AKD: «Nos enfocamos aún más en lo que necesitan los nuevos empleados»

¿El desafío definitivo? Darles una cálida bienvenida a todos los nuevos empleados en 3 países

AKD es uno de los bufetes de abogados más grandes de los Países Bajos, que ofrece servicios de notaría y asesoramiento fiscal, con una fuerte presencia en el Benelux. AKD tiene oficinas en los Países Bajos, Bélgica y Luxemburgo, empleando a más de 500 profesionales. En promedio, se contratan 15 nuevos empleados cada mes, lo que equivale a 180 nuevos contratados por año.

El principal desafío en AKD se centraba en aliviar la carga de los responsables y compañeros, haciendo que la incorporación de nuevos empleados fuera realmente agradable. Inicialmente, la aplicación de integración se utilizaba principalmente con fines prácticos, enfocándose en los diversos departamentos de soporte dentro de AKD. Ahora, el enfoque se ha desplazado hacia las necesidades de los nuevos empleados al comenzar: ¿cómo pueden sentirse como en casa lo antes posible?

Los primeros resultados del nuevo programa de onboarding

Como resultado de este enfoque, hemos visto algunos resultados fantásticos. El número de preguntas prácticas de los nuevos empleados ha disminuido significativamente, y compartir información a través de la aplicación ha ayudado a aliviar los nervios en los primeros días. Los nuevos contratados ahora tienen una comprensión clara de qué esperar durante sus primeros tres meses, y el día de introducción se percibe como un comienzo divertido, informativo y útil en AKD.

¿Cómo configuró AKD su proceso de onboarding?

Ronald Ermes, Asesor Empresarial en AKD y líder del proyecto del nuevo programa de onboarding, abrazó este proyecto con entusiasmo. Es genial ver cuánta atención al detalle, entusiasmo y determinación se han puesto en esto. "Por supuesto, comenzamos reuniendo al equipo de proyecto más diverso posible. ¿Quién puede agregar valor al proyecto desde sus respectivos roles?" Ronald explica.

«Luego de mapear el proceso de onboarding existente", continúa Ronald. "Realizamos entrevistas en toda la oficina y hablamos con entre 20 y 30 personas, incluidos socios, gerentes y un gran grupo de nuevos contratados. Les hicimos a todos las mismas preguntas y comenzamos el proceso creativo a partir de ahí».

«Poco a poco, quedó más claro cómo se implementaría el programa de incorporación desde el momento de la firma hasta los primeros 90 días", dice Ronald. "Y así comenzó a rodar la pelota. Al mismo tiempo, el equipo de proyecto verificaba continuamente con un grupo de compañeros para asegurarse de que todo avanzaba en la dirección correcta».

Nuevo puesto: Oficial de Onboarding

Durante el proyecto, el equipo se dio cuenta de que un buen programa de onboarding depende de alguien que sea responsable de todo el plan de acogida. Como resultado, Ingmar Kamman ha pasado de su cargo de Oficial de Recursos Humanos a un nuevo puesto como Oficial de Onboarding en AKD. Es responsable de parte del proceso de preboarding y de todo el programa de onboarding.

«En los primeros tres meses, gestiono varios aspectos del proceso de onboarding. Me aseguro de que los nuevos colegas estén bien informados antes de su primer día de trabajo. Esto incluye gestionar sus expectativas, así como informar a los gerentes y colegas directos. Además, me aseguro de que todos los asuntos prácticos, como proporcionar computadoras portátiles, pases de acceso y acceso al sistema, estén arreglados con los departamentos responsables de estos asuntos."

Consejos para configurar tu plan de acogida

Ronald sugiere analizar más de cerca a los nuevos colegas que se han unido recientemente al equipo. "¿Qué les falta? Basándote en esa información, puedes tomar decisiones sobre cómo quieres configurar tu nuevo programa de onboarding."

También es importante recopilar información no solo de los nuevos contratados, sino también de los gerentes y compañeros de trabajo. Ronald también aconseja buscar inspiración en otras empresas y sectores. "Mira a tu alrededor, ¿qué hay ya disponible? Pero también atrévete a ajustar tu opinión. Mejora continuamente el proceso."

«El evento Onboard Ámsterdam fue muy inspirador para mí. Allí encontré una idea interesante: ¡la tarjeta de bingo! Es una herramienta útil para que los nuevos colegas conozcan nuestra organización más rápido».

¿Cómo son las actividades de integración en AKD ahora?

Actividades en línea en AKD

Como AKD ya había estado utilizando la aplicación Appical durante algún tiempo, también la analizaron críticamente. Gran parte de la información ya no estaba actualizada. 'Así que básicamente dijimos: vamos a limpiarla y a reconstruir sobre la aplicación existente.' Y así se hizo.

Con la ayuda de uno de los consultores de Appical, la aplicación fue reevaluada, actualizada y completada con información. Ronald: "Los nuevos cambios recibieron comentarios positivos de inmediato"

«Exprimimos al máximo las diversas funcionalidades que nos ofrece la aplicación Appical, como el uso de fotos, videos y gamificación, sacándole el jugo a cada una de ellas. La idea original de Appical ya es fantástica, pero al emplearla de esta manera, creo que estamos realmente a la vanguardia en este aspecto».

Ingmar añade: «Gestionamos las expectativas de los nuevos empleados a través de la aplicación. Les brindamos una visión clara de lo que pueden esperar en su primer día y en las primeras semanas, así como los entrenamientos que deben completar. Además, la aplicación también proporciona información sobre la estructura organizativa de nuestra oficina, incluidos sus diversos departamentos de soporte y grupos de práctica."

Actividades Presenciales en AKD:

«Un momento crucial en nuestro proceso de integración es el Día de Bienvenida, donde recibimos a nuestros nuevos colegas y les brindamos una sólida comprensión de AKD. Este evento se lleva a cabo mensualmente en nuestra sede en Rotterdam (¡44 pisos de altura!). Todos los nuevos empleados, independientemente de su posición o ubicación, son bienvenidos».

«Incluso antes de que el Día de Bienvenida tenga lugar, los nuevos empleados reciben una sorpresa en su buzón: una barra de chocolate con un toque digital, ya que contiene un código QR que lleva a un video de bienvenida de nuestros miembros del consejo».

«Comenzamos el Día de Bienvenida con un programa de entrevistas con varios invitados y lo concluimos con una cena. En el transcurso del día, ofrecemos actividades divertidas y útiles, junto con diversas presentaciones. Además, brindamos a todos la oportunidad de pasar la noche en Rotterdam».

«Otras actividades presenciales incluyen entrenamiento, y por ejemplo, el juego de bingo con el que alentamos a los nuevos empleados a conocer a sus colegas y la oficina de manera más rápida. Esto incluye reuniones informales con colegas o con miembros del consejo», añade Ingmar.

Evaluación tras los primeros 3 Meses:

Un componente final importante son las conversaciones de evaluación. Ingmar habla con cada empleado después de los primeros 3 meses, proporcionando retroalimentación valiosa. «Lo más importante para mí es cómo les va a los nuevos empleados. ¿Están disfrutando su trabajo? ¿Están comprometidos? ¿Cómo ha sido su interacción con su supervisor?».

«Además, me enfoco en los procesos: ¿Cómo fue la transición desde la firma del contrato hasta el primer día? ¿Qué tal fue el Día de Bienvenida? ¿Y el período posterior? Esta información nos ayuda a mejorar continuamente el programa de integración».