Las 8 etapas del ciclo de vida del empleado: definición y estrategias
¿Qué es el ciclo de vida del empleado?
El ciclo de vida del empleado, también conocido como el “viaje del empleado”, abarca todo el recorrido de una persona dentro de una organización, desde el primer contacto hasta su salida. Durante este proceso, se atraviesan varias etapas, que suelen oscilar entre 6 y 9, dependiendo de la fuente. Cada fase presenta características y oportunidades específicas, y juntas forman un ciclo por el que un individuo pasa varias veces a lo largo de su vida tras entrar en el mundo laboral.
¿Por qué es importante mapear el ciclo de vida del empleado?
Al final del día, no solo quieres que alguien trabaje para ti. Quieres empleados comprometidos, capacitados y leales que contribuyan a tu empresa y que hablen bien de ella incluso después de su partida. Ser una compañía donde las personas se sientan valoradas y satisfechas contribuye a una cultura empresarial positiva y productiva, y se refleja positivamente en tu marca.
Aquí es donde el ciclo de vida del empleado puede ser de gran ayuda. Al mapear el viaje del empleado, puedes identificar los momentos en los que los miembros del equipo se sienten comprometidos o desconectados de su trabajo. También les ayudará a alcanzar su máximo potencial, lo que mejora la experiencia del empleado, incrementa su compromiso y, en última instancia, mejora el desempeño de la organización. Sin embargo, es importante entender que estos pasos se construyen uno sobre otro. De la misma manera que no se puede construir un techo sin unos cimientos sólidos, no puedes generar retención, lealtad y confianza de los empleados de la nada: hay que comenzar a construirlo desde el principio.
¿Cuáles son las etapas?
El ciclo de vida del empleado consta de las siguientes 8 etapas:
Atracción
La atracción es un componente clave en cualquier relación, incluso entre un empleado y una empresa. La fase de atracción empieza desde el primer punto de contacto que una persona tiene con una marca o compañía, ya sea al escuchar sobre ella a través de un amigo o viendo una vacante en Internet.
En este sentido, la atracción se refiere a si una organización o empresa es percibida como un lugar de trabajo deseable. Al fin y al cabo, aunque los directivos deben considerar que un empleado puede aportar una contribución significativa a la empresa, el trabajador también debe sentir que la compañía ofrece un entorno laboral acorde con lo que busca. Por tanto, la capacidad de atracción es fundamental si quieres que los mejores candidatos se acerquen a ti.
Algunos aspectos generales que hacen que una empresa sea atractiva, según un estudio de Wifor.com, son:
- Una empresa que se preocupa por sus empleados y prioriza un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
- Una cultura empresarial positiva que promueve la igualdad, la diversidad y la inclusión.
- Posibilidades de crecimiento y desarrollo profesional.
No obstante, es importante tener en cuenta que incluso detalles más pequeños, como tus estrategias de marketing y la reputación de tu marca, también influyen en lo atractiva que se percibe tu empresa.
Reclutamiento
Junto con la atracción, el reclutamiento o selección sienta las bases de la experiencia de un posible empleado y establece el tono para el resto de su recorrido en la empresa. El reclutamiento abarca desde el momento en que los candidatos solicitan un empleo hasta que aceptan la oferta.
En esta fase, algunos elementos importantes para que el proceso de reclutamiento tenga éxito son:
- Un proceso de contratación sencillo para evitar confusiones y reducir la tasa de abandono entre los candidatos.
- Una estrategia efectiva en tiempo para filtrar, identificar y entrevistar a los candidatos, asegurando así que se evalúe todo el talento potencial y no se pierdan oportunidades.
- Mantener la profesionalidad, respondiendo siempre a todos los candidatos, incluidos aquellos que no califican para entrevistas, para dar una buena impresión de la empresa y tratar a todos con respeto.
De alguna manera, todo lo que hace tu empresa de manera pública es una forma de marketing de reclutamiento, pero hay ciertos canales específicos dirigidos a los solicitantes de empleo que puedes aprovechar, como descripciones de puestos, páginas de empleo, plataformas de contratación y eventos del sector.
