AKD: "Wir konzentrieren uns noch mehr darauf, was neue Teammitglieder brauchen

Die ultimative Herausforderung? Allen neuen Teammitglieder in 3 Ländern einen herzlichen Empfang zu bereiten

AKD ist eine der größten Anwaltskanzleien in den Niederlanden, die notarielle und steuerliche Beratungsdienste anbietet und in den Beneluxländern stark vertreten ist. AKD hat Niederlassungen in den Niederlanden, Belgien und Luxemburg und beschäftigt über 500 Fachleute. Jeden Monat werden durchschnittlich 15 neue Teammitglieder eingestellt, was 180 Neueinstellungen pro Jahr entspricht.

Die Herausforderung bei AKD bestand vor allem darin, Vorgesetzte und Kollegen zu entlasten und den Start als neuer Mitarbeiter bei AKD wirklich angenehm zu gestalten. Anfänglich wurde onboardingapp vor allem für praktische Zwecke genutzt, wobei der Schwerpunkt auf den verschiedenen Unterstützungsabteilungen innerhalb von AKD lag. Jetzt geht es viel mehr darum, was die neuen Teammitglieder brauchen, wenn sie anfangen: Wie können sie sich so schnell wie möglich zu Hause fühlen?

Die ersten Ergebnisse des neuen Onboarding-Programms

Als Ergebnis dieses Ansatzes haben wir einige fantastische Ergebnisse erzielt. Die Zahl der praktischen Fragen von neuen Mitarbeitern Teammitglieder ist deutlich zurückgegangen, und der Informationsaustausch über die App hat dazu beigetragen, die Nerven am ersten Tag zu beruhigen. Die neuen Mitarbeiter haben nun eine klare Vorstellung davon, was sie in den ersten drei Monaten erwartet, und der Einführungstag wird als ein unterhaltsamer, informativer und nützlicher Start bei AKD angesehen.

Wie hat der AKD den Onboarding-Prozess gestaltet?

Ronald Ermes, Business Adviser bei AKD und Projektleiter des neuen Onboarding-Programms, hat dieses Projekt mit Begeisterung angenommen. Es ist großartig zu sehen, wie viel Liebe zum Detail, Enthusiasmus und Tatkraft in dieses Projekt geflossen sind. "Natürlich haben wir zunächst ein möglichst vielfältiges Projektteam zusammengestellt. Wer kann in seiner jeweiligen Rolle einen Mehrwert für das Projekt schaffen?" erklärt Ronald.

"Dann haben wir den bestehenden Onboarding-Prozess aufgezeichnet", fährt Ronald fort. "Wir führten am gesamten Standort Interviews durch und sprachen mit 20 bis 30 Personen, darunter Partner, Manager und eine große Gruppe von Neueinstellungen. Wir stellten allen die gleichen Fragen und begannen den kreativen Prozess von da an".

"Nach und nach wurde klarer, wie das Onboarding-Programm vom Zeitpunkt der Unterzeichnung bis zu den ersten 90 Tagen umgesetzt werden sollte", sagt Ronald. "Und so kam der Ball ins Rollen. Gleichzeitig hat sich das Projektteam kontinuierlich mit einer Gruppe von Kollegen abgestimmt, um sicherzustellen, dass alles in die richtige Richtung läuft."

Brandneue Position: Onboarding-Beauftragter

Während des Projekts wurde dem Team klar, dass ein gutes Onboarding-Programm jemanden braucht, der für den gesamten Onboarding-Prozess verantwortlich ist. Daher wechselte Ingmar Kamman von seiner Rolle als HR-Beauftragter in eine brandneue Position als Onboarding-Beauftragter bei AKD. Er ist für einen Teil des Preboarding-Prozesses und das gesamte Onboarding-Programm verantwortlich.

"In den ersten drei Monaten kümmere ich mich um verschiedene Aspekte des Onboarding-Prozesses. Ich sorge dafür, dass die neuen Kollegen vor ihrem ersten Arbeitstag gut informiert sind. Dazu gehört, dass ich ihre Erwartungen steuere und auch die Vorgesetzten und direkten Kollegen informiere. Außerdem sorge ich dafür, dass alle praktischen Angelegenheiten, wie die Bereitstellung von Laptops, Zugangsausweisen und Systemzugängen, mit den dafür zuständigen Abteilungen geregelt werden.

