Van 4 C's naar 7 C's: dit zijn de essentiële elementen voor een geweldige onboarding

Wat zijn de 4 C’s van onboarding?

Onboarding is cruciaal voor de prestaties, betrokkenheid en loyaliteit van werknemers. Een goede onboarding kan het personeelsbehoud met 82% verbeteren en de productiviteit met meer dan 70% verhogen (Brandon Hall Group). Maar om onboarding effectief te maken, moet je de verschillende dimensies begrijpen. Hier komen de 4 C’s van pas.

Het 4 C's-model, ontwikkeld door professor en onderzoeker Talya Bauer, bevat vier essentiële elementen: culture (cultuur), connection (verbinding), clarification (verduidelijking), en compliance (beleid en regels)). Deze vier elementen vormen de basis voor een succesvol onboardingproces.

Maar voordat we de betekenis van elke C uitleggen, willen we eerst wat verwarring uit de weg ruimen.

4, 6 of 7 C’s?

Misschien heb je al eerder over dit framework gehoord, onder de naam de 4C’s van onboarding, de 6 C’s of zelfs de 7 C’s. Dus, hoeveel C’s zijn er nu echt?

Het originele framework, ontwikkeld door Bauer, bestond uit 4 C's. Later voegde Bauer zelf nog twee C’s toe: confidence (vertrouwen) en checkback (terugkoppeling). En de laatste C? Die hebben wij bij Appical toegevoegd, omdat we creativiteit (creativity) een essentieel onderdeel van het onboardingproces vinden.

Maar voor de eenvoud noemen we dit framework “de 7 C’s”. 

Laten we nu elk van de C’s bekijken.

De 7 C’s zijn:

• Compliance (beleid en regels)
• Culture (cultuur)
• Connection (verbinding)
• Clarification (verduidelijking)
• Confidence (zelfvertrouwen)
• Checkback (terugkoppeling)
• Creativity (creativiteit)

Maak kennis met de C’s

Dit gedeelte biedt een overzicht van elk onderdeel van het framework. Wil je meer gedetailleerde informatie over elke C? Gelukkig hebben we al een aparte blog geschreven voor elk onderdeel, met tips over hoe je het kunt implementeren in jouw onboardingproces. Je vindt een link naar de blog over elke C aan het einde van het bijbehorende gedeelte, of klik op de bovenstaande links.

[.callout-small]Lees ons whitepaper voor best practices: Zo creëer je een succesvol onboardingtraject met het 6 C's model[.callout-small]

‍

📋Compliance (beleid en regels)

Laten we beginnen met compliance, want dit legt de basis voor ieder onboardingtraject. Compliance omvat verplichte taken die moeten worden afgerond. Denk aan zaken zoals het invullen van alle benodigde documenten en contactgegevens, en het regelen van essentiële zaken zoals werktelefoons of laptops. Ook arbeidsvoorwaarden en pensioenplannen vallen hieronder.

Compliance is cruciaal tijdens onboarding, omdat het taken betreft die juridische consequenties kunnen hebben als ze niet correct worden uitgevoerd. Zo kan het aanname- en onboardingproces afhangen van de nationaliteit of visumstatus van de werknemer - de stappen voor een Nederlandse medewerker zullen anders zijn dan die voor een internationale medewerker. Het is essentieel om op deze verschillende scenario's voorbereid te zijn voordat verdere stappen worden genomen, om een soepele onboarding te garanderen.

Veel van deze informatie moet al vroeg in het proces worden gedeeld. Om het zowel voor werkgevers als werknemers overzichtelijk te houden, kan dit worden gepresenteerd in de vorm van een checklist.

[.callout-small]Voor meer informatie en best practices op het gebied van compliance, kun je hier terecht. [.callout-small]

💙 Culture (cultuur)

De werkcultuur is de omgeving die wordt gecreëerd door de waarden, gedragingen en houdingen binnen een organisatie.

Hoewel het lastig is om zo'n ongrijpbaar concept vast te leggen, weerspiegelt de cultuur van een werkplek zich in haar beleid en medewerkers. Hoe begroeten collega's elkaar in de gang? Met welke toon communiceren ze en is het oké om emoji's te sturen? Dit alles zegt iets over de cultuur van een bedrijf of organisatie.

