De 8 fasen van de employee journey: definities and strategieën

Wat is de employee journey?

De employee journey, ook wel medewerkersreis in het Nederlands, omvat de hele reis van een werknemer binnen een organisatie. Van het eerste contact tot het vertrek. Tijdens deze cyclus doorloopt een werknemer meerdere fasen. Hoeveel (en welke) fasen dat zijn varieert, maar in het algemeen gaat het om 6-9 fasen. Elke fase heeft zijn eigen kenmerken en mogelijkheden, en samen vormen zij een cyclus die een individu meerdere keren doorloopt in zijn werkende leven.

Waarom is het belangrijk om de empoyee journey in kaart brengen? 

Uiteindelijk wil je niet alleen dat iemand voor je werkt. Je wilt betrokken, vaardige en loyale medewerkers die bijdragen aan je bedrijf en er ook na hun vertrek positief over spreken. Een bedrijf waar medewerkers zich gewaardeerd en tevreden voelen draagt bij aan een positieve en productieve bedrijfscultuur en straalt positief af op je merk.

Hier komt de employee journey van pas. Door de reis van de werknemer in kaart te brengen, kun je momenten identificeren waarop medewerkers zich betrokken of juist niet betrokken voelen bij hun werk. Richt je de fasen goed in, dan help je hen ook om hun volledige potentieel te bereiken, wat leidt tot betere werknemerservaringen, meer betrokkenheid en uiteindelijk verbeterde prestaties van de organisatie.

Het is ook belangrijk om te beseffen dat deze stappen op elkaar voortbouwen. Net zoals je geen dak kunt bouwen zonder een stevige fundering, kun je geen personeelsbehoud, loyaliteit en vertrouwen creëren vanuit het niets - je moet het vanaf het begin opbouwen.

Welke fasen zijn er?

De employee journey bestaat uit de volgende acht fasen:

• Aantrekken
• Werving
• Preboarding
• Onboarding
• Talentmanagement
• Behoud
• Reboarding
• Offboarding

Aantrekken (attraction)

Aantrekking is een belangrijk onderdeel van elke relatie, ook tussen medewerker en bedrijf. De fase van aantrekken begint al bij het eerste contact dat iemand heeft met een merk of bedrijf, of dat nu via een vriend is of door een vacature online te zien.

In deze context verwijst aantrekken naar of een organisatie of bedrijf wordt gezien als een aantrekkelijke werkplek. Managers moeten het idee hebben dat een medewerker een waardevolle bijdrage kan leveren aan het bedrijf, maar de medewerker moet ook het gevoel hebben dat het bedrijf een werkomgeving biedt die bij hen past. Aantrekkelijkheid is daarom belangrijk als je de beste kandidaten wilt aantrekken.

Enkele algemene aspecten die een bedrijf aantrekkelijk maken, volgens onderzoek bij Wifor.com:

- Een zorgzaam bedrijf dat prioriteit geeft aan een gezonde werk-privébalans.

- Een positieve bedrijfscultuur die gelijkheid, diversiteit en inclusie bevordert.

- Mogelijkheden om professioneel te groeien en ontwikkelen.

Maar vergeet niet dat zelfs kleinere dingen, zoals je marketingstrategieën en merkreputatie, invloed hebben op hoe aantrekkelijk je als bedrijf wordt gezien.

Werving (recruitment)

Naast aantrekken legt werving de basis voor de ervaring van een potentiële medewerker en zet het de toon voor de rest van hun reis. Werving begint wanneer kandidaten solliciteren en eindigt wanneer ze het aanbod accepteren.

Dit zijn enkele belangrijke elementen voor een succesvol wervingsproces:

• Zorg voor een eenvoudig wervingsproces om verwarring en afhaken van kandidaten te voorkomen.
• Gebruik een tijdsefficiënte strategie voor het screenen, werven en interviewen van kandidaten, zodat je al het potentiële talent kunt bekijken en niets mist.
• Behoud professionaliteit door altijd te reageren op alle kandidaten, inclusief degenen die niet in aanmerking komen voor een gesprek, om een positieve indruk van je bedrijf te geven en iedereen met respect te behandelen.

Eigenlijk is alles wat je bedrijf openbaar doet een vorm van recruitmentmarketing, maar er zijn ook specifieke kanalen die gericht zijn op werkzoekenden die je kunt benutten, zoals functiebeschrijvingen, carrièresites, wervingsplatforms en branche-evenementen.

