De 7 C's van onboarding: Hoe pas je 'Clarification' toe?

"Het is verstandiger om erachter te komen dan te veronderstellen". Dit citaat van Mark Twain raakt de essentie van wat je zult ontdekken tijdens het lezen van deze blog. Want hoeveel tijd of verwarring had je kunnen besparen als dingen vooraf beter waren opgehelderd?

[.callout-small]Bekijk deze blog voor een overzicht van alle 7 C's.[.callout-small]

Wat betekent ‘Clarification’?

Wanneer we in het woordenboek duiken, ontdekken we dat 'verduidelijking' wordt omschreven als een uitleg of meer details die iets duidelijker of gemakkelijker te begrijpen maken. Vertalen we dit naar de bouwstenen van onboarding, dan is het cruciaal dat nieuwe medewerkers hun functie én rol binnen de organisatie goed begrijpen.

Maar de focus moet niet alleen liggen op de rol en verantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker. Het is ook essentieel dat de nieuwe medewerker een duidelijk beeld heeft van de rollen van anderen binnen het team. Als je wilt dat je nieuwe medewerker zich vanaf dag één betrokken voelt, is het noodzakelijk om de teamrollen net zo goed te omschrijven als de eigen rol.

‍
Dus leg uit, definieer, beschrijf en verduidelijk aan je nieuwe medewerkers wat ze kunnen verwachten wat betreft de taakomschrijving, de teamrollen (met bijbehorende verwachtingen), de processen en de werkcultuur.

Waarom is 'Clarification' zo belangrijk?

Als er een goed begrip is van rollen en verwachtingen, creëert dit meer vertrouwen tussen collega's. Het leidt ook tot meer verbondenheid met de organisatie.

75% van medewerkers met een duidelijke rolverdeling heeft meer passie voor het werk en haalt er meer voldoening uit (Effectory).

Over het algemeen helpt verduidelijking de communicatie, teameffectiviteit en organisatiecultuur te verbeteren. Maar als we dieper graven, zien we dat het meer voordelen heeft. Volgens Corporate Communicatie Experts:

1. Het voorkomt conflicten en miscommunicatie op de werkvloer

Afspraken maken over iets waar je niet zeker van bent, leidt vaak tot misverstanden. De afspraak moet áltijd duidelijk zijn. Zorg ervoor dat elke partij begrijpt wat er van hen wordt verwacht en welke partijen daarbij betrokken zijn. Jouw acties hebben invloed op de taken van anderen en dit werkt ook andersom.

Wie is waarvoor verantwoordelijk? Zijn de verantwoordelijkheden afgestemd op de rollen? En wat heb je nodig van je collega's tijdens dit project? Dit zijn belangrijke vragen om duidelijkheid over te krijgen, en om effectief, efficiënt en zonder conflicten of miscommunicatie te kunnen werken.

2. Het voorkomt een overvolle agenda

Naast rollen en verantwoordelijkheden moeten ook agenda’s en deadlines altijd duidelijk zijn. Onboarding helpt je om meer vertrouwd te raken met je rol en naarmate de tijd verstrijkt, worden er steeds meer taken aan je toevertrouwd. Je prioriteiten op een rijtje zetten en deze communiceren naar je collega's is een belangrijk onderdeel van verheldering.

3. Het zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan

Ook al kunnen rollen binnen teams behoorlijk verschillen, de kans is groot dat je samen aan hetzelfde doel werkt. Dit doel moet voor iedereen duidelijk zijn, want hier vloeien verschillende projecten en taken uit voort. Als de communicatie hierover niet helder is leidt dit al snel tot ‘loos werk’. Denk maar eens aan een spel wat je vroeger vast wel eens gespeeld hebt: ‘Doorfluistertje’. Hoe vaak is het voorgekomen dat de eerste zin volledig overeenkwam met de laatste?

Vrijwel nooit, toch? Dit geldt ook voor organisaties. Verduidelijk altijd de verwachtingen om het team te helpen en om iedereen op één lijn te krijgen.

Hoe pas je ‘Clarification’ toe in je onboarding programma?

Duidelijkheid begint al in de wervingsfase, bij de vacatures. Zorg ervoor dat de rolbeschrijvingen duidelijk en eerlijk zijn. En schep de juiste verwachtingen tijdens de kennismakingsgesprekken.

Preboarding - teamrollen en praktische informatie

De preboarding fase is een goed moment om meer de diepte in te gaan. Begin met hoe het bedrijf verduidelijking definieert en waarom het belangrijk is. Communiceer over teamrollen en maak uitgebreide beschrijvingen van hoe de dagen van collega's er meestal uitzien. Het is ook handig om een ​​lijst te maken van de onderwerpen en vragen die je met de teamleden kunt bespreken.

Naast rollen en taken kan de preboarding-fase ook gebruikt worden om praktische informatie te verduidelijken. Denk aan de dresscode en werktijden op kantoor, parkeerplaatsen en of de nieuwe medewerker wel of geen lunch moet meenemen. Personaliseer het proces naar de locatie, afdeling of specifieke rol van je nieuwe medewerker. Zo zorg je ervoor dat medewerkers alleen informatie krijgen die voor hen relevant is.

Onboarding - planning en doelen

In de inwerkfase kun je beginnen met nieuwe werknemers een duidelijk schriftelijk schema van de eerste weken te geven, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten. Vermeld de data van geplande trainingen, vergaderingen, check-ins of belangrijke evenementen(Science for Work).

Later is het tijd om Medewerkers te laten zien hoe ze in de bedrijfscultuur passen en hoe hun vaardigheden bijdragen aan de bedrijfsdoelen. Dit geeft meteen een gevoel van samenwerking en verduidelijkt het doel van hun dagelijkse werk. Het kan helpen om aanstaande projecten te beschrijven waaraan ze zullen deelnemen en wat hun rol daarin is. Maak bijvoorbeeld een 100-dagenplan, waarin je de eerste 100 dagen van een Medewerker in kaart brengt.

Hoe meet je Clarification in je onboardingproces?

De beste manier om Clarification te meten, is door feedback te vragen. Hoe heeft de nieuwe medewerker het preboarding- en onboardingproces ervaren? Werd alles duidelijk gecommuniceerd? Heeft de nieuwe medewerker vragen gesteld die niet in de verstrekte informatie stonden?

Een andere manier om dit te meten is om te zien of er conflict, miscommunicatie of verwarring op de werkvloer is. Misschien zit het probleem wel in een stukje onduidelijkheid. Zorg voor een veilige omgeving waarin medewerkers zich kunnen uiten. Wanneer jouw medewerkers zich uitspreken en het lijkt erop dat bepaalde zaken voor hen onduidelijk waren, heb je al een groot pijnpunt te pakken.

Best practice 'A day in the life of...'

Ben je al bekend met  ‘A day in the life of…’? In onze onboarding-app laten we teamgenoten wat vertellen over een typische werkdag. In het voorbeeld zie je een dag in het leven van Merel, een van onze designers. Deze slide wordt aan de nieuwe medewerker getoond in de preboarding-fase van de app.

We hopen dat je nu beter begrijpt hoe verduidelijking je organisatie en onboardingproces kan verbeteren. Ben je benieuwd naar meer informatie over de andere C's? Bekijk onze whitepaper.