen zijn allemaal uitstekende manieren om de inzichten te krijgen die je nodig hebt.
• Hoe vaak ga je meten?
  Het is verstandig om op belangrijke momenten in het onboardingproces in te checken—na de eerste week, na 30 dagen, 60 dagen en 90 dagen—zodat je de voortgang van nieuwe medewerkers kunt volgen.
• Welke tools of platforms kunnen je helpen bij het tracken van deze gegevens?
  Digitale onboardingtools (zoals Appical), HR-software en enquête-tools kunnen het verzamelen van data vereenvoudigen en automatiseren.

Denk kritisch na over je meetmethoden. Een simpele ja/nee-vraag zoals "Vond je de sprekers op de introductiebijeenkomst leuk?" levert niet veel inzicht op. Vraag in plaats daarvan iets als: "Op een schaal van 1 tot 5, hoe goed hielpen je collega’s je om te beginnen?" Dit geeft een veel duidelijker beeld. Volg dit op met open vragen om nog meer inzichten te verkrijgen.

Tip: Meet kleinere onderdelen van het onboardingproces op belangrijke momenten. Controleer voor de eerste werkdag of de nieuwe medewerker zich klaar voelt en de preboardingfase heeft afgerond. Vraag na de eerste week of ze zich comfortabel voelen. Plan een voortgangsgesprek aan het einde van de proeftijd en nog een check-in na 100 dagen. Deze verschillende touchpoints geven je waardevolle inzichten tijdens het onboardingtraject.

Stap 4. Gebruik de resultaten om te verbeteren

Data verzamelen is slechts het begin; de echte waarde ligt in het gebruiken van de resultaten om je onboardingprogramma te verbeteren. Analyseer je KPI’s, ontdek verbeterpunten en pas je proces aan om betere resultaten te behalen.

Hier is hoe je dat kunt aanpakken:

• Analyseer patronen in je data
  Kijk naar trends in de loop van de tijd. Als bijvoorbeeld de retentie na 6 maanden flink daalt, kan dat erop wijzen dat de onboarding niet genoeg langdurige ondersteuning biedt.
• Maak datagedreven aanpassingen
  Als het langer duurt dan verwacht voordat nieuwe medewerkers zelfstandig kunnen werken, kan dat betekenen dat je je trainingsmateriaal moet verbeteren of dat je extra begeleiding moet bieden. Door je te richten op de gebieden waar de KPI's achterblijven, kun je gerichte verbeteringen doorvoeren.
• Test, pas aan en meet opnieuw
  Onboarding is geen statisch proces; het blijft zich ontwikkelen. Blijf je KPI's volgen nadat je verbeteringen hebt aangebracht, zodat je kunt zien of de veranderingen het gewenste effect hebben gehad.

Interne en externe vergelijkingen

Om erachter te komen hoe effectief je onboarding is, is het belangrijk om je resultaten zowel intern als extern te vergelijken. Kijk hoe jouw organisatie door de tijd heen heeft gepresteerd en vergelijk dat met de benchmarks in de industrie. Loop je voorop, of is er ruimte voor verbetering?

Vergeet ook niet om verschillende afdelingen of vestigingen met elkaar te vergelijken, omdat bepaalde teams misschien anders omgaan met jouw onboardingproces. Door feedback vanuit verschillende groepen te verzamelen, krijg je een compleet beeld van wat wel en niet werkt.

PS: Bij Appical helpen we je met dit proces met onze Onboarding Assessment en bieden we je data om te zien hoe je je verhoudt tot andere organisaties in jouw industrie.

‍

Voorbeelden van KPI’s + hoe je ze meet en verbetert

In dit gedeelte van het artikel delen we enkele belangrijke KPI's die vaak worden gebruikt om het succes van onboarding te meten. Daarnaast geven we tips over hoe je deze metrics volgt en het meeste uit je bevindingen haalt. Vergeet niet dat dit slechts voorbeelden zijn; pas ze vooral aan op de unieke behoeften van jouw bedrijf.

Retentiepercentage van nieuwe medewerkers

Retentie is essentieel voor het beoordelen van het succes van onboarding. Hoeveel procent van de nieuwe medewerkers werkt nog bij jouw organisatie na zes maanden of een jaar?