Een positieve werkcultuur kenmerkt zich door het prioriteren van de gezondheid en het welzijn van medewerkers, bijvoorbeeld door secundaire arbeidsvoorwaarden op het gebied van welzijn, een goede balans tussen werk en privé, open communicatie, empathie en vertrouwen. Dit maakt een bedrijf niet alleen aantrekkelijk om voor te kiezen en te blijven werken, maar bevordert ook het welzijn en de productiviteit van medewerkers.

Cultuur kan al vroeg in het onboardingproces worden geïntegreerd. Je kunt de bedrijfscultuur al tijdens het sollicitatiegesprek introduceren en onderzoeken of er een match is. Eenmaal aangenomen, zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker al direct leert over de bedrijfscultuur, bijvoorbeeld door hen tijdens de preboarding te informeren over de missie en waarden van het bedrijf.

[.callout-small]Wil je meer weten over hoe je cultuur in je onboardingproces integreert? Bekijk onze blog.[.callout-small]

🔌 Connection (verbinding)

Het is geen nieuws dat mensen vriendschappen en betekenisvolle verbindingen nodig hebben om te gedijen, maar misschien minder bekend is dat dit ook geldt voor de werkomgeving. Sterker nog, mensen die een goede, of zelfs beste, vriend hebben op het werk zijn meer tevreden met hun werkplek en zijn minder geneigd om naar een andere baan te zoeken (Gallup). Hier komt Connectie om de hoek kijken - dit is essentieel voor het opbouwen van een vertrouwensrelatie met een bedrijf en collega's.

Twee belangrijke voordelen van betekenisvolle verbindingen en vriendschappen op de werkvloer zijn werknemersgeluk en betrokkenheid.

Verbindingen kunnen al vroeg worden gevormd in medewerkersreis, door nieuwe medewerkers tijdens de preboardingfase voor te stellen aan hun toekomstige collega's. Eenmaal gestart, kan iets simpels zoals een uitnodiging voor de lunch, een wandeling, of zelfs gewoon een kort gesprek in de gang een goede manier zijn om iemand zich welkom te laten voelen.

[.callout-small]Voor meer tips over hoe je verbindingen in de werkomgeving kunt bevorderen, zie onze blog over connectie.[.callout-small]

🤔 Clarification (verduidelijking)

Begrijpt jouw nieuwe medewerker zijn of haar nieuwe rol en verantwoordelijkheden, en die van hun collega's? Daar draait clarification om. En hoewel het vanzelfsprekend lijkt dat iemand die een nieuwe baan begint op de hoogte wordt gebracht van zijn of haar verantwoordelijkheden, laten de cijfers iets anders zien - 50% van de werknemers in verschillende sectoren worstelt met duidelijkheid over hun rol in het bedrijf (Effectory).

Deze cijfers zijn zorgwekkend, vooral gezien het belang van duidellijkheid. Dit voorkomt misverstanden, bouwt vertrouwen op en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit.

Clarification begint al vroeg in het onboardingproces. Zorg dat je jouw medewerkers al vroeg in het onboardingproces goed informeert over hun rollen en taken, evenals die van hun collega's. Verheldering gaat echter verder dan alleen de taken - het omvat ook praktische zaken zoals kledingvoorschriften, werktijden en andere belangrijke informatie met betrekking tot de werkomgeving.

[.callout-small]Bekijk deze blog voor tips en voordelen van clarification.[.callout-small]

✨ Confidence (zelfvertrouwen)

Nu we de eerste 4 C’s hebben besproken, gaan we verder met de latere toevoegingen, waarvan de eerste Confidence (zelfvertrouwen) is. We bedoelen hiermee dat een werknemer erop vertrouwt dat hij zijn werk goed kan doen en nieuwe uitdagingen aankan.

Een nieuwe baan brengt veel verandering met zich mee. Zelfs ervaren professionals kunnen onzeker zijn als ze een nieuwe rol en omgeving moeten verkennen, en voelen druk om snel alles te begrijpen. Neemt dit de overhand, dan kan het een lastige start voor je nieuwe medewerker betekenen.

Nu is het vergroten van het zelfvertrouwen van nieuwe medewerkers tijdens de onboardingperiode misschien niet makkelijk, maar het loont wel! Zelfvertrouwen heeft verschillende voordelen, zoals meer geluk, minder verloop en hogere productiviteit.

Wat kun je doen om het zelfvertrouwen van je nieuwe collega te vergroten? Zorg er eerst voor dat ze alle informatie hebben over hun taken en het kantoor, inclusief een rondleiding, zodat ze zich niet verloren voelen in hun nieuwe werkomgeving.