Bekijk onze blog om te zien wat medewerkers écht willen in een werkgever.

Preboarding

Zodra de ideale kandidaat is gevonden en geselecteerd, begint de volgende fase: preboarding. Dit is de periode tussen het accepteren van een nieuwe baan en de eerste werkdag, en bestaat meestal uit alle administratieve taken die moeten worden afgerond voordat de nieuwe medewerker begint.

Preboarding is echter veel meer dan alleen papierwerk. Deze fase is een goede - en belangrijke - kans om de medewerker vroegtijdig een positieve band te laten vormen met de organisatie en toekomstige collega's. 

Enkele tips om deze band te vormen zijn:

• Laat de nieuwe medewerker voor de eerste werkdag kennismaken met het team, het kantoor en de bedrijfscultuur en -waarden.
• Blijf in contact met nieuwe medewerkers door regelmatig contact op te nemen en eventuele vragen te beantwoorden.
• Bereid de nieuwe medewerkers voor op de eerste werkdag om zenuwen te verminderen en hen op de hoogte te houden.

Preboarding lijkt misschien eenvoudig, maar in werkelijkheid zijn er veel taken die moeten worden voltooid voordat een nieuwe medewerker begint. Dit varieert van het zorgen dat al het papierwerk is afgerond en dat alle benodigde apparatuur in orde is, tot het voorbereiden van het team en het opstellen van een actieplan, zoals een 30-60-90 dagenplan.

Een manier om het preboardingproces te verbeteren is door het te digitaliseren met een onboardingplatform. Door alle taken op één platform te verzamelen, wordt het plannen en organiseren voor managers en HR makkelijker. Ook weet de nieuwe medewerker dan precies welke taken hij of zij moet afronden voor de eerste werkdag.

Onboarding

Onboarding wordt vaak als overkoepelende term gebruikt voor preboarding en onboarding, maar op zichzelf verwijst het naar de eerste werkdag van de nieuwe medewerker en de periode daarna. De duur van onboarding varieert: het kan 3 tot 6 maanden duren, of soms wel een heel jaar. Een nieuwe medewerker kan zich in een ander tempo inwerken, afhankelijk van de functie en eerdere ervaring, maar heeft vaak het hele eerste jaar door check-ins.

Het onboardingproces kan worden onderverdeeld in fasen, zoals de eerste dag, week, en 30, 60, en 90 dagen. Op deze manier kan je per fase doelen stellen en weet de nieuwe medewerker wat hij of zij in deze periode kan verwachten. 

De onboardingfase is essentieel voor het behoud van medewerkers. Onderzoek toont aan dat 64% van de medewerkers geneigd is om binnen het eerste jaar te vertrekken als hun onboarding negatief is (Hibob). Hetzelfde onderzoek toont aan dat goede onboardingprogramma's het behoud van medewerkers met 25% verhogen. Dit voorkomt dat je extra kosten moet maken voor het vervangen van een medewerker.

Andere voordelen van een goed onboardingproces zijn:

• 82% verbetering in het behoud van nieuwe medewerkers
• 70% toename in productiviteit
• Hogere retentiepercentages, waarbij 69% van de medewerkers geneigd is om drie jaar of langer bij het bedrijf te blijven

Door vanaf het begin in je medewerkers te investeren, maak je een waardevolle langetermijninvestering. Een goed onboardingproces mag nooit worden onderschat.

Talentmanagement

Je hebt je nieuwe talent succesvol ingewerkt en ze hebben hun plek in de organisatie gevonden. Maar wacht, het is nog niet voorbij! Nadat een medewerker zich heeft gevestigd in het bedrijf, moet hij of zij vaardigheden opbouwen om volledig te kunnen bijdragen aan de organisatie. Dit is de talentmanagementfase.

Belangrijke aspecten van talentmanagement zijn:

• Duidelijke communicatie in de vorm van regelmatige check-ins en feedback.
• Doelstellingen en evaluatiemomenten om ervoor te zorgen dat de medewerker zich ontwikkelt en zijn of haar volledige potentieel binnen het bedrijf bereikt.
• Motivatie door middel van trainingsprogramma's, mentorschappen en mogelijkheden voor carrièreontwikkeling binnen het bedrijf.