Een hoog retentiepercentage wijst op een effectief onboardingproces dat medewerkers helpt zich gesteund en welkom voelen. Een hoog verloopcijfer kan juist betekenen dat verwachtingen niet goed matchen of dat er te weinig ondersteuning is tijdens de onboarding.

Maak het SMART
Behaal een retentiepercentage van minstens 85% voor medewerkers die hun onboarding binnen het eerste jaar hebben afgerond.

Hoe meet je dit?

Houd een lijst bij van alle nieuwe medewerkers die gedurende een bepaalde periode zijn aangenomen of gebruik een HR-beheersysteem of spreadsheet om de werkstatus van elke nieuwe medewerker te volgen. Het moet de startdatum bevatten en of de medewerker na een jaar nog in dienst is.

Om het retentiepercentage van nieuwe medewerkers te berekenen, deel je het aantal nieuwe medewerkers dat na een bepaalde periode (bijvoorbeeld 6 maanden of 1 jaar) nog in dienst is door het totale aantal medewerkers dat in die periode is aangenomen. Vermenigvuldig het resultaat met 100 om het “retentiepercentage van nieuwe medewerkers” te krijgen.

‍

Hoe hoger dit percentage, hoe waarschijnlijker het is dat je onboardingproces medewerkers helpt zich welkom en in lijn met hun rol te voelen. Een laag retentiepercentage kan juist aangeven dat er problemen zijn in de beginfase van onboarding die aandacht nodig hebben.

Wat doe je met deze info?

Als je lage retentiepercentages ziet, is het tijd om je onboarding- en wervingsprocessen onder de loep te nemen. De cijfers liegen niet: 74% van de medewerkers die op het punt staat te vertrekken, zegt dat hun laatste onboardingervaring saai was, 66% vond het verwarrend, en 64% noemde het een mislukking (Paycheck)).

Een van de grootste problemen? Veel medewerkers voelen zich niet goed getraind. Terwijl 50% van de nieuwe medewerkers overweegt snel te vertrekken, loopt dit zelfs op tot 80% voor mensen die zich door een slechte onboarding niet goed voorbereid voelen.

Laten we een paar belangrijke vragen stellen: Zijn de functieverwachtingen duidelijk tijdens de wervings- en onboardingfase? Zorgt het onboardingprogramma ervoor dat nieuwe medewerkers zich deel van het team voelen? Bereid je nieuwe medewerkers goed voor op hun rol?

Dingen om naar te kijken:

• Functieverwachtingen: Kloppen de functiebeschrijvingen met de rol? Een mismatch in verwachtingen kan leiden tot vroegtijdig vertrek.
• Structuur van onboarding: Is er een duidelijk plan voor de eerste week? Zijn er gedefinieerde doelen voor de eerste 30-60-90 dagen? Met een duidelijk plan weten nieuwe medewerkers wat er van hen verwacht wordt en blijven ze makkelijker op schema.‍
• Personalisatie: Zijn de onboardingervaringen afgestemd op de rol van elke medewerker? Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers de specifieke ondersteuning en middelen krijgen die ze nodig hebben.‍
• Interactiviteit: Is je onboardingprogramma boeiend en leuk? Heeft het interactieve onderdelen zoals quizzen, teambuilding en activiteiten die zorgen voor meer betrokkenheid?‍
• Integratie en verbondenheid: Hebben nieuwe medewerkers vanaf het begin het gevoel dat ze erbij horen? Beoordeel of teambuilding-activiteiten en informele introducties helpen bij het opbouwen van relaties.‍
• Voortdurende feedback en ondersteuning: Wordt er continu feedback gegeven tijdens de eerste maanden? Controleer of medewerkers de nodige tools hebben en of managers actief betrokken zijn bij het onboardingproces.

Vergeet niet om exitgesprekken te houden met medewerkers die vroeg vertrekken—hun feedback helpt je te begrijpen wat er misging. Gebruik hun inzichten om je onboardingprogramma aan te passen en nieuwe medewerkers beter te ondersteunen en duidelijkheid te geven over hun rol.

Wist je dat? Na de implementatie van het onboardingplatform van Appical steeg de gemiddelde score voor het gehele onboardingproces van een 6,9 naar een 8,1!

