So heißen Sie neue Teammitglieder willkommen: 12 Tipps für einen erfolgreichen Start

Ein neues Teammitglied begrüßen: So legen Sie schon vor dem ersten Arbeitstag den Grundstein

Zwischen der Einstellung und dem ersten Arbeitstag eines neuen Teammitglieds können einige Tage oder Wochen vergehen. Halten Sie die Begeisterung für den neuen Job hoch und zeigen Sie, dass das Team sich auf seine Ankunft freut.

Hier sind Ideen, um die Begeisterung zu fördern:

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1. Verfassen Sie eine inspirierende Willkommens-E-Mail

Die Willkommens-E-Mail ist Ihre erste Möglichkeit, nach der Vertragsunterzeichnung Kontakt herzustellen. Sie setzt den Ton für die Zusammenarbeit und sollte die folgenden Punkte enthalten:

• Persönliche Begrüßung: Begrüßen Sie das neue Teammitglied mit seinem Namen.
• Teamvorstellung und Firmenkultur: Stellen Sie das Team vor und sprechen Sie über die Unternehmenskultur.
• Praktische Details: Teilen Sie Startdatum, Uhrzeit, Ort und den Hauptansprechpartner mit.
• Überblick über den ersten Tag: Geben Sie einen Zeitplan mit Aktivitäten wie einem Teammittagessen oder einem Bürorundgang an.
• Lustige Extras: Verlinken Sie ein Begrüßungsvideo oder erwähnen Sie das Willkommensgeschenk.
• Erwähnung der Onboarding-App: Erklären Sie, wie eine Onboarding-App den Einstieg erleichtert.

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Beispiel für eine Willkommens-E-Mail

Betreff: Willkommen im Team, [Vorname]!

Hallo [Vorname],

wir freuen uns, Dich bald als neues Mitglied im Team von [Unternehmen] begrüßen zu dürfen. Wir können es kaum erwarten, Dich kennenzulernen und gemeinsam an großartigen Projekten zu arbeiten. 

Hast Du schon unsere Onboarding-App heruntergeladen? Sie enthält wichtige Informationen zu Organisation, Kultur, Deinem Team und Deinen ersten Wochen hier.

Dein erster Tag:

Wir erwarten Dich am [Startdatum] um [Startzeit] in unserem Büro (Adresse: [Adresse]). Ein Teammitglied wird Dich an der Rezeption abholen und Dir das Unternehmen zeigen. Anschließend lernst Du den Rest des Teams kennen. Das Mittagessen übernehmen wir – Du brauchst nichts mitzubringen!

Du hattest im Vorstellungsgespräch erwähnt, dass Du öffentliche Verkehrsmittel nutzt. Wenn Du mit [dem Bus/demZug/der Straßenbahn] anreist, steige an der Haltestelle [Name der Haltestelle] aus. Von dort sind es noch etwa [X] Minuten zu Fuß.

Dein neues Team:

[Namen der Teammitglieder] freuen sich schon darauf, mit Dir zusammenzuarbeiten. Für Deine erste Woche haben wir bereits einige Kaffeepausen eingeplant. Außerdem hast Du ein Meeting mit [Name des Managers], um die kommenden Tage zu planen.

Für einen leichteren Einstieg haben wir Dir einen Buddy zur Seite gestellt. [Buddy Name] wird Dein Ansprechpartner für alle Fragen sein und sich bald bei Dir melden!

P.S.: Schau Dir das beigefügte Begrüßungsvideo des Teams an.

Wir freuen uns auf Dich!

Bis bald

[Ihr Name]

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2. Halten Sie Ihre neuen Teammitglieder über eine Onboarding-Plattform auf dem Laufenden und bei der Stange

Ihr neues Teammitglied hat den Vertrag unterschrieben – was kommt als Nächstes? Eine Willkommensnachricht ist ein guter Anfang, aber mit einer Onboarding-Plattform können Sie den Einstieg noch reibungsloser gestalten.