Retentie (behouden van medewerkers)

Als een medewerker eenmaal is ingewerkt, zich goed ontwikkelt en bijdraagt aan het bedrijf, is de volgende stap ervoor te zorgen dat hij of zij wil blijven. Dit heet medewerkersbehoud (retentie). Retentie is belangrijk om talent binnen je organisatie te houden en de hoge kosten van vervanging te vermijden.

Om succesvol je medewerkers te behouden, kunnen de 3 R’s van retentie helpen:

• Respect: Uit een enquête blijkt dat respect van leidinggevenden de belangrijkste factor is voor medewerkers. Medewerkers die zich gerespecteerd voelen, blijven vaak langer bij een bedrijf.
• Erkenning: Gebrek aan erkenning is een van de belangrijkste redenen voor gedemotiveerde medewerkers (Reward Gateways). Zorg er dus voor dat je medewerkers de erkenning krijgen die ze verdienen voor hun vaardigheden en harde werk.
• Beloningen: Het gaat niet alleen om geld - zelfs kleine beloningen kunnen de motivatie en loyaliteit van medewerkers verhogen, zoals een cadeaubon of andere voordelen.

Deze blog bevat meer tips over hoe je erkenning en waardering kunt geven in het onboardingproces.

Reboarding

Eenmaal ingewerkt, altijd ingewerkt, toch? Nou, niet per se. Reboarding gaat over medewerkers die na een periode van afwezigheid, zoals ouderschapsverlof of ziekteverlof, terugkeren naar hun werkplek. In deze situaties helpt reboarding om medewerkers weer welkom te heten en opnieuw in hun rollen en taken te integreren.

Reboarding en onboarding lijken op elkaar en delen het belang van een warm welkom (terug), maar het reboardingproces richt zich meer op herintroductie en het aanpassen aan de eerdere ervaring en kennis van de medewerker, terwijl ze op de hoogte worden gebracht van belangrijke veranderingen.

Belangrijke aspecten van reboarding zijn:

• Bereid de medewerker van tevoren voor op de reboarding, zodat ze niet overweldigd worden op hun eerste dag terug.
• Maak de medewerker opnieuw vertrouwd met hun collega's.
• Geef belangrijke updates over veranderingen in structuur of taken.

Offboarding

Alle goede dingen komen tot een einde, en werk is daarop geen uitzondering. Of het nu om pensioen of een andere carrièremogelijkheid gaat, er komt altijd een moment dat een medewerker vertrekt. Dit is de offboardingfase.

Offboarding omvat de periode tussen de opzegging van het contract en het definitieve vertrek van een medewerker. Hoewel offboarding vaak over het hoofd wordt gezien, kan een bedrijf veel doen om een fijn en soepel vertrek te garanderen.

Een goede offboarding omvat verschillende noodzakelijke stappen. Dit zijn een aantal belangrijke stappen:

• Een exitgesprek om waardevolle inzichten te krijgen over wat het bedrijf kan doen om het behoud van medewerkers te verbeteren.
• Een georganiseerde afronding - zorg ervoor dat de kennisoverdracht soepel en voldoende verloopt en dat de toegang tot alle accounts van het bedrijf wordt ingetrokken.
• Een persoonlijk afscheid in de vorm van een cadeau of een handgeschreven kaart van collega's, zodat de werknemer zich gewaardeerd voelt, zelfs bij vertrek.

Een offboardingchecklist kan hierbij helpen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt en dat de werknemer een goed afscheid krijgt.

Wat de reden van vertrek ook is, een goede offboarding is belangrijk om een goede indruk achter te laten op de werknemer. Een medewerker met een positieve ervaring zal goed over het bedrijf spreken en het waarschijnlijk aan anderen aanbevelen. Dit maakt je bedrijf aantrekkelijker, waardoor de cyclus van aantrekken opnieuw begint.

Belangrijkste learnings

Zoals je in de blog hebt gelezen, bestaat de employee journey uit verschillende fasen met verschillende behoeften en kansen. Door deze fasen te herkennen en te benutten, kan een organisatie ervoor zorgen dat medewerkers hun volledige potentieel bereiken en een sterke band met je bedrijf opbouwen.

Het is belangrijk dat organisaties hun huidige praktijken in elke fase beoordelen - van het aantrekken van talent tot offboarding - om een omgeving te creëren die betrokken, loyale en vaardige medewerkers bevordert. Door te investeren in de employee journey, worden bedrijven aantrekkelijker voor talenten, wat leidt tot langetermijnsucces, hogere productiviteit en een bloeiend personeelsbestand.

‍