We houden bovendien allemaal van een gevoel van voldoening, dus stel haalbare doelen en uitdagingen op die aansluiten bij hun nieuwe taken. En vergeet niet om ze complimenten te geven wanneer ze goed werk leveren en belangrijke mijlpalen te vieren! Voor tips over het stellen van doelen en mijlpalen kun je ons nieuwe e-book downloaden.

[.callout-small]Hier vind je meer informatie over het vergroten van zelfvertrouwen op de werkvloer.[.callout-small]

🗨️ Checkback (terugkoppeling)

Hoe weet je of jouw onboardingproces goed werkt? Een van de beste manieren is om dit gewoon te vragen aan je nieuwe collega’s. Hier gaat het om bij checkback: de feedback die je ontvangt van je nieuwe medewerkers.

Terugkoppeling kan gedurende de hele pre- en onboarding reis worden toegepast. Vraag je nieuwe medewerkers al om feedback terwijl ze midden in het onboardingproces zit. Op die manier kun je het proces aanpassen aan hun behoeften, tekortkomingen in je proces identificeren en het verbeteren voor toekomstige collega’s. 

Dit verhoogt ook de betrokkenheid van medewerkers, omdat het je nieuwe collega het gevoel geeft dat hun mening vanaf het allereerste begin belangrijk is.

[.callout-small]Voor praktische tips en voorbeeldvragen om te stellen, lees de checkback blog.[.callout-small]

💡 Creativity (creativiteit)

"Creativiteit is zien wat anderen zien en denken wat niemand anders ooit heeft gedacht," zei Albert Einstein. Dit brengt ons bij de laatste C van het raamwerk - "creativiteit". Waarom is dit belangrijk voor jouw onboardingproces?

He georganiseerd en goed gepland je onboardingprogramma ook is, het zal niet succesvol zijn als het niet creatief en interessant genoeg is. Een leuk en boeiend onboardingprogramma zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers sneller leren en zich sneller thuisvoelen.

Bovendien brengt creativiteit vele positieve aspecten met zich mee op de werkvloer - het helpt bijvoorbeeld bij het oplossen van problemen. Je kunt het op zoveel manieren integreren in je werkomgeving - dat is immers het hele idee van creativiteit!

Stel je bijvoorbeeld voor dat je je nieuwe medewerker niet alleen via interne communicatiekanalen introduceert, maar hen een Instagram take-over laat doen, de kennismaking met de bedrijfscultuur en collega's gamificeert met een bordspel, of je nieuwe medewerker de kans geeft om hun eigen onboardingprogramma aan te passen.

[.callout-small]Hoe zorgen andere bedrijven voor creativiteit in hun onboardingproces? Je lees het in deze blog.[.callout-small]

De belangrijkste informatie uit deze blog samengevat

Laten we samenvatten wat we hebben geleerd. De 4 C's vormen een raamwerk voor het creëren van een succesvolle en effectieve onboardingreis door Compliance, Connection, Culture en Clarification te integreren. Sinds de oorspronkelijke opzet zijn er nog 2 C's - Confidence en Checkback - toegevoegd door Talya Bauer, de oprichter van het raamwerk. Appical voegde daar nog een extra C aan toe: Creativity.

Compliance is de basis van elk onboardingproces, wat betekent dat bij het aannemen van nieuw talent ervoor gezorgd moet worden dat alle verplichte papieren in orde zijn. Door vanaf het begin Culture te integreren, ontstaat een omgeving waarin verbindingen worden gemaakt, wat uiteindelijk bijdraagt aan het welzijn van de werknemers. Een positieve werkcultuur kan ook helpen bij het vormen van verbindingen op de werkvloer.

Het geven van Clarification aan medewerkers is belangrijk zodat ze precies weten wat hun rol inhoudt (en die van hun collega’s) om miscommunicatie te voorkomen. In combinatie met Confidence zorgt dit ervoor dat je medewerker zich competent genoeg voelt om zijn taken goed uit te voeren. Dit kan worden bevorderd door positieve feedback en passende uitdagingen te geven.

Zorg ervoor dat je Checkbacks opneemt om te zien of je nieuwe collega feedback heeft over de voortgang van je onboardingproces. En last but not least - geef je onboardingprogramma een dosis creativiteit om een balans te vinden tussen een informatief en leuk onboardingproces.

Door deze 7 C's in je onboardingproces te integreren, kun je er zeker van zijn dat je nieuwe medewerkers een warm welkom in je bedrijf krijgen.