Hybrides Onboarding: In 5 Schritten zu einem erfolgreichen Mitarbeiterstart

Die Zeiten voll besetzter Büros, in denen jeder Schreibtisch belegt ist, sind vorbei. In den meisten Unternehmen ist eine hybride Arbeitsumgebung – eine Mischung aus Remote- und Vor-Ort-Arbeit – inzwischen zur Norm geworden.

Moderne Technologien ermöglichen es, viele Onboarding-Schritte, die früher nur vor Ort möglich waren, wie etwa die Bereitstellung grundlegender Informationen, heute online abzuwickeln. Das spart Unternehmen Zeit und Geld. Dennoch bleibt persönlicher Kontakt beim Onboarding unverzichtbar, um Vertrauen aufzubauen und neue Teammitglieder in das Unternehmen zu integrieren.

Egal, ob Sie ein Remote-Teammitglied einarbeiten, Freelancer onboarden oder Ihr aktuelles Programm optimieren möchten: Es kommt darauf an, die richtige Balance zwischen digitalem und persönlichem Onboarding zu finden. Ein hybrider Ansatz hilft nicht nur, Zeit und Kosten zu sparen, sondern schafft auch ein besseres Erlebnis für Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen.  

Wie lassen sich digitale und persönliche Onboarding-Lösungen erfolgreich kombinieren? Auf Basis wertvoller Erkenntnisse unserer Mitarbeiter und Experten haben wir einen 5-Stufen-Zyklus entwickelt, der Sie dabei unterstützt. 

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Der 5-Schritte-Zyklus für hybrides Onboarding

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1. Analysieren Sie Ihr bestehendes Onboarding-Programm

Der erste Schritt zu einem hybriden Onboarding-Programm besteht darin, Ihr aktuelles Setup gründlich zu analysieren. Gehen Sie jede Phase Ihres Onboarding-Prozesses durch: Welche Inhalte und Materialien stellen Sie wann bereit? Eine Zeitleiste kann helfen, den Prozess übersichtlich darzustellen.

Bewerten Sie sowohl die Inhalte als auch die Bereitstellungsmethoden. Sind die Informationen relevant und mit der Unternehmenskultur sowie den Zielen abgestimmt? Erfüllt die aktuelle Bereitstellung – ob online, vor Ort oder hybrid – die Bedürfnisse neuer Teammitglieder?

Holen Sie sich außerdem Feedback von allen am Onboarding beteiligten Personen, wie HR-Teammitgliedern, Führungskräften und neuen Kolleginnen und Kollegen. Ihre Einsichten liefern wertvolle Hinweise darauf, was gut funktioniert und wo es Optimierungspotenzial gibt.

Ein fundiertes Verständnis Ihres bestehenden Programms hilft Ihnen, klare Entscheidungen zu treffen: Welche Teile des Onboardings lassen sich effektiv digital abwickeln, und welche profitieren von persönlicher Interaktion? Diese Analyse bildet die Grundlage für ein erfolgreiches hybrides Onboarding-Erlebnis.

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2. Definieren Sie, welche Teile des Onboardings online oder offline stattfinden können

Nachdem Sie Ihr aktuelles Onboarding-Programm analysiert haben, sollten Sie festlegen, welche Aktivitäten sich am besten digital oder vor Ort umsetzen lassen. Überlegen Sie dabei für jede Phase der Mitarbeiterreise – von der Einstellung über das Preboarding und Onboarding bis hin zum Offboarding – welche Methode am geeignetsten ist und berücksichtigen Sie auch etwaige fehlende Teile. Nutzen Sie dabei auch unterstützende Tools wie unseren 30-60-90-Tage-Onboardingplan für neue Teammitglieder, der jeden Schritt des Prozesses detailliert erklärt.

Das Preboarding eignet sich besonders für digitale Ansätze, da neue Teammitglieder zu diesem Zeitpunkt noch nicht vor Ort sind. Online-Plattformen sind ideal, um wichtige Informationen vorab zu teilen und die Nervosität vor dem ersten Arbeitstag zu reduzieren. Digitale Kennenlerntreffen können hier ebenfalls eine wertvolle Ergänzung sein, falls diese noch nicht Teil Ihres Programms sind.

