Los 5 pasos para configurar un programa de onboarding híbrido

En el mundo actual, resulta casi inimaginable pensar en una oficina completamente llena, con todos los escritorios ocupados. Para la mayoría de las empresas, lo "normal" ahora es un entorno de trabajo híbrido que combina el trabajo remoto con el trabajo presencial. Gracias a la tecnología, muchos procesos que antes se llevaban a cabo exclusivamente en persona, ahora también se pueden gestionar en línea.

En el proceso de onboarding, actividades cotidianas para los equipos de Recursos Humanos, como proporcionar información, se están trasladando en línea para optimizar tanto el tiempo como los costes. No obstante, esto no significa que las empresas deban eliminar el contacto personal en la incorporación remota. Las interacciones cara a cara siguen siendo vitales para establecer conexiones sólidas y generar confianza con los nuevos empleados.

Ya sea que estés contratando a un empleado remoto, un trabajador independiente, o simplemente quieras mejorar tu programa de onboarding, es esencial equilibrar la incorporación en línea con las soluciones presenciales. Un enfoque de onboarding híbrido es clave para optimizar el tiempo, los costes, y la experiencia general de los nuevos empleados. Entonces, ¿cómo puedes combinar estos dos enfoques y adaptar tu proceso de incorporación a un modelo híbrido? Basándonos en las valiosas opiniones de los empleados y el asesoramiento de expertos, hemos desarrollado un ciclo de 5 pasos.

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Los 5 pasos esenciales para configurar un programa de onboarding híbrido

1. Revisa tu programa actual de onboarding

Para iniciar la transición a un programa de onboarding híbrido, comienza por examinar detenidamente tu configuración de onboarding actual. Analiza cada fase del proceso de onboarding: ¿qué materiales o contenido ofreces en cada momento? Resulta útil mapear esto en un cronograma.

Evalúa el contenido y los métodos de entrega. Determina si la información proporcionada es relevante y se alinea con la cultura y los objetivos de tu empresa. Comprueba si la entrega actual, ya sea en línea, en persona o híbrida, satisface las necesidades de los nuevos empleados de manera eficaz.

Interactúa con las partes interesadas que participan en el proceso de onboarding, incluidos los miembros del equipo de recursos humanos, los gerentes y los empleados que se unieron recientemente. Sus puntos de vista arrojarán luz sobre qué es efectivo y dónde podría haber margen de mejora.

Al comprender a fondo tu programa actual, estarás bien equipado para definir qué partes del viaje de onboarding se pueden gestionar de forma eficaz en línea y cuáles se benefician de la interacción personal, sentando las bases para una experiencia de onboarding híbrida exitosa.

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Plan de onboarding

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2. Define qué partes del onboarding pueden ser «en línea» o «presenciales»

Una vez que comprendas a fondo tu programa de onboarding actual, llega el momento crucial de decidir qué actividades se realizan mejor de manera remota o en persona. Considera cada etapa del proceso del empleado, desde el preboarding, onboarding y la fase final, la baja laboral. Revisa nuestro plan de onboarding para tus nuevos empleados para obtener una panorámica completa de cada paso del onboarding.

Las herramientas digitales son tus aliadas durante la preboarding, cuando los empleados aún no están en la sede ni en la nómina. Utilizar plataformas en línea para compartir información clave por adelantado puede calmar el nerviosismo típico del primer día. Además, plantéate la opción de incluir reuniones virtuales de presentación si aún no forman parte de tu estrategia.

En el primer día laboral, las interacciones cara a cara son fundamentales. Facilitan la transmisión de la cultura corporativa, la formación de relaciones y la clarificación de responsabilidades, fomentando así un compromiso genuino. No olvides que la combinación de métodos en línea y presenciales puede ser muy efectiva.

Algunas actividades se prestan a un enfoque híbrido. Por ejemplo, podrías organizar actualizaciones empresariales mensuales donde cada empleado elija participar en línea o presencialmente en la oficina.

Aquí tienes algunas sugerencias sobre qué actividades prosperan mejor en un entorno digital o presencial:

Oportunidades digitales:

• Comparte información sobre tu empresa y sus productos o servicios de manera digital, garantizando la adquisión fácil y uniforme del conocimiento.
• Crea conexiones tempranas con sus futuros colegas mediante vídeos o mensajes antes del inicio laboral.
• Proporciona orientaciones claras sobre el primer día de trabajo para reducir el estrés.
• Completa tareas administrativas, como la firma digital de documentos.
• Recopila feedback a través de plataformas digitales para enriquecer la experiencia de onboarding.

Actividades que funcionan mejor en persona:

• Transmite la cultura de la empresa mediante interacciones personales que el nuevo empleado realmente pueda interiorizar.
• Organiza reuniones presenciales con compañeros para fortalecer relaciones.
• Asigna a un "compañero de onboarding" que apoye al nuevo empleado mediante interacciones más casuales.
• Facilita el aprendizaje práctico proporcionado por colegas expertos en diversas áreas que se relaciones con las actividades del nuevo talento.
• Mejora la bienvenida del nuevo empleado con detalles como un kit de bienvenida con merchandising de la empresa, decora su escritorio o invítalo a tomar un almuerzo especial.