Preboarding
Una vez que se ha encontrado y seleccionado al candidato ideal, la siguiente etapa es el preboarding. Se trata del período entre la aceptación de una nueva oferta de trabajo y el primer día, y generalmente consiste en todas las tareas administrativas que deben completarse antes de que el nuevo empleado empiece. Sin embargo, el preboarding es mucho más que papeleo. Esta fase es una excelente – e importante - oportunidad para ayudar al empleado a formar una conexión positiva con la organización y sus futuros compañeros desde el principio.
Algunos consejos para fomentar esta conexión incluyen:
- Presentar al nuevo empleado la oficina, el equipo, la cultura y los valores de la empresa antes de su primer día.
- Mantener el contacto previo con las nuevas incorporaciones, revisando cómo están y respondiendo a cualquier pregunta que puedan tener.
- Preparar a los contratados para su primer día, para aliviar su nerviosismo y mantenerle informado.
Aunque el preboarding puede parecer sencillo, en realidad hay muchas tareas que completar antes del primer día de un empleado. Algunas de ellas son: asegurarse de que toda la documentación esté en regla, que el equipo necesario esté listo, preparar al equipo y diseñar un plan de acción, como un plan de onboarding.
Una forma de optimizar el proceso es digitalizarlo mediante una app de onboarding. Tener todas las tareas recopiladas en una única plataforma facilita la planificación del tiempo y la asignación de recursos para los directivos y el departamento de RR.HH. Esto también ayuda al empleado a saber qué tareas debe completar antes de su primer día.
Onboarding
El término de incorporación a veces se utiliza para englobar tanto el preboarding como el onboarding, pero por sí solo, se refiere al primer día de trabajo del nuevo empleado en adelante. La duración del proceso de onboarding varía: puede durar de 3 a 6 meses o, en algunos casos, hasta un año entero. Un nuevo empleado puede incorporarse a su nuevo puesto a un ritmo diferente dependiendo de sus funciones y de su experiencia previa, pero aun así, es recomendable mantener revisiones periódicas durante su primer año.
El proceso de incorporación puede subdividirse en fases, como el primer día, la primera semana y los hitos de 30, 60 y 90 días. Estos períodos pueden servir para establecer objetivos claros sobre lo que se espera que el nuevo empleado aprenda en cada etapa.
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La fase del onboarding es esencial para la retención de empleados. De hecho, investigaciones revelan que el 64% de los empleados tienden a abandonar un nuevo trabajo dentro de su primer año si su experiencia de incorporación es negativa (Hibob). Por el contrario, los programas de onboarding bien diseñados aumentan la retención de empleados en un 25%, evitando los elevados costos de sustitución.
Otros beneficios de un buen proceso de onboarding incluyen:
- Mejora del 82% en la retención de nuevos empleados.
- Incremento del 70% en la productividad.
- Mayor compromiso de los empleados: un 51% de ellos afirma que una buena experiencia de onboarding los motivaría a dar lo mejor de sí mismos e “ir más allá” (Hays).
Invertir en los empleados desde el inicio es, por tanto, una inversión a largo plazo, y un proceso de incorporación bien planificado no debe subestimarse.
Gestión del talento
La nueva contratación ya se ha incorporado con éxito y se ha adaptado a su nueva función. Pero espera, ¡esto no acaba aquí! Después de instalarse en su nueva empresa, un empleado debe desarrollar sus habilidades para alcanzar su pleno potencial y contribuir a la organización. Esta es la fase de gestión del talento.
Algunos aspectos clave de la gestión del talento son:
- Comunicación clara, a través de revisiones periódicas y feedback constante.
- Establecimiento de objetivos y evaluaciones, para asegurarse de que el empleado se desarrolla y alcanza su máximo potencial dentro de la empresa.
- Impulsores de motivación, como programas de formación, mentorías y oportunidades de crecimiento profesional dentro de la organización.