‍

Medewerkerstevredenheid

Het meten van de tevredenheid van nieuwe medewerkers geeft inzicht in hoe goed jouw onboardingprogramma aansluit bij hun behoeften.

Maak het SMART
Zorg voor een gemiddelde tevredenheidsscore van nieuwe medewerkers van 4,0 of hoger op een 5-puntsschaal binnen de eerste maand van onboarding.

Hoe meet je dit? 

Voor kwantitatieve data kun je een Likert-schaal gebruiken, waarbij deelnemers hun onboardingervaring kunnen beoordelen  op een schaal van 1 tot 5. Je kunt dit specificeren met vragen als: 

Op een schaal van 1 tot 5…

• Hoe goed hebben je collega’s je geholpen om je in de eerste week op je gemak te voelen?
• Hoe comfortabel voelde je je om vragen te stellen tijdens de onboarding?
• Hoe tevreden ben je met de ondersteuning van je manager?

Voor kwalitatieve inzichten kun je open vragen stellen, zoals: “Wat was de grootste uitdaging in je eerste week?”, “Welk onderdeel van de onboarding vond je het meest waardevol?”, en “Wat zou je verbeteren?”

Wat doe je met deze info? 

Door deze data te analyseren, kun je specifieke verbeterpunten identificeren. Als nieuwe medewerkers vaak zeggen dat ze zich overweldigd voelen in de eerste week, kan dat betekenen dat het tempo omlaag moet of dat er meer ondersteunend materiaal nodig is.

Hoor je dat veel nieuwe medewerkers moeite hebben om aansluiting te vinden bij hun team? Dan kan het zinvol zijn om extra teambuilding-activiteiten aan het begin van de onboarding in te plannen. Met deze inzichten kun je de onboardingervaring blijven verbeteren, zodat medewerkers zich goed ondersteund voelen.

‍

Adoptiegraad

Hoeveel nieuwe medewerkers gebruiken jouw onboardingtool actief? Het bijhouden van de adoptiegraad laat zien in hoeverre medewerkers gebruikmaken van de beschikbare bronnen.

Maak het SMART:

Zorg voor een adoptiegraad van 90%, waarbij 90% van de nieuwe medewerkers een account aanmaakt en binnen hun eerste werkweek inlogt in de Appical onboarding app.

Hoe meet je dit?

Met de Appical onboarding app bekijk je de adoptiegraad eenvoudig via je dashboard. Je krijgt inzichten in:

• Nieuwe gebruikers: hoeveel nieuwe medewerkers hebben een account aangemaakt?
• Inlogpercentage: welk percentage nieuwe medewerkers heeft ingelogd?
• Inlogmoment: wanneer logden ze in, en hoe verhoudt dit zich tot hun startdatum? Dit geeft je een beeld van hoe de preboardingperiode wordt benut.

Wat doe je met deze info? 

Begin met kleine aanpassingen om de adoptiegraad te verhogen. Een klant zag de adoptie met 10% stijgen door ons onboardingplatform in de welkomstmail van onderaan naar bovenaan te verplaatsen. Deze simpele verandering maakte de tool zichtbaarder en aantrekkelijker voor nieuwe medewerkers.

Bovendien helpt het om Appical—of welk platform je ook gebruikt—vanaf het begin in te zetten in het wervingsproces. Bespreek het in sollicitatiegesprekken, benoem het in vacatureteksten, en vermeld het in het arbeidscontract.

[.callout-small]Meer tips voor het verhogen van de adoptiegraad van je onboardingplatform? Check onze blog![.callout-small]

‍

Voltooiingspercentage

Hoeveel nieuwe medewerkers maken jouw onboardingprogramma helemaal af? Het bijhouden van deze KPI laat zien of medewerkers betrokken blijven en helpt je te begrijpen wanneer ze afhaken.

Maak het SMART:

Bereik een voltooiingspercentage van 85% of hoger, waarbij 85% van de nieuwe medewerkers het volledige onboardingprogramma binnen hun eerste 30 dagen afrondt.

Hoe meet je dit? 

