Je nieuwe medewerker welkom heten: 12 tips voor een sterke start

Een warm welkom voor de eerste werkdag

Tussen het aannemen van een nieuwe medewerker en hun eerste werkdag kan een aantal dagen maar ook een aantal weken zitten. Het duurt soms even voordat je elkaar weer ziet of spreekt. Zorg ervoor dat ze in die tussentijd voelen dat jij blij bent met hun komst en behoud het enthousiasme om te starten. 

Hier zijn een paar ideeën om dat gevoel te versterken:

1. Maak een inspirerende welkomstmail

De welkomstmail is vaak de eerste stap na de ondertekening van het contract. Het is jouw kans om direct een persoonlijke band te smeden. Je mail kan uit de volgende onderdelen bestaan:

‍

• Persoonlijke begroeting: Begin met de naam van de medewerker en een warme, persoonlijke begroeting.
• Teamintroductie en organisatiecultuur: Noem (of herhaal) de namen van hun nieuwe teamleden.
• Praktische details: Benoem de startdatum, tijd, locatie en contactpersoon.
• Overzicht van de eerste dag: Schets een planning met hoogtepunten, zoals een teamlunch of rondleiding.
• Leuke extra’s: Voeg bijvoorbeeld een link naar een welkomstvideo of een hint naar hun welkomstcadeau toe.
• Vermelding van de onboardingapp: Gebruik je een onboarding-app? Leg dan uit hoe de app hen helpt met een goede start.

‍

Voorbeeld welkomstmail

Onderwerp: Welkom bij [Bedrijfsnaam], [Voornaam]!

‍

Beste [Voornaam],

We zijn ontzettend blij om je te verwelkomen als onze nieuwe collega in het [Team]. Je reis met ons begint al snel, en we kijken ernaar uit om je te ontmoeten en samen mooie dingen te bereiken.

Heb je onze onboarding-app al gedownload? Hier vind je alle informatie over de organisatie, de cultuur, je team en je eerste weken hier.

Dit moet je weten over je eerste werkdag

We verwachten je op [Startdatum] om [Starttijd] bij ons kantoor op [Adres]. Eén van je enthousiaste collega's staat voor je klaar bij de receptiedesk en geeft je direct een rondleiding. Daarna ontmoet je de rest van het team. En we lunchen ook samen; je hoeft dus geen eten mee te nemen.

Je vertelde tijdens de sollicitatie dat je met het ov reist. Je kunt vanaf Amsterdam Centraal met het pontje naar de NDSM-werf komen, of stapt uit bij dichtstbijzijnde halte: [naam bushalte] 

Je nieuwe team

Jouw team bestaat uit [namen collega’s]. Iedereen kijkt er enorm uit om met jou samen te werken. Daarom staan er alvast wat koffiedates ingepland tijdens je eerste week. Ook heb je op maandag een afspraak met [naam manager], om een plan voor de komende dagen te maken.

Om je ondersteuning te geven, hebben we je ook aan een ‘buddy’ gekoppeld. [Naam Buddy] helpt je op weg en is jouw vraagbaak voor alle informatie die je maar nodig hebt. [Naam] neemt snel contact met je op!

Ps: In de bijlage vind je een welkomstvideo van het hele team.

Tot snel!

Met vriendelijke groet,

[Naam]

‍

2. Informeer je nieuwe medewerker via een onboardingplatform

Je nieuwe medewerker heeft het contract getekend—en nu? Natuurlijk stuur je een welkomstbericht maar het is ook fijn om nieuwe collega’s meteen toegang te geven tot een onboardingplatform. 