Tipps für die Einrichtung Ihres Onboarding-Programms

Ronald schlägt vor, neue Kollegen, die erst kürzlich zum Team gestoßen sind, genauer unter die Lupe zu nehmen. "Was vermissen sie? Auf der Grundlage dieser Informationen können Sie entscheiden, wie Sie Ihr Einarbeitungsprogramm für neue Mitarbeiter gestalten wollen."

Außerdem ist es wichtig, nicht nur von neuen Mitarbeitern, sondern auch von Managern und Kollegen Anregungen einzuholen. Ronald rät auch dazu, sich von anderen Unternehmen und Branchen inspirieren zu lassen. "Schauen Sie sich um, was gibt es schon? Aber trauen Sie sich auch, Ihre Meinung zu ändern. Verbessern Sie den Prozess kontinuierlich."

"Die Veranstaltung Onboard Amsterdam war für mich sehr inspirierend. Dort bin ich auf eine interessante Idee gestoßen - die Bingokarte! Es ist ein hilfreiches Instrument für neue Kollegen, um unsere Organisation schneller kennenzulernen."

What do the onboarding activities at AKD look like now

Online-Aktivitäten bei AKD

Da der AKD die Appical-App bereits seit einiger Zeit nutzte, wurde sie auch kritisch betrachtet. Viele der Informationen waren nicht mehr aktuell. Also haben wir gesagt: Wir machen reinen Tisch und bauen auf die bestehende App auf. Und so wurde es gemacht.

Mit Hilfe eines Beraters von Appical wurde die App neu bewertet und mit Informationen gefüllt. Ronald: "Die neuen Änderungen stießen sofort auf positives Feedback.

Ingmar fügt hinzu: "Über die App steuern wir die Erwartungen der neuen Teammitglieder . Was erwartet sie an ihrem ersten Tag, in den ersten Wochen und welche Schulungen sollten sie absolvieren. Darüber hinaus enthält die App auch Informationen darüber, wie unser Büro mit seinen verschiedenen Support-Abteilungen und Praxisgruppen organisiert ist.

Die Offline-Aktivitäten des AKD

"Ein wichtiger Moment in unserem Einführungsprozess ist der Einführungstag, an dem wir neue Kollegen herzlich willkommen heißen und ihnen ein gutes Verständnis für AKD vermitteln. Unser Einführungstag findet jeden Monat in unserem Büro in Rotterdam (44 Stockwerke hoch!) statt. Dieser Tag findet für alle neuen Teammitglieder statt, unabhängig von ihrer Position oder dem Ort, an dem sie arbeiten werden."

"Noch vor dem Einführungstag erhalten die neuen Teammitglieder eine Tafel Schokolade in ihrem Briefkasten. Das Ganze hat einen 'digitalen Touch', denn auf der Verpackung befindet sich ein QR-Code mit einem Willkommensvideo unserer Vorstandsmitglieder."

"Wir beginnen den Einführungstag mit einer Talkshow mit verschiedenen Gästen und beenden ihn mit einem Abendessen. Dazwischen gibt es lustige und nützliche Aktivitäten und verschiedene Präsentationen. Darüber hinaus bieten wir allen die Möglichkeit, in Rotterdam zu übernachten.

"Andere Offline-Aktivitäten sind Schulungen und zum Beispiel die Bingokarte, mit der wir neue Teammitglieder ermutigen, die Kollegen und das Büro schneller kennen zu lernen. Denken Sie an einen Drink, einen Spaziergang mit Kollegen oder ein Treffen mit dem Vorstand", sagt Ingmar.

Eine wichtige letzte Komponente: Evaluierungsgespräche

Ingmar spricht mit jedem Mitarbeiter nach den ersten 3 Monaten. Jeder neue Mitarbeiter bekommt ein Beurteilungsgespräch, auch Praktikanten. Und das gibt wertvolles Feedback.

"Das Wichtigste für mich ist, wie es jemandem geht, das ist meiner Meinung nach die Basis. Hat man Spaß, ist man wirklich engagiert bei der Arbeit oder gibt es irgendwo noch große Fragezeichen? Wie ist der Kontakt zu deinem Vorgesetzten?"

"Darüber hinaus konzentriere ich mich auf die Prozesse: Wie haben Sie die Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und Ihrem ersten Arbeitstag erlebt? Wie hat Ihnen der Einführungstag gefallen? Und die Zeit danach? Dieser Input hilft uns, das Onboarding-Programm kontinuierlich zu verbessern."