Met de Appical onboarding app kan je dit eenvoudig bekijken:

• Gemiddelde voortgang van kijkers: dit toont hoeveel pagina's nieuwe medewerkers hebben bekeken.
• Tijd per hoofdstuk: dit laat zien hoe lang medewerkers aan elk onderdeel besteden en hoe vaak ze terugkomen.
• Afhaakmomenten: hiermee zie je waar nieuwe medewerkers het onboardingproces het vaakst verlaten.

Wat doe je met deze info? 

Merk je dat medewerkers afhaken? Duik wat dieper in je analytics en overweeg om de gegevens te filteren op verschillende groepen—zoals per land of afdeling—om het probleem echt te begrijpen.

De manier waarop je je platform hebt ingericht, kan de betrokkenheid enorm beïnvloeden. Stel jezelf daarom de volgende vragen:

• Zijn de titels pakkend en duidelijk genoeg om aandacht te trekken?
• Weten nieuwe medewerkers wanneer ze naar het volgende onderdeel moeten klikken?
• Werken alle video's, afbeeldingen en emoji’s?
• Is je dashboard gebruiksvriendelijk en aantrekkelijk genoeg om medewerkers te blijven motiveren?

Een van onze klanten ontdekte bijvoorbeeld dat hun compliance-training niet aansloeg bij nieuwe medewerkers. Door enkele gamification-elementen toe te voegen, schoot de betrokkenheid omhoog. Het werd zelfs het populairste deel van hun onboarding.

Onthoud: data vertelt veel, maar niet alles. Als je ondanks je analyses nog steeds afhaakmomenten ziet, aarzel dan niet om directe feedback te vragen aan je medewerkers. Soms kan een simpel gesprek de echte oorzaak blootleggen.

[.callout-small]Meer tips? Lees onze blog voor 5 strategieën om de betrokkenheid met je app te verhogen![.callout-small]

‍

Tijd tot onafhankelijkheid

Deze KPI meet hoe snel nieuwe medewerkers hun taken zelfstandig kunnen uitvoeren. Dit is het moment waarop ze zonder toezicht kunnen werken en actief bijdragen aan de resultaten van het bedrijf.

De kernvraag is: na hoeveel weken of maanden kan een medewerker volledig zelfstandig werken?

Maak het SMART
Verkort de gemiddelde tijd die nieuwe medewerkers nodig hebben om zelfstandig taken uit te voeren tot 90 dagen of minder binnen de onboardingperiode.

Hoe meet je dit?

Stel een periode vast, bijvoorbeeld 3 of 6 maanden, en meet hoe lang het duurt voordat nieuwe medewerkers zelfstandig kunnen werken. Kijk naar het moment waarop ze taken kunnen uitvoeren, projecten kunnen beheren of beslissingen kunnen nemen zonder constante begeleiding. Verzamel deze informatie door feedback van managers te vragen of door hun prestaties te observeren.

Wat doe je met de resultaten?

Als medewerkers langer nodig hebben om zelfstandig te worden dan verwacht, kan dit betekenen dat ze meer training nodig hebben of dat de rolverwachtingen duidelijker moeten zijn. Het kan ook zijn dat de trainingsmaterialen niet goed aansluiten op wat de functie vraagt.

Door de tijd die nieuwe medewerkers nodig hebben om zelfstandig te werken te verkorten, verhoog je de productiviteit en betrokkenheid binnen teams. Als je vertragingen in dit proces herkent, kun je gerichte ondersteuning en middelen aanbieden, wat de algehele efficiëntie verbetert.

Tip: Vergeet niet dat sommige functies meer tijd nodig hebben om volledig zelfstandig uit te voeren.

‍

Conclusie

Een goed onboardingprogramma vormt de basis voor langdurige betrokkenheid en werkplezier bij je medewerkers. En met data aan je zijde heb je inzicht in hoe goed je onboardingproces werkt. Op deze manier verfijn je jouw aanpak en stem je het af op de behoeften en verwachtingen van nieuwe medewerkers.

Overweeg een onboardingtool die de data voor je bijhoudt en feedback verzamelt. Functies zoals voortgangstracking en feedbackintegratie helpen om belangrijke momenten in de onboarding te meten. Zo voer je eenvoudig betekenisvolle aanpassingen door die de ervaringen van nieuwe medewerkers écht verbeteren.