Am ersten Arbeitstag ist der persönliche Kontakt entscheidend, um die Unternehmenskultur zu vermitteln, Beziehungen aufzubauen und Aufgaben zu klären – all das fördert Engagement und Verbundenheit. Eine Kombination aus digitalen und persönlichen Ansätzen kann ebenfalls effektiv sein, etwa durch hybride monatliche Meetings, bei denen einige Teilnehmer online und andere vor Ort dabei sind.

Beispiele für Online- und Offline-Aktivitäten

Online-Aktivitäten:

• Stellen Sie Unternehmens- und Produktinformationen digital bereit, um ein einheitliches Grundlagenwissen sicherzustellen.
• Unterstützen Sie die frühzeitige Kontaktaufnahme mit Kolleginnen und Kollegen per Video- oder Textnachrichten noch vor dem ersten Arbeitstag.
• Übermitteln Sie praktische Informationen zum ersten Arbeitstag, um Stress zu reduzieren.
• Ermöglichen Sie die digitale Erledigung administrativer Aufgaben.
• Sammeln Sie über digitale Plattformen Feedback, um das Onboarding-Erlebnis kontinuierliche zu verbessern.

Offline-Aktivitäten:

• Machen Sie die Unternehmenskultur durch persönliche Gespräche und Interaktionen greifbar.
• Organisieren Sie persönliche Treffen mit Kolleginnen und Kollegen, um Beziehungen zu stärken.
• Stellen Sie einen Onboarding-Buddy zur Seite, der das neue Teammitglied freundschaftlich unterstützt.
• Bieten Sie praxisbezogenes Training vor Ort an, etwa durch erfahrene Teammitglieder.
• Begrüßen Sie das neue Teammitglied mit aufmerksamen Gesten wie einem dekorierten Schreibtisch oder einem Begrüßungsessen herzlich.

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3. Optimieren Sie Ihre Onboarding-Aktivitäten mit digitalen Tools

Um einen nahtlosen Onboarding-Prozess zu schaffen, ist die Kombination von Online- und Offline-Aktivitäten entscheidend. Dank moderner Technologie können HR-Profis ihre Prozesse effizienter gestalten und die Zusammenarbeit erleichtern – unabhängig davon, wo sich neue Teammitglieder befinden.

Hier sind einige innovative Tools, die Ihnen dabei helfen, Online- und Offline-Aktivitäten optimal zu kombinieren:

• Appical: Nutzen Sie eine Onboarding-Software für die digitale Einarbeitung Ihrer neuen Teammitglieder. 
• Speakap: Halten Sie alle Teammitglieder über eine zentrale App informiert und vernetzt.
• DocuSign: Ermöglichen Sie elektronische Unterzeichnungen.
• Validata: Führen Sie Compliance-Checks bei zukünftigen Teammitgliedern durch.
• Asana: Organisieren Sie Projekte und fördern Sie die Zusammenarbeit auf einer Plattform.

Diese Tools unterstützen uns bei Appical dabei, unsere HR-Prozesse effizient und reibungslos zu gestalten.

Ein weiteres Beispiel für den erfolgreichen Einsatz digitaler Tools ist unser eigener Kunden-Onboarding-Prozess. Früher haben wir Design-Workshops ausschließlich mit physischen Post-Its durchgeführt. Während der Pandemie sind wir auf Miro, eine digitale Kollaborationsplattform, umgestiegen. Heute kombinieren wir beide Ansätze: Bei Vor-Ort-Workshops nutzen wir physische Haftnotizen in Kombination mit einem digitalen Miro-Whiteboard, um sowohl analoge als auch digitale Möglichkeiten zu vereinen.

Durch den gezielten Einsatz dieser Tools schaffen Sie ein modernes und flexibles Onboarding-Erlebnis, das sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer neuen Teammitglieder anpasst.

4. Kombinieren Sie Online- und Offline-Aktivitäten

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihr bestehendes Onboarding-Programm analysiert, passende Tools ausgewählt und definiert, welche Schritte online und welche offline stattfinden sollen. Jetzt ist es an der Zeit, beide Ansätze optimal zu kombinieren.

