In 5 stappen naar een hybride onboardingproces

De tijd waarin elk bureau op kantoor bezet was, lijkt inmiddels ver weg. Voor veel bedrijven is de nieuwe standaard een hybride werkmodel: een mix van werken op afstand en op locatie.

Dankzij technologie kunnen veel processen die vroeger alleen op kantoor gebeurden, nu online worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het delen van praktische informatie. Iets wat steeds vaker digitaal wordt gedaan om tijd en kosten te besparen. 

Maar dat betekent niet dat persoonlijk contact helemaal overboord gegooid moet worden. Juist tijdens de onboarding is face-to-face interactie belangrijk om vertrouwen en een band met je nieuwe medewerkers op te bouwen.

Of je medewerker nu helemaal vanuit kantoor werkt, vanuit huis of een combinatie – het is belangrijk om online onboarding te combineren met persoonlijke momenten. Want een hybride aanpak helpt niet alleen om tijd en kosten te optimaliseren, maar zorgt ook voor een betere ervaring voor je nieuwe medewerkers.

Dus, hoe kun je deze twee methoden combineren en je onboarding aanpassen naar een hybride model? Met input van medewerkers en advies van experts hebben we een 5-stappenplan samengesteld.

‍

De 5 stappen voor een hybride onboardingprogramma

Stap 1: Kijk kritisch naar je huidige onboarding

Voordat je overstapt naar een hybride onboardingprogramma, is het slim om eerst goed te kijken naar hoe je onboarding nu geregeld is. Wat gebeurt er in elke fase? Welke informatie deel je en wanneer? Het helpt om dit in een tijdlijn te zetten, zodat je een duidelijk overzicht krijgt.

Check ook of de inhoud en de manier waarop je alles aanbiedt nog passen bij je bedrijfscultuur en doelen. En wordt de informatie effectief overgebracht?

Vraag feedback van iedereen die bij de onboarding betrokken is, zoals HR, managers en collega’s die net zijn begonnen. Zij kunnen je precies vertellen wat goed werkt en wat beter kan.

Door te begrijpen wat er al goed gaat en wat niet, kun je makkelijker bepalen welke onderdelen online kunnen en welke juist beter werken met persoonlijk contact.

‍

Stap 2: Bepaal welke onderdelen online of offline plaatsvinden

Nu je een goed beeld hebt van je huidige onboardingprogramma, is het tijd om te bepalen welke onderdelen je online kunt regelen en welke beter werken in een persoonlijke setting. Denk aan elke stap in de reis van je nieuwe medewerker: van recruitment en preboarding tot onboarding en zelfs offboarding. Mis je ergens nog iets? 

[.callout-small]Gebruik bijvoorbeeld een 30-60-90 dagenplan om het hele proces overzichtelijk te maken.[.callout-small]

Voor preboarding zijn digitale tools ideaal, omdat de medewerker nog niet op locatie is. Met online platforms kun je belangrijke informatie alvast delen en zo de zenuwen voor de eerste werkdag verminderen. Het kan ook een goed idee zijn om online kennismakingsgesprekken te organiseren.

Op de eerste werkdag zelf zijn persoonlijke ontmoetingen cruciaal. Ze zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers de bedrijfscultuur ervaren, relaties opbouwen en hun taken helder krijgen. 

Sommige activiteiten lenen zich daarnaast goed voor een hybride aanpak. Denk aan een maandelijkse update van het bedrijf, waarbij mensen zelf kunnen kiezen of ze online of op kantoor aansluiten.

Hier zijn een paar ideeën over wat je online en offline kunt doen:

Online activiteiten:

• Deel informatie over het bedrijf en producten digitaal, zodat iedereen dezelfde basiskennis heeft.
• Bouw connecties op met collega’s via video’s of berichten vóór de eerste werkdag.
• Geef praktische informatie over de eerste werkdag om stress te verminderen.
• Rond administratieve taken, zoals documenten ondertekenen, online af.
• Verzamel feedback via digitale platforms om de onboarding te verbeteren.

Activiteiten die beter face-to-face kunnen plaatsvinden:

• Breng de bedrijfscultuur over via persoonlijke interacties.
• Moedig ontmoetingen met collega’s aan om relaties op te bouwen.
• Introduceer een onboarding-buddy die de nieuwe medewerker informeel ondersteunt.
• Organiseer hands-on leeractiviteiten waarbij collega’s klaarstaan om direct te helpen.
• Maak de eerste werkdag extra speciaal met bijvoorbeeld een versierd bureau of een welkomstlunch.

Met een duidelijke verdeling tussen online en offline activiteiten creëer je een hybride onboardingprogramma dat effectief én persoonlijk is.

‍

Stap 3: Gebruik digitale tools om onboardingactiviteiten te ondersteunen

Na het bepalen welke onderdelen van je onboardingprogramma online of offline plaatsvinden, is het tijd om te kijken hoe je technologie kunt inzetten om dit proces te stroomlijnen. Met digitale tools kunnen medewerkers gemakkelijk samenwerken en productief blijven, ongeacht waar ze zich bevinden. 

Hier zijn enkele tools die je kunnen helpen bij het combineren van online en offline activiteiten:

• Appical: Gebruik onboardingsoftware om je nieuwe medewerkers digitaal te verwelkomen en voor te bereiden
• Speakap: Bereik al je medewerkers met één app
• DocuSign: Onderteken overeenkomsten en contracten digitaal
• Validata: Screen je toekomstige medewerkers
• Asana: Beheer al je projecten en werk samen met je team

Deze apps helpen ons bij Appical om communicatie en HR-processen efficiënt te stroomlijnen.

Daarnaast gebruiken we digitale tools om ons “customer onboarding”-proces te verbeteren. In het verleden vonden onze "design workshops" alleen op locatie plaats, en gebruikten we sticky notes. Tijdens de coronaperiode schakelden we over naar Miro, een digitaal platform waarmee we de workshops online konden voortzetten via real-time samenwerking. Nu combineren we beide werelden. Bij workshops op locatie gebruiken we zowel de traditionele aanpak met sticky notes als het digitale bord van Miro.

Stap 4: Combineer online en offline

Super! Je hebt je oude onboardingprogramma onder de loep genomen, de juiste tools gekozen en weet welke onderdelen online en offline moeten plaatsvinden. Laten we nu alles samenbrengen.

We willen online en offline ervaringen naadloos met elkaar combineren, zodat ze elkaar versterken en het voor de nieuwe medewerker één soepel proces is. Een voorbeeld hiervan is de combinatie van een onboardingapp en de introductiedag. Als je al bedrijfsinformatie deelt via een onboardingapp, kun je hier op de introductiedag verder op ingaan of er een leuk, interactief spel van maken om de kennis te versterken.

Een ander idee is om te starten met een interactieve online training over de functie. Hiermee leg je een stevige theoretische basis, waarna je op de eerste werkdag kunt overgaan op hands-on training. Dit bespaart tijd en maakt het hele proces efficiënter.

Bij Appical combineren we online en offline ook via de "People Finder"-tool (in de app). Hiermee kunnen nieuwe medewerkers al vóór hun eerste werkdag collega’s leren kennen via foto’s en functietitels, zodat ze alvast een gezicht bij de namen hebben. Vervolgens plannen we persoonlijke koffiedates, bijvoorbeeld op kantoor of in het park, zodat ze ook informeel een band kunnen opbouwen met hun nieuwe collega’s.

‍

Stap 5: Lanceren en verbeteren

Heb je de vorige 4 stappen afgerond? Dan is het tijd om je nieuwe hybride onboardingprogramma te lanceren – gefeliciteerd!

Maar hiermee ben je er nog niet. Wat een onboardingprogramma echt sterk maakt, is continu leren en aanpassen. Blijf je aanpak verfijnen op basis van ervaringen en feedback.

Zorg voor een systeem waarmee je je programma regelmatig evalueert en kijkt waar het beter kan. Zo zorg je ervoor dat je onboarding altijd up-to-date blijft en elke nieuwe medewerker een goede start krijgt.

Vraag tijdens en na de onboarding om feedback en gebruik die input om je programma te verbeteren. Dit kun je bijvoorbeeld doen door:

• Korte evaluaties in te bouwen in je onboardingapp om feedback te verzamelen die je kunt bespreken tijdens diepgaandere evaluaties.
• Technologie in te zetten om trends te herkennen en dieper in te gaan op belangrijke onderwerpen.

‍

Belangrijkste inzichten

• Neem de tijd!
  Goed onderzoek, interne gesprekken en duidelijke communicatie met je team zijn cruciaal. Volg de 5 stappen en werk stap voor stap aan je aanpak. Het mag dan misschien wat tijd kosten, maar het legt een sterke basis voor een succesvolle uitrol.
• Laat technologie het werk doen.
  Een groot voordeel van goede tools is dat ze je slimmer laten werken. Ze maken (een deel van) het proces schaalbaar, verbeteren de ervaring van gebruikers en maken jouw werk uiteindelijk een stuk makkelijker.
• Focus op het combineren van online en offline.
  Zorg dat je online inspanningen je offline aanpak aanvullen en versterken, zodat nieuwe medewerkers een consistente ervaring hebben.

‍

Hulp nodig bij je het creëren van je hybride onboardingproces?

Bekijk ons platform of vraag een demo aan om te zien hoe wij je kunnen helpen. Liever eerst een beoordeling van je huidige onboardingproces? Vraag dan een onboarding-assessment aan.

‍