Dadurch bleibt die Kommunikation zwischen dem Tag der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag reibungslos und die Spannung hoch. Darüber hinaus ist eine Onboarding-Plattform eine bequeme Möglichkeit, um Informationen auszutauschen. Mit der Appical-App können Sie beispielsweise folgende Dinge teilen:

• Ein Begrüßungsvideo: Begrüßen Sie das neue Teammitglied herzlich mit einer persönlichen Videobotschaft vom Team oder CEO.
• Firmeninformationen: Teilen Sie Informationen zu Werten, Mission, Vision und Unternehmensgeschichte.
• Nachrichten: Lassen Sie den Onboarding-Buddy oder Manager Kontakt aufnehmen.
• Teamvorstellung: Stellen Sie das restliche Team vor. Entweder textbasiert, oder, um die Sache interaktiver zu machen, als Quiz, wo erraten werden muss, welcher Fun Fact zu welchem Teammitglied gehört.
• Praktische Hinweise: Geben Sie praktische Hinweise zu Kleiderordnung und Parkmöglichkeiten, um Nervosität zu reduzieren.
• Virtueller Rundgang: Bieten Sie einen virtuellen Rundgang durch das Büro oder den Arbeitsplatz an, damit sich das neue Teammitglied schon vorab mit seiner neuen Umgebung vertraut machen kann.
• Häufig gestellte Fragen: Beantworten Sie häufige Fragen oder geben Sie einen Überblick über oft verwendete Akronyme.

3. Bereiten Sie Ihr Team auf die Ankunft des neuen Teammitglieds vor

Ein herzliches Willkommen beginnt im gesamten Team. Informieren Sie deshalb frühzeitig Ihre Kolleginnen und Kollegen und ermutigen Sie sie, den Kontakt aufzunehmen.

Fragen Sie die Teammitglieder, eine kurze Willkommensnachricht über LinkedIn zu senden. Das könnte eine kurze Nachricht sein wie „Wir freuen uns auf Deine Ankunft im Team!“ oder etwas Persönlicheres.

Diese kleinen Gesten tragen dazu bei, dass sich das neue Teammitglied sofort zu Hause fühlt.

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4. Laden Sie Ihren neuen Teammitglieder zu einer Teamaktivität ein

Steht eine Teamaktivität an? Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihr neues Teammitglied einzuladen. In lockerer Atmosphäre lernt es das Team besser kennen und fühlt sich schnell wohl. Beispiele sind ein gemeinsames Mittagessen, ein Teamausflug oder ein Drink am Freitagnachmittag.

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5. Senden Sie eine kreative Willkommenskarte

Wie oft erhalten Sie noch eine Karte per Post? Genau deshalb wird eine persönliche Willkommenskarte im digitalen Zeitalter zu etwas Besonderem. Überraschen SieIhr neues Teammitglied damit – vielleicht sogar kombiniert mit einem kleinen Geschenk.

Hier sind einige besondere Ideen:

• Persönliche Karte: Lassen Sie das Team Wünsche oder nützliche Tipps für das neue Teammitglied notieren. Beispiel: „Willkommen bei [Firmenname]! Wusstest Du, dass es im [lokales Mittagslokal] das beste Mittagessen gibt? Lass uns bald gemeinsam dort zu Mittag essen!“ Die Karte wird noch unterhaltsamer, wenn Sie ein kleines Quiz hinzufügen, wie zum Beispiel: „Rate mal, wer diese lustige Tatsache über sich selbst erzählt hat!“
• Teamfotos: Fügen Sie eine Collage mit lustigen Fotos von Teamaktivitäten bei. Dies gibt dem neuen Teammitglied einen Einblick in die Teamkultur.
• Einladung: Laden Sie das neue Teammitglied zu einem gemeinsamen Mittagessen oder Drinks mit dem Team ein.

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6. Ernennen Sie einen Onboarding-Buddy

Stellen Sie Ihrem neuen Teammitglied einen persönlichen „Buddy“ zur Seite, der es beim Einstieg begleitet und unterstützt. Der Buddy beantwortet praktische Fragen, stellt Kolleginnen und Kollegen vor und gibt Einblicke in die Unternehmenskultur. Da ein Buddy oft zugänglicher ist als ein Manager, fühlen sich neue Teammitglieder ermutigt, schneller Fragen zu stellen.

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Ein herzlicher Empfang: So gestalten Sie den ersten Arbeitstag und darüber hinaus

Der erste Arbeitstag ist ein entscheidender Moment für neue Teammitglieder. Sie sind oft nervös und fühlen sich noch unsicher. Hier sind Sie gefragt: Mit den richtigen Maßnahmen können Sie Ängste nehmen und den Einstieg erleichtern. Wenn Sie bereits eine Willkommensnachricht oder Onboarding-App genutzt haben, sind Sie gut vorbereitet. Jetzt folgt der nächste Schritt: ein herzlicher Empfang und Unterstützung am ersten Arbeitstag und darüber hinaus.

Hier sind Ideen, um die Begeisterung am neuen Arbeitsplatz aufrecht zu erhalten:

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7. Stellen Sie sicher, dass alle praktischen Details geklärt sind  

Stellen Sie sicher, dass alle praktischen Details geklärt sind: Der Laptop ist betriebsbereit, alle notwendigen Programme sind installiert und der Zugriff auf die Systeme ist eingerichtet. Nichts ist frustrierender für ein neues Teammitglied, als den ersten Tag mit IT-Problemen zu verbringen, weil die Arbeitsmittel nicht einsatzbereit sind.