La gestión del talento no solo beneficia al empleado, sino que también fortalece la relación con la empresa, fomenta el compromiso y asegura un crecimiento sostenible para ambas partes.
Retención
Una vez que un nuevo colaborador ha completado el proceso de onboarding, está desarrollando sus habilidades y aportando valor a la empresa, el siguiente paso es asegurarse de que quiera permanecer en la organización. Esto es la retención de talento. Mantener a los profesionales dentro de la compañía es esencial para preservar el conocimiento y evitar los altos costos asociados con la rotación de personal.
Para conseguir una retención efectiva, los 3 R’s de la retención pueden ser de gran utilidad. Estos son:
- Respeto: Según una encuesta, el respeto por parte de los superiores es el factor más importante para los trabajadores. Los que se sienten respetados tienen más probabilidades de querer permanecer en la compañía.
- Reconocimiento: La falta de reconocimiento ha demostrado ser una de las principales razones por las que los empleados pierden motivación (Reward Gateways). Por lo tanto, asegúrate de dar a tus empleados el reconocimiento que merecen por sus habilidades y su duro trabajo.
- Recompensas: Adicional a bonus monetarios, toma en cuenta que pequeñas recompensas pueden aumentar la motivación y la lealtad de los empleados, ya sea un vale u otros beneficios.
Reboarding
Una vez a bordo, parece que todo ha terminado, ¿verdad? Pues no siempre es así.. El reboarding afecta a los empleados que regresan a su lugar de trabajo después de un período de ausencia, como una baja por maternidad/paternidad o enfermedad. En estos casos, este proceso es útil para darles la bienvenida y ayudarles a reincorporarse a sus funciones y tareas.
El reboarding y el onboarding son similares, y comparten la importancia de dar una cálida bienvenida, pero el proceso de reincorporación se centra más en la reintroducción y adaptación a la experiencia y conocimientos previos del empleado, a la vez que se le pone al día de los cambios importantes.
Algunos aspectos importantes del reboarding son:
- Preparar al empleado con antelación, para evitar que se sienta abrumado en su primer día de vuelta.
- Familiarizar de nuevo al empleado con sus compañeros.
- Informar de los cambios importantes sobre la estructura organizativa o en las tareas laborales.
Offboarding
Todo lo bueno llega a su fin, y el empleo no es una excepción. Ya sea por jubilación u otras oportunidades profesionales, llegará un momento en que cada colaborador se marchará. El offboarding abarca el período entre la renuncia de un empleado y su partida definitiva. Aunque esta fase suele ser la más olvidada del ciclo de vida del empleado, hay muchas cosas que una empresa puede hacer para garantizar una despedida amistosa y fluida.
Un buen proceso de offboarding incluye varios pasos necesarios, pero algunos de los más importantes son:
- Entrevista de salida, para obtener información valiosa sobre lo que la empresa puede mejorar en términos de retención de talento.
- Salida organizada: asegurarse de que la transferencia de conocimiento sea fluida y suficiente, y que se revoque el acceso a cualquier cuenta vinculada a la empresa.
- Despedida personalizada, como un regalo o una nota escrita a mano por los compañeros, para que el colaborador se sienta valorado incluso cuando se va.
Tener una checklist para el offboarding puede ayudar en este sentido, para garantizar que todo transcurra sin contratiempos y que el empleado reciba una despedida adecuada.
Independientemente del motivo de la salida, una despedida adecuada es fundamental para dejar una impresión positiva y duradera en la persona. Después de todo, es más probable que un empleado con una experiencia positiva de una empresa hable bien de ella y la recomiende a otros. Esto, a su vez, aumentará el atractivo de atracción de tu organización. Y así se cierra el ciclo, volviendo al punto de partida: la atracción.
Conclusiones principales
Como hemos visto en este blog, el ciclo de vida del empleado consta de diferentes etapas, cada una con necesidades y oportunidades específicas. Reconocer y aprovechar estas etapas brinda a las organizaciones las mejores oportunidades para ayudar a sus colaboradores a alcanzar su máximo potencial a la vez que forman una conexión duradera con la empresa.