Das Ziel besteht darin, Online- und Offline-Erlebnisse so miteinander zu verbinden, dass sie sich gegenseitig ergänzen und eine konsistente, wertvolle Erfahrung für neue Teammitglieder schaffen.

Beispiele für eine gelungene Kombination:

• Nutzen Sie eine Onboarding-App, um Unternehmensinformationen vorab bereitzustellen, und vertiefen Sie diese Inhalte am Einführungstag durch ein interaktives Spiel oder eine Fragerunde.
• Stellen Sie einem neuen Teammitglied wichtige Informationen zu seiner Rolle in einem interaktiven Online-Schulungsmodul bereit. Das praktische Training im Büro kann dann nahtlos an diese Grundlagen anknüpfen. So sparen Sie Zeit und gestalten das Onboarding effizient und abwechslungsreich.

Ein bewährter Ansatz bei Appical ist die Kombination von digitalen und persönlichen Methoden. Mit unserem Tool „People Finder“ können neue Teammitglieder schon vorab Fotos und Berufsbezeichnungen ihrer Kolleginnen und Kollegen kennenlernen, damit sie direkt am ersten Arbeitstag im Büro Namen und Gesichter wiedererkennen. Außerdem fördern wir persönliche Begegnungen, indem wir eine Kaffeepause im Büro oder im Park organisieren. So wird der Übergang von der Online- zur Offline-Erfahrung erleichtert, und es entsteht von Anfang an ein persönlicher Kontakt.

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5. Starten Sie Ihr hybrides Onboarding und entwickeln Sie es weiter

Nachdem Sie die ersten vier Schritte erfolgreich abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, Ihr neues hybrides Onboarding-Programm einzuführen. Doch der Start ist erst der Anfang. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Onboarding-Programm liegt in der kontinuierlichen Verbesserung. Bewerten Sie regelmäßig, wie Ihr Programm funktioniert, und identifizieren Sie Möglichkeiten zur Optimierung. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass jedes neue Teammitglied ein herausragendes Onboarding-Erlebnis erhält.

So können Sie Ihr Programm weiterentwickeln:

• Feedback einholen: Bitten Sie während und nach der Onboarding-Phase um Rückmeldungen von neuen Teammitgliedern. Diese Einblicke sind wertvoll, um Stärken zu erkennen und Schwachstellen zu beheben.
• Kurzumfragen nutzen: Integrieren Sie kurze Umfragen, deren Ergebnisse in ausführlichen Feedbackgesprächen vertieft werden können.
• Daten analysieren: Verwenden Sie digitale Tools, um Trends zu erkennen und detaillierte Einblicke in die Effektivität Ihres Onboarding-Prozesses zu erhalten.

Mit einem klaren System zur Überprüfung und Optimierung schaffen Sie die Grundlage für ein nachhaltiges, effektives hybrides Onboarding, das sich kontinuierlich weiterentwickelt.

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So wird Ihr hybrides Onboarding-Programm ein voller Erfolg

1. Investieren Sie Zeit in die Planung: Unterschätzen Sie nicht den Wert einer gründlichen Recherche, interner Diskussionen und klarer Kommunikation mit Ihrem Team. Beginnen Sie mit Schritt 1 des 5-Schritte-Zyklus und nehmen Sie sich die Zeit, um einen durchdachten Ansatz zu entwickeln. Dieser Prozess mag länger dauern, legt aber die Basis für ein erfolgreiches Onboarding.
2. Setzen Sie auf moderne Technologie: HR-Technologie erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit von HR-Profis, sondern macht Prozesse skalierbar und verbessert das Benutzererlebnis. Setzen Sie Tools ein, die Sie entlasten und gleichzeitig die Onboarding-Erfahrung neuer Teammitglieder optimieren. 
3. Kombinieren Sie Online- und Offline-Aktivitäten: Der Schlüssel zu einem gelungenen hybriden Onboarding liegt in der nahtlosen Integration von digitalen und persönlichen Maßnahmen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Online-Aktivitäten die Offline-Aktivitäten sinnvoll ergänzen, um ein stimmiges und einprägsames Erlebnis für neue Teammitglieder zu schaffen.

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