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8. Schenken Sie ein unvergessliches Willkommensgeschenk

Überraschen Sie neue Teammitglieder mit einem Willkommensgeschenk, das in Erinnerung bleibt. Denken Sie an eine personalisierte Wasserflasche, ein Willkommenspaket mit verschiedenen Leckereien oder einen lustigen Schreibtischartikel wie eine kleine Pflanze mit einem Schild mit der Aufschrift „Lass uns gemeinsam wachsen!“. Wählen Sie ein fröhliches und persönliches Geschenk, das die Vorfreude auf den neuen Job noch weiter steigert.

In diesem Artikel finden Sie 21 kreative Ideen für ein Willkommenspaket.

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9. Organisieren Sie ein Begrüßungskomitee für den ersten Tag

Stellen Sie sicher, dass jemand bereit ist, die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter herzlich zu begrüßen. Dies kann eine Person am Empfang sein oder ein anderes Teammitglied, das für einen freundlichen Empfang vor Ort sorgt. Sorgen Sie dafür, dass der erste Arbeitstag mit einem lockeren Gespräch bei einer Tasse Kaffee beginnt, bevor das neue Teammitglied seine Kolleginnen und Kollegen kennenlernt.

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10. Geben Sie einen Rundgang durch den neuen Arbeitsplatz

Organisieren Sie einen ausführlichen Rundgang, damit sich Ihr neues Teammitglied mit seiner Umgebung vertraut machen kann. Führen Sie das neue Teammitglied zu wichtigen Orten wie Besprechungsräumen, der Cafeteria und natürlich zum Kaffeeautomaten. Eine gute Tour verhindert, dass sich das neue Teammitglied am ersten Tag verirrt.

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11. Kaffeepause mit dem Team

Planen Sie eine Reihe kurzer Kennenlerngespräche mit Schlüsselpersonen im Unternehmen ein. Mithilfe dieser informellen „Coffee-Dates“ kann das neue Teammitglied Beziehungen aufbauen und mehr über die Teamdynamik und die teamübergreifenden interaktionen erfahren.

Bonus: Erstellen Sie eine Liste mit möglichen Gesprächsthemen oder Gesprächseinstiegen, um dem neuen Teammitglied zu helfen, gezielte Fragen zu stellen und sich effektiver vorzustellen. Das hilft auch, wenn das Gespräch ins Stocken gerät.

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12. Ermutigen Sie das Teammitglied, sich vorzustellen

Ermutigen Sie Ihr neues Teammitglied, sich (digital) im Team-Chat vorzustellen. Dazu können ein Foto und ein paar lustige persönliche Fakten gehören, um das Eis zu brechen.

Erstellen Sie eventuell einen Leitfaden mit Informationen, die ein neues Teammitglied mitteilen könnte, wie beispielsweise Details zu seiner Rolle, seiner bisherigen Berufserfahrung, seinen Hobbys oder warum es sich auf die Zusammenarbeit mit dem neuen Team freut.

Bonus: Stellen Sie Ihre neue Kollegin oder Ihren neuen Kollegen auf LinkedIn vor. Verwenden Sie LinkedIn, um Ihre neuen Teammitglieder in einem größeren Netzwerk willkommen zu heißen. Sie erhalten dadurch direkt mehr Sichtbarkeit und haben zu dem das Gefühl, willkommen zu sein. Für Rollen mit Kundenkontakt ist dies eine großartige Möglichkeit, frühzeitig Kontakte zu (potenziellen) Kunden und Partnern aufzubauen.

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Das perfekte Onboarding: So erleichtern Sie neuen Teammitgliedern den Einstieg

Ein guter erster Eindruck ist entscheidend, damit sich Ihr neues Teammitglied wohl fühlt. Mit diesen Tipps sorgen Sie dafür, dass der Einstieg nicht nur reibungslos, sondern auch inspirierend gelingt. Kleine Details wie persönliche Willkommensnachrichten oder ein aufmerksames Begrüßungsgeschenk können den Unterschied machen.

Eine gelungene Begrüßung ist jedoch nur ein Teil eines umfassenden Onboarding-Prozesses. In unserem E-Book „30-60-90-Tage-Onboardingplanfür neue Teammitglieder“ finden Sie weitere wertvolle Tipps und eine praktische Vorlage, um neue Teammitglieder optimal einzuarbeiten. Laden Sie es jetzt herunter und legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit!