De essentiële rol van managers in onboarding: 7 praktische tips voor succes

Je hebt vast weleens gehoord van de uitspraak "Mensen verlaten niet hun baan, maar hun baas". Nou, die zin bevat meer waarheid dan je misschien denkt: uit recent onderzoek blijkt dat bijna een derde van de werknemers in het Verenigd Koninkrijk hun baan heeft opgezegd vanwege een negatieve relatie met hun manager (CMI). Om dit te voorkomen en ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerker effectief wordt ingewerkt en zich meteen thuis voelt op de nieuwe werkplek, zijn er vele manieren waarop een manager betrokken kan zijn bij het inwerkproces.

Waarom is de rol van de manager belangrijk binnen onboarding?

De rol van managers binnen onboarding is cruciaal omdat het de basis legt voor een goede relatie met medewerkers, wat op zijn beurt de tevredenheid en het behoud van personeel verhoogt.

Een veelvoorkomende fout in het onboardingproces is dat de manager niet beseft hoe belangrijk het is om tijd te investeren in hun nieuwe medewerkers, en alle taken met betrekking tot onboarding overlaat aan een assistent of buddy. Hoewel een buddy absoluut belangrijk en behulpzaam is, kan deze persoon de belangrijke rol van de manager niet volledig vervangen. Een goede relatie met de manager is namelijk de belangrijkste factor voor de tevredenheid van een medewerker.

Maar gebrek aan bewustzijn is misschien niet de enige reden waarom managers geen tijd investeren in hun nieuwe medewerkers. Managers zijn immers druk, en tijd vrijmaken voor een nieuwe werknemer te midden van talloze andere taken is niet altijd gemakkelijk. Daarom ligt de sleutel in het vinden van een manier om voldoende betrokken te zijn bij het onboardingproces, ondanks een druk schema.

Hieronder noemen we 7 eenvoudige maar belangrijke stappen die managers kunnen nemen in het onboardingproces.

1. Regel de praktische zaken

Zorg ervoor dat het bureau van je nieuwe talent netjes en schoon is wanneer ze aankomen. Leg er ook gelijk een klein welkomstgeschenk neer voor een goede eerste indruk.

Regel daarnaast alle technische benodigdheden, zoals een laptop en telefoon met inloggegevens voor accounts, platforms en software, zodat jouw nieuwe collega zo snel mogelijk aan de slag kan.

2. Maak een plan voor de eerste periode

Een veelvoorkomende fout in het inwerkproces is het ontbreken van een plan voor nieuwe medewerkers. Ze komen vaak bij het bedrijf om zich professioneel te ontwikkelen en nieuwe vaardigheden te leren. Om ze hierbij te ondersteunen, is het belangrijk om een actieplan op te stellen. Zo kunnen de verwachtingen en groeimogelijkheden binnen het bedrijf worden vastgesteld, en kunnen ze makkelijker integreren.

Een actieplan kan diverse vormen aannemen, maar enkele belangrijke aspecten om te overwegen zijn: welke specifieke taken en vaardigheden verwacht je dat je nieuwe medewerker leert en eigenmaakt in de komende weken of maanden? Hoe vaak check je of je nieuwe werknemer op schema ligt en goed functioneert? Een 30-60-90-plan is een handige methode om doelen en verwachtingen voor nieuwe medewerkers vast te stellen.

3. Wijs een buddy toe

Gelukkig hoef je niet alles zelf te doen. Het is uiteindelijk de verantwoordelijkheid van de manager om ervoor te zorgen dat alle essentiële stappen worden voltooid, maar het aanstellen van een buddy voor je nieuwe medewerker is een handige manier om tijd te besparen en ze te helpen bij het opbouwen van relaties met hun collega's. Lees hier meer over de voordelen van het aanbieden van een onboarding-buddy.

4. Maak de onboardingreis overzichtelijk met behulp van een checklist

Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar gezien de grote hoeveelheid taken die bij het onboardingproces komen kijken, is grondige voorbereiding essentieel om te voorkomen dat je belangrijke belangrijke taken over het hoofd ziet. Neem een paar minuten de tijd om alle taken op te schrijven die moeten worden uitgevoerd. Orden ze in een tijdschema en, als je wilt, op basis van belangrijkheid. Wat moet er gebeuren tijdens de preboarding, op de eerste dag, tijdens de eerste week, enzovoort?