Es fundamental que las organizaciones evalúen sus prácticas actuales en cada etapa, desde la atracción de talento hasta el offboarding, con el fin de crear un entorno que cultive empleados comprometidos, leales y capacitados. Al invertir en el ciclo de vida del empleado, las empresas se posicionan como un destino atractivo para profesionales con talento, lo que en última instancia conduce al éxito a largo plazo, mayor productividad y una fuerza laboral próspera.
Talent management
You’ve successfully onboarded your new talent and they’ve settled into their new role. But wait, it’s not over yet! After settling into their new company, an employee must build their skills to reach their full potential and contribute to the organization. This is the talent management phase.
Some important aspects of talent management include:
- Clear communication in the shape of regular check-ins and feedback.
- Goal setting and evaluation to make sure that the employee is developing and reaching their full potential in the company.
- Motivation drivers such as training programs, mentorships, and opportunities for career advancement within the company.
Retention
Once an employee is onboarded and they’re successfully developing their skills and proving a valuable contribution to the company, the next stage is to ensure that they want to stay within the company. This is employee retention. Retention is important to keep talent within your organization and to avoid the high costs of replacing employees.
To succeed in retaining your employees, the 3 R’s of retention may be helpful. These are:
- Respect: According to a survey, respect from superiors is the most important factor for workers. Employees who feel respected are more likely to want to stay with a company.
- Recognition: Lack of recognition has proven to be one of the main reasons for demotivated employees (Reward Gateways). Therefore, make sure to give your employees the recognition they deserve for their skills and hard work.
- Rewards: It’s not just about the money - even small rewards have been shown to increase employee motivation and loyalty, whether it’s a voucher or other perks.
This blog contains more tips on how to introduce employee recognition in onboarding.
Reboarding
Once onboarded, always onboarded, right? Well, not necessarily. Reboarding concerns employees who return to their workplace after a period of absence, such as parental or sick leave. In these scenarios, reboarding is helpful in welcoming employees back and re-integrating them into their roles and tasks.
Reboarding and onboarding are similar and share the importance of giving a warm welcome, but the reboarding process focuses more on re-introduction and adapting to the employee’s previous experience and knowledge, while updating them on important changes.
Some important aspects of reboarding include:
- Preparing the employee for the reboarding in advance, to not overwhelm them on their first day back.
- Re-familiarizing the employee with their colleagues.
- Give important updates about changes in structure or work tasks.
Offboarding
All good things come to an end, and employment is no exception. Whether for retirement or other career opportunities, there will come a time when every employee departs. Offboarding encompasses the period between the resignation of an employee to their final departure. Even though offboarding may be the most overlooked phase of the employee lifecycle, there are many things a company can do to ensure a friendly and smooth departure.
A good offboarding includes several necessary steps, but some important ones are:
- An exit interview, to gain valuable insights for the company about what you can do to improve employee retention.
- An organized departure - make sure the knowledge transfer is smooth and sufficient and that access to any accounts connected to the company is revoked.
- A personalized goodbye in the shape of a gift or handwritten card from colleagues, to make the employee feel valued even as they leave.
Having an offboarding checklist can help with this, to ensure that everything runs smoothly and your employee is given a proper goodbye.
Regardless of the reason for the departure, a proper and good offboarding is important in leaving a lasting positive impression on the employee. After all, an employee with a positive experience of a company is more likely to speak well of it and recommend it to others. This, in turn, will increase the attractiveness of your company. And so the cycle comes full circle, returning us to the starting point of attraction.
Main takeaways
As we’ve learned in this blog, the employee lifecycle consists of different stages with different needs and opportunities. Recognizing and leveraging these stages gives an organization the best opportunities to make their employees reach their full potential while forming a lasting connection with the company.
It is crucial for organizations to assess their current practices in each stage, from attracting talent to offboarding, in order to create an environment that cultivates engaged, loyal, and skilled employees. By investing in the employee lifecycle, companies establish themselves as a desirable destination for talented individuals, ultimately leading to long-term success, increased productivity, and a thriving workforce.
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