Zo verbreek je de stilte tussen het moment van tekenen en houd je het enthousiasme vast. Bovendien is het een handig manier om alvast informatie te delen. In de Appical app kan je onder andere de volgende dingen delen:

• Welkomstvideo: Laat nieuwe medewerkers zich welkom voelen met een persoonlijke videoboodschap van het team of de CEO.
• Bedrijfsinformatie: Deel alvast informatie over bedrijfswaarden, missie/visie en geschiedenis.
• Berichten versturen: Laat de buddy of manager contact zoeken met de nieuwe medewerker
• Teamintroductie: Geef een overzicht van wie wie is in het team. Dit kan tekstueel, maar het wordt nog leuker als je het interactief maakt, bijvoorbeeld door te laten raden wie bij welke uitspraak hoort.
• Praktische Info: Deel belangrijke details over de eerste werkdag, zoals kledingvoorschriften en parkeermogelijkheden, om zenuwen weg te nemen.
• Virtuele rondleiding: Geef je nieuwe medewerkers een virtuele tour door het kantoor of de werkplek, zodat ze al een beetje vertrouwd raken met de nieuwe werkomgeving.
• FAQ's: Beantwoord veelgestelde vragen of geef alvast een inkijkje in de veelgebruikte afkortingen.

3. Bereid je team voor op de komst van de nieuwe medewerker

Wil je nieuwe medewerkers echt een warm welkom geven? Vergeet dan niet om de rest van het team op de hoogte te stellen en uit te nodigen om ook contact te zoeken.

Vraag teamleden om een kort welkomstberichtje te sturen via LinkedIn. Dit kan variëren van een simpele boodschap zoals: "We kunnen niet wachten tot je begint, welkom bij het team!" tot iets persoonlijkers. 

Deze kleine gebaren helpen de nieuwe medewerker zich direct deel van het team te voelen.

‍

4. Nodig je nieuwe medewerker uit voor een teamactiviteit

Heb jij binnenkort een teamactiviteit gepland staan? Nodig je nieuwe collega uit om erbij te zijn! Deze informele setting is de perfecte gelegenheid voor hen om het team op een relaxte manier te leren kennen en zich snel thuis te voelen. Denk bijvoorbeeld aan een lunch met het team, een uitje, of een uitnodiging voor de vrijdagmiddagborrel.

‍

5. Stuur een creatief welkomstkaartje 

Hoe vaak krijg jij nog een kaartje door de bus? In het digitale tijdperk gebeurt dat steeds minder. Des te leuker is het om je nieuwe medewerker te verrassen met een kaartje—met of zonder cadeautje erbij.

Hier zijn enkele ideeën om het extra speciaal te maken:

• Persoonlijk kaartje: Laat teamleden hun beste wensen of handige tips opschrijven. Bijvoorbeeld: "Welkom bij [Bedrijfsnaam]! Wist je dat onze favoriete lunchplek [lokale lunchplek] is? Laten we daar snel samen gaan!" Maak het nog leuker door een kleine quiz toe te voegen, zoals: "Raad eens wie deze leuke fun fact over zichzelf deelt!"
• Teamfoto's: Maak een collage van grappige foto's van teamactiviteiten en voeg deze toe aan het kaartje. Dit geeft de nieuwe medewerker een kijkje in de cultuur van het team en laat zien dat ze deel uitmaken van iets leuks.
• Uitnodiging: Vergeet niet om de uitnodiging voor een teamlunch of -borrel toe te voegen.

‍

6. Wijs een buddy aan

Koppel je nieuwe medewerkers aan een onboarding buddy. Deze buddy kan hen begeleiden en op weg helpen in de organisatie. Hij of zij staat klaar om praktische vragen te beantwoorden, collega's te introduceren en inzicht te geven in de organisatiecultuur. Vaak vormt de buddy een lagere drempel dan bijvoorbeeld een manager, waardoor je nieuwe medewerker sneller vragen stelt.

‍

Welkom heten op en vanaf de eerste werkdag

De eerste dag is belangrijk. Je nieuwe medewerkers zijn waarschijnlijk een beetje zenuwachtig en voelen zich nog niet meteen thuis. Het is aan jou om dat te veranderen. Hopelijk heb je al een e-mail gestuurd of de app gebruikt om praktische informatie te verstrekken en eventuele onzekerheden weg te halen. Nu is het tijd voor de volgende stap: een warme en uitnodigende ontvangst op de eerste werkdag zelf, en de dagen erna.

‍

7. Zorg dat alle praktische zaken op orde zijn

Zorg ervoor dat alle praktische zaken geregeld zijn: de laptop staat gebruiksklaar, alle benodigde programma’s zijn geïnstalleerd, en de toegang tot systemen is aangevraagd. Er is namelijk niets vervelender dan op de eerste werkdag eindeloos aan de lijn te moeten hangen met IT omdat je je computer niet kunt gebruiken.

‍

8. Geef een welkomstgeschenk

Geef een welkomstgeschenk dat bijblijft. Denk aan een gepersonaliseerde drinkfles, een welkomstpakket met verschillende producten of een leuk item voor op hun bureau, zoals een klein plantje met het etiket: "Jij laat ons groeien!" Creëer een vrolijk en persoonlijk geschenk die hun enthousiasme verder aanwakkert. 

Bekijk meer ideeën voor een creatief welkomstpakket

‍

9. Regel een welkomstcomité op de eerste werkdag

Zorg ervoor dat er iemand klaarstaat om de nieuwe medewerker hartelijk te verwelkomen. Dit kan een receptionist zijn die hen begeleidt, maar ook een teamlid die klaarstaat voor een warm welkom. Begin de dag met een gezellig kennismakingsgesprek en een kopje koffie voor een rustig begin en alvast enkele introducties.

‍

10. Geef een rondleiding op de nieuwe werkplek

Organiseer een uitgebreide rondleiding om je nieuwe medewerker vertrouwd te maken met hun werkomgeving. Laat hen belangrijke plekken zien, zoals vergaderruimtes, de kantine en natuurlijk de koffiemachine. Een goede rondleiding voorkomt dat je nieuwe medewerker verdwaalt tijdens de eerste werkdag.

‍

11. Koffiedates met collega’s 

Plan een serie korte kennismakingsgesprekken met sleutelfiguren binnen de organisatie. Deze informele "koffiedates" bieden de nieuwe medewerker de mogelijkheid om relaties op te bouwen en meer te leren over de dynamiek binnen het team en tussen teams.

Bonus: Deel een lijst met mogelijke gespreksonderwerpen of zogenaamde ‘conversation starters’, zodat de nieuwe medewerker gerichte vragen kan stellen en zichzelf beter kan introduceren. Dit kan ook een handig hulpmiddel zijn als het gesprek moeilijk op gang komt.

‍

12. Vraag de nieuwe medewerker om zichzelf voor te stellen

Moedig de nieuwe medewerker aan om zichzelf (digitaal) voor te stellen in de teamchat. Dit kan gepaard gaan met een foto en een paar interessante persoonlijke feitjes om het ijs te breken. 

Geef eventueel richtlijnen over wat te delen, zoals hun rol, eerdere werkervaring, hobby's of wat hen enthousiast maakt om binnen het team te komen werken.

Bonus: Introduceer de nieuwe collega op Linkedin

Gebruik LinkedIn om je nieuwe medewerker officieel voor te stellen aan het bredere netwerk. Dit geeft hen niet alleen direct zichtbaarheid, maar versterkt ook het gevoel dat ze welkom zijn. Vooral voor klantgerichte rollen is het het een goede manier om al vroeg connecties te maken met (potentiële) klanten en partners.

‍

Onthoud: een goede eerste indruk is het halve werk, en met deze tips in je achterzak geef je jouw nieuwe medewerkers een fantastische start. Door aandacht te besteden aan de kleine dingen en ze warm te verwelkomen, voelen ze zich sneller thuis. Een effectief onboarding nieuwe medewerkers helpt niet alleen bij hun integratie, maar ook bij het vormen van duurzame relaties met de organisatie.

‍