[.callout-small]Gelukkig hoef je niet alles vanaf nul te bedenken. In onze ultieme onboardingchecklist voor managers vind je en gedetailleerde checklist van alle grote en kleine taken die zijn opgenomen in een onboardingtraject.[.callout-small]

5. Plan check-ins voor de eerste werkdag

Als manager is het belangrijk om zichtbaar te zijn en te laten zien dat je om je medewerkers geeft. Door een paar check-ins in te plannen vóór de eerste dag, leg je vanaf het begin de basis voor een goede relatie met je nieuwe collega.

Natuurlijk hangt het aantal check-ins af van hoeveel ondersteuning je denkt dat je nieuwe medewerkers nodig hebben voor hun eerste dag. En bedenk ook dat ze misschien bezig zijn met afscheid nemen bij hun vorige baan. Hoe dan ook, een e-mail of berichtje op LinkedIn waarin staat dat je enthousiast bent voor hun start, is genoeg om hun dag op te fleuren en ze nog enthousiaster te maken voor hun avontuur in jouw team.

6. Bereid het team voor op de komst van hun nieuwe collega

Weten de andere teamleden wanneer hun nieuwe collega begint? Weten ze al iets over die persoon? Door je team voor te bereiden op de komst van hun nieuwe collega, zorg je ervoor dat ze klaarstaan om te helpen en de nieuwe collega te verwelkomen. Dit versterkt ook het gevoel van gemeenschap.

7. Wees voorbereid op uitdagingen tijdens de onboarding

Waarschijnlijk passen je nieuwe medewerkers goed in hun nieuwe rol en team - je hebt ze immers om een reden aangenomen. Maar als er om de een of andere reden toch een mismatch is, of als je nieuwe aanwinst niet voldoet aan de verwachtingen die zijn vastgesteld in het actieplan, is het belangrijk om een plan B te hebben.

Zorg er daarom voor dat je weet wat je moet doen als deze situaties zich voordoen. Wat zijn mogelijke problemen die kunnen ontstaan? Welke hiervan kun je als manager zelf oplossen? En voor welke uitdagingen heb je hulp nodig van het HR-team?

Neem wat tijd om hierover na te denken en praat met je HR-team voor input. Hoewel zo'n scenario misschien onwaarschijnlijk lijkt, kan dit toch voordelig zijn voor jou en je nieuwe aanwinst als niet alles volgens plan verloopt en het tijd is om bij te sturen.

De belangrijkste les: investeer tijd

De bovenstaande tips zijn verschillend, maar ze hebben allemaal één belangrijk ding gemeen: tijdsinvestering. Zonder tijd te investeren in het inwerken van je medewerkers, kun je niet verwachten dat je vertrouwen en sterke verbindingen opbouwt. En onthoud: de eerste twee weken zijn hier cruciaal voor.

De voordelen van digitalisering en HR

Gelukkig kan HR - en andere partijen - helpen bij het inwerkproces en managers ontlasten bij sommige van de genoemde stappen. Bijvoorbeeld door te helpen met papierwerk en andere administratieve taken en informatie te verstrekken over de bedrijfscultuur en -waarden, welzijn en voordelen. Dit geeft jou als manager meer tijd om je te focussen op de reis en ontwikkeling van je nieuwe medewerkers door check-ins te plannen en doelen te stellen.

Je kunt ook tijd besparen door het inwerkproces te digitaliseren via een onboardingplatform. Zo worden alle taken gecentraliseerd in één platform, waardoor een duidelijk overzicht ontstaat van wat er moet gebeuren en wanneer. Maak het nog makkelijker door automatische herinneringen in te plannen voor cruciale taken.

Bovendien kunnen managers met onze toolkit eenvoudig contact maken met nieuwe medewerkers. Ze kunnen de voortgang van hun nieuwe collega’s bekijken en hulp aanbieden wanneer dit nodig is. Ook kunnen ze gemakkelijk (vooraf ingestelde) berichten sturen om een warm welkom te bieden. Dit zorgt voor een tijdsefficiënte en prettige inwerkervaring voor jou en je nieuwe medewerkers.

Kortom: managers spelen een cruciale rol in de tevredenheid van medewerkers en daarom is onboarding belangrijk voor het opbouwen van een goede relatie. Gelukkig zijn er als manager veel dingen die je kunt doen om van elke nieuwe onboardingervaring een soepele en leuke reis te maken voor je nieuwe medewerkers. Succes!