3. Utiliza herramientas digitales que mejoren la gestión de empleados

El objetivo es fusionar las actividades en línea y presenciales para crear una experiencia de onboarding única y memorable. Afortunadamente, la tecnología nos ofrece la capacidad de trabajar de manera más inteligente. Estas herramientas permiten a los empleados colaborar sin interrupciones y mantener la productividad, sin importar desde dónde se incorporen los nuevos empleados. A continuación, te presentamos algunas herramientas innovadoras que facilitan la integración de tus actividades en línea y fuera de línea:

• Appical: Software de onboarding para incorporar digitalmente a los nuevos empleados.
• Speakap: Comunica eficazmente con todos los empleados a través de una única aplicación.
• DocuSign: Firma acuerdos y contratos de manera electrónica.
• Validata: Evalúa a tus futuros empleados de forma precisa.
• Asana: Gestiona todos tus proyectos y colabora con los miembros de tu equipo

¡Estos software de RR.HH ayudan a Appical a optimizar la experiencia y gestión de empleados!

En Appical, también hemos implementado herramientas digitales para mejorar nuestro proceso de onboarding de clientes. En el pasado, nuestro "taller de diseño" era una reunión presencial en donde usabamos notas adhesivas físicas para colaborar. Durante la pandemia, recurrimos a Miro, una plataforma digital que nos permitió seguir realizando talleres en línea y mantener la colaboración en tiempo real, incluso a distancia. Actualmente, hemos logrado combinar ambos enfoques. En los talleres presenciales, fusionamos el método tradicional con Miro, utilizando notas adhesivas físicas junto con la pizarra digital.

4. Combina Online y Offline

¡Genial! Has revisado tu antiguo programa de onboarding, has seleccionado las herramientas adecuadas y sabes qué partes deben estar en línea y cuáles fuera de línea. Ahora es el momento de integrarlas.

El objetivo aquí es fusionar las experiencias en línea y presenciales de manera perfecta, combinando ambos enfoques de forma complementaria. Por ejemplo, si ya compartes información de la empresa a través de una aplicación de onboarding, puedes profundizar en ello durante el día de la presentación o incluso convertirlo en un juego divertido que refuerce tus conocimientos.
Otro ejemplo es iniciar con un módulo de capacitación en línea, interactivo y gamificado, sobre cómo construir una base de conocimientos sólida. Luego, en su primer día en la oficina, se pasa a la formación práctica.

Esto no solo combina ambas experiencias de manera eficaz, sino que también ahorra tiempo y hace que el onboarding sea más eficiente.

En Appical, integramos métodos con nuestra herramienta «Buscador de personas». Esta función en línea ayuda a los nuevos empleados a conocer a sus compañeros de trabajo con fotos y cargos, lo que facilita asociar nombres y caras antes de su primer día en la oficina. Luego, organizamos citas para tomar café en persona, ya sea en la oficina o en el parque, lo que brinda a los nuevos empleados la oportunidad de conectarse de manera más personal con sus colegas.

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5. Lanza y mejora

¿Has completado correctamente los 4 pasos anteriores? Entonces es el momento de lanzar tu nuevo programa de incorporación híbrido. ¡Enhorabuena!

Pero, el proceso no termina aquí. Lo que hace que cualquier programa de onboarding n sea excelente es el arte de la «reiteración»: ¡Evalua constantemente de las experiencias y perfeccionar tu enfoque!

Es esencial contar con un sistema para verificar tu programa e identificar dónde se pueden realizar mejoras. Esto garantiza que tu onboarding sea siempre satisfactoria y que cada nuevo empleado reciba una excelente experiencia de incorporación.

Solicita feedback durante y después del período de incorporación y usa esta información para mejorar tu programa. Puedes hacerlo de la siguiente manera:

• Crear encuestas de participación breves y solicitar comentarios que puedan utilizarse durante las revisiones detalladas.
• Aprovechar la tecnología para identificar tendencias y profundizar en los temas más relevantes.

Conclusiones Clave

✅ Tómate tu tiempo: No subestimes el valor de una investigación cuidadosa, discusiones internas profundas y una comunicación clara con tu equipo. Comienza con el primer paso del ciclo de 5 pasos y dedica el tiempo necesario para definir tu estrategia. Aunque pueda parecer un proceso lento, construye los cimientos para una implementación exitosa en general.

✅ Deja que la tecnología trabaje para ti: Una de las grandes ventajas de la tecnología efectiva es que nos permite trabajar de manera más inteligente, sin esfuerzo innecesario. Facilita la escalabilidad de los procesos, mejora la experiencia del usuario y, en última instancia, hace tu vida más fácil.

✅ Integra lo digital y lo presencial: La clave está en asegurarte de que tus esfuerzos en línea complementen y potencien tus actividades presenciales. Así, lograrás crear una experiencia coherente y enriquecedora para tus nuevos empleados.

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