AKD: 'We focussen ons nog meer op wat nieuwe medewerkers nodig hebben'

De ultieme uitdaging? Alle nieuwe Medewerkers in 3 landen een warm welkom geven

AKD is een van de grootste advocaten-, notarissen-, en belastingadvieskantoren in Nederland, met een stevige footprint in de Benelux. AKD heeft vestigingen in Nederland, België en Luxemburg en bij het kantoor werken ruim 500 professionals. Elke maand worden er gemiddeld 15 nieuwe medewerkers aangenomen, wat neerkomt op 180 nieuwe medewerkers per jaar.

De uitdaging bij AKD zat hem voornamelijk in het ontzorgen van leidinggevenden en directe collega’s, maar ook in het écht leuk maken om te starten bij AKD als nieuwe medewerker. Eerst werd de onboardingapp vooral praktisch ingezet, met een focus op de verschillende supportafdelingen binnen AKD. Nu ligt de aandacht veel meer op wat nieuwe medewerkers nodig hebben als ze starten: hoe voelen zij zich zo snel mogelijk thuis?

De eerste resultaten van het nieuwe onboardingtraject

Deze aanpak zorgde al snel voor mooie resultaten. Welke dat zijn? Het aantal vragen over praktische zaken is drastisch afgenomen. Tegelijkertijd neemt het delen van deze informatie via de app de zenuwen voor de eerste dag(en) ook grotendeels weg. Nieuwe medewerkers weten wat hen de eerste 3 maanden te wachten staat en de introductiedag wordt gezien als een leuke, informatieve en nuttige start bij AKD.

Hoe heeft AKD de onboarding opgezet?

Ronald Ermes, Business Adviser bij AKD en projectmanager van het nieuwe onboardingprogramma, heeft dit project met beide handen aangegrepen. Het is mooi om te zien met hoeveel oog voor detail, enthousiasme en gedrevenheid dit is neergezet. “Uiteraard zijn we eerst begonnen met het samenstellen van een zo divers mogelijk projectteam. Wie kan er vanuit zijn of haar functie iets toevoegen aan het project?”

“Vervolgens is de bestaande onboardingprocedure in kaart gebracht", vertelt Ronald. “We hebben kantoorbreed interviews afgenomen en tussen de 20 en 30 mensen gesproken. Denk hierbij aan partners, leidinggevenden en een grote groep mensen die net gestart zijn. We stelden iedereen dezelfde vragen en zijn daarna het creatieve proces gestart.”

“Langzamerhand werd het steeds duidelijker hoe het onboardingprogramma van het moment van tekenen tot en met de eerste 90 dagen ingevuld ging worden.” En zo is het balletje gaan rollen. Tegelijkertijd checkte de projectgroep continu bij een groep collega’s of alles de juiste kant op ging.

Een gloednieuwe functie: Onboarding Officer

Ook kwam het team er gedurende het project achter dat een goed onboardingprogramma valt of staat met iemand die verantwoordelijk is voor het complete onboardingproces. En zo is Ingmar Kamman vanuit zijn functie als HR Officer doorgegroeid naar een gloednieuwe functie als Onboarding Officer bij AKD. Hij is verantwoordelijk voor een deel van de preboarding- en het gehele onboardingprogramma.

“In de eerste 3 maanden regel ik verschillende onderdelen die komen kijken bij de onboarding. Ik zorg ervoor dat nieuwe collega’s goed geïnformeerd zijn voor hun eerste werkdag. Daarbij hoort het managen van de verwachtingen die zij hebben, maar ook het informeren van leidinggevenden en directe collega’s. Verder zorg ik ervoor dat alle praktische zaken, zoals een laptop, toegangspas en toegang tot systemen, geregeld worden de afdelingen die hiervoor verantwoordelijk zijn.”

Tips voor het inrichten van jouw onboardingprogramma

Als tip geeft Ronald mee dat het van groot belang is dat je kijkt naar de nieuwe collega’s die net zijn gestart. "Wat missen zij? Op basis van die informatie kun je keuzes maken over hoe je jouw nieuwe onboardingprogramma wil inrichten.”

En dat geldt niet alleen voor de informatie vanuit nieuwe collega’s, maar ook vanuit leidinggevenden en directe collega’s. Ook adviseert hij om inspiratie op te doen bij andere bedrijven en andere sectoren. “Kijk om je heen, wat is er allemaal al een keer verzonnen? Maar durf ook je mening bij te stellen. Blijf het proces continu verbeteren."

“Het event Onboard Amsterdam was voor mij heel inspirerend. Daar pikte ik het idee op van de bingokaart. Dit is een goede tool om nieuwe collega’s sneller kennis te laten maken met de organisatie.”

Hoe zien de onboardingactiviteiten bij AKD er nu uit?

De online activiteiten bij AKD

Omdat AKD al langer met de app van Appical werkte, hebben ze ook hier kritisch naar gekeken. Veel informatie was niet meer actueel. “Toen hebben we eigenlijk gezegd: we vegen hem helemaal schoon en we gaan de bestaande app doorbouwen.” Zo gezegd, zo gedaan.

Met de hulp van een van Appical's consultants werd de app opnieuw geëvalueerd en gevuld met informatie. Ronald: "De nieuwe veranderingen werden meteen positief ontvangen."

"We maken optimaal gebruik van de verschillende mogelijkheden die de Appical app ons biedt, zoals het gebruik van foto's, video's en gamification. We gebruiken de app optimaal. Het idee van Appical is al fantastisch. Maar om het dan ook nog op deze manier in te zetten; ik denk dat we wat dat betreft al behoorlijk gevorderd zijn."

Ingmar adds, “We manage the expectations of new employees through the app. What can you expect on your first day, the first weeks, and which trainings you should complete. In addition, the app also contains information about how our office is organized with its various support departments and practice groups.”

Ingmar vult aan: "We managen de verwachtingen van nieuwe medewerkers via de app. Wat kun je verwachten op je eerste dag, de eerste weken en welke trainingen moet je wanneer doen? En daarnaast bevat de app ook informatie over hoe ons kantoor ingedeeld is met de verschillende supportafdelingen en vakgroepen.”

De offline activiteiten bij AKD

"Een belangrijk moment in ons inwerkproces is de introductiedag, waar we nieuwe collega's een warm welkom heten en hen een goed beeld geven van AKD. Onze introductiedag vindt elke maand plaats op ons kantoor in Rotterdam (44 verdiepingen hoog!). Deze dag wordt gehouden voor alle nieuwe Medewerkers, ongeacht hun functie of locatie waar ze gaan werken."

"Nog voor de introductiedag plaatsvindt, ontvangen nieuwe medewerkers een chocoladereep in hun brievenbus. Daar zit “een digitaal tintje” aan. Er staat namelijk een QR-code op de verpakking met een welkomstvideo van onze bestuursleden.”

“We starten de introductiedag met een talkshow met verschillende gasten en eindigen met een diner. Tussendoor vinden er leuke en nuttige activiteiten plaats en zijn er diverse presentaties. Daarnaast bieden we iedereen de mogelijkheid om te overnachten in Rotterdam."

“Andere offline activiteiten zijn trainingen en bijvoorbeeld de bingokaart waarmee we nieuwe medewerkers stimuleren om sneller collega’s en het kantoor te leren kennen. Denk aan een borrel, een rondje wandelen met collega’s, of het ontmoeten van het bestuur", vertelt Ingmar.

Een belangrijk laatste onderdeel: evaluatiegesprekken

Ingmar spreekt iedere medewerker na de eerste 3 maanden. Elke nieuwe medewerker krijgt een evaluatiegesprek, ook stagiaires. En dat zorgt voor waardevolle feedback.

"Het belangrijkste vind ik hoe het met iemand gaat, dat is naar mijn idee de basis. Heb je het naar je zin, ben je echt bezig met je werk of zijn er nog ergens grote vraagtekens bij? Hoe is het contact met je leidinggevende?"

"Daarnaast ga ik in op de processen: Hoe heb je de tijd tussen het tekenen van je contract en je eerste dag ervaren? Hoe vond je de introductiedag? En de periode daarna? Deze input helpt ons om het onboardingprogramma continu te verbeteren."