Van pilot naar organisatiebrede implementatie: Zo zet het Ministerie van Defensie de preboardingapp in om retentie te verhogen

Een wachtverzachter

Het Ministerie van Defensie is verantwoordelijk voor het beschermen van het eigen grondgebied en dat van bondgenoten, bevorderen van de (internationale) rechtsorde en stabiliteit, ondersteunen van civiele autoriteiten en het leveren van bijstand bij rampen en crises. Bij Defensie werken ruim 68.000 militairen, burgers en reservisten. De organisatie bestaat uit 7 onderdelen, waarvan 4 krijgsmachtonderdelen (de Koninklijke Marine, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Landmacht en de Koninklijke Marechaussee), en 3 ondersteunende Defensie-onderdelen.

Een van de belangrijkste doelstellingen van het implementeren van de Appical preboardingapp is het verminderen van de uitval van militairen vóór en aan het begin van hun training. Door nieuwe medewerkers boeiende content en essentiële informatie te bieden, wil de organisatie nieuwe militairen beter voorbereiden op hun opleiding, hun enthousiasme behouden en zo meer mensen vasthouden.

“We willen de uitval door dingen die we hadden kunnen voorkomen met informatievoorziening verlagen”, aldus Lotte Kok, projectleider preboardingapp. “Leerlingen schrikken er bijvoorbeeld van dat ze hun mobiel zeer beperkt mogen gebruiken, dat ze met meerdere mensen op de kamer slapen of van de manier van lesgeven. Zelfs na een enorm wervings- en selectietraject verbazen mensen zich hierover. Dat soort cultuurshocks kan je voorkomen met de Appical-app.”

Daarnaast biedt de app een soort ‘wachtverzachter’ voor de periode tussen de keuringen en de start van de opleiding. “Deze wachttijd kan verschillen van 2 maanden tot een jaar. Ik geloof echt dat je enthousiasme door de tijd heen een beetje afneemt. Ik hoop dat app eraan bijdraagt dat het enthousiasme van leerlingen zo hoog blijft dat ze gemotiveerd blijven om hier te gaan werken.”

Implementatie van het preboardingplatform: hoe heeft Defensie dit aangepakt?

Van pilot tot organisatiebrede implementatie

Het initiatief voor de Appical preboardingapp begon als een pilotproject, ook wel een proeftuin genoemd, binnen de Koninklijke Luchtmacht. “En daar waren we zo enthousiast over dat we op een gegeven moment zeiden: Dit willen we voor de hele organisatie”, vertelt Lotte Kok, projectleider van de preboardingapp.

Uiteindelijk werd de Koninklijke Landmacht de drijvende kracht achter de verdere implementatie van de app. Het is Lotte's rol om het platform te implementeren voor de Koninklijke Landmacht en de kaders te bewaken terwijl het ondertussen ook door de andere organisatieonderdelen wordt uitgerold.

Het uiteindelijke doel: de Appical preboardingapp de standaard preboardingtool voor de gehele Defensieorganisatie maken. “Inmiddels is niet maar één afdeling bezig met de app, maar heel veel afdelingen binnen heel Defensie. En er staan alweer een paar andere onderdelen van Defensie te smachten om te mogen beginnen.”

‍

De uitdagingen van een organisatiebrede uitrol

Aan enthousiasme geen gebrek dus, maar het uitrollen van een preboardingapp in een grote organisatie, brengt ook uitdagingen met zich mee. “Als je het woord “app” laat vallen binnen een organisatie als Defensie, dan zijn mensen vrij snel enthousiast. Maar soms hebben mensen toch een andere voorstelling bij de app, bijvoorbeeld dat mensen elkaar kunnen ontmoeten via de app of kunnen carpoolen. Daarom is verwachtingsmanagement belangrijk.”

“Uiteindelijk gaat het erom dat ik andere Defensie-onderdelen meeneem in de keuzes die we hebben gemaakt bij de inrichting van de app. En vaak willen ze de app gewoon even zien. Dat kan met een testaccount, maar het werkt het beste om langs te gaan en samen door de app te scrollen.”

Daarnaast kan het een uitdaging zijn om alle belanghebbenden op één lijn te houden. "Collega's herkennen onmiddellijk het potentieel van Appical. Op dit moment gebruiken we het als een preboardingapp, maar er wordt ook nagedacht over hoe we invulling kunnen geven aan onboarding, crossboarding en offboarding. Het is belangrijk voor ons om gefocust te blijven op hetzelfde doel en continu te voldoen aan de beveiligingseisen van onze organisatie."

Eigen omgevingen, gezamenlijke content

Lotte is daarom continu bezig om met andere stakeholders af te stemmen wat de organisatie met Appical wil en mag doen. “Elk Defensieonderdeel heeft een eigen projectleider voor de app; daarmee overleg ik maandelijks over de kaders. En bij elk onderdeel, elke eenheid, of school die ik bezoek, word ik wijzer en wordt de app uitgebreider."

“Elk Defensieonderdeel heeft een eigen omgeving, maar we kunnen wel bij elkaar kijken met viewer accounts. Als je iets ziet bij een ander onderdeel dat je interessant vindt, kan je het zo, met behulp van Appical, naar je eigen omgeving kopiëren." Tijdens de maandelijkse overleggen delen de verschillende afdelingen ervaringen en best practices, zoals veelgestelde vragen en jargonlijsten.

“Zo ontstond er een nieuwe rubriek "persoonlijke vragen" nadat een collega sprak met een recruiter die aangaf dat nieuwe leerlingen niet alleen vragen hebben over de opleiding, maar ook praktische vragen zoals 'Wat als je ongesteld bent op bivak?' of 'Mag je sieraden dragen?'.”

“Dit is ook precies een van de voordelen van een preboardingapp: het biedt een veilige omgeving waarin vragen worden beantwoord, die je mogelijk niet durft te stellen aan een militair. Je betreedt namelijk best een stoere wereld, en zo’n app bekijk je in de veiligheid van je eigen woonkamer.”

Welke informatie bevat de preboardingapp?

Relevante content voor nieuwe leerlingen en collega’s

De app is ontworpen om een goede balans te vinden tussen algemene informatie en persoonlijke relevantie. Het grootste deel van de hoofdstukken is toegankelijk voor iedereen: dit gaat bijvoorbeeld over veelgestelde vragen, tradities, rangen en standen, te volgen socials en algemene militaire basisinformatie.

Bij de Landmacht is vervolgens zo’n 20% van de content aangepast, met behulp van tags, op basis van de bestemmingseenheid, opleiding of het door jou gekozen wapen of dienstvak. Zo kan Defensie gerichte informatie verstrekken die relevant is voor de aankomende reis van de leerling. Denk aan: waar moet je je melden op dag 1, wat kun je verwachten van je opleiding, welke tradities horen bij jouw eenheid?

“Het bieden van relevante content voor de nieuwkomer is erg belangrijk. We willen dat zij alleen de informatie ontvangen die ze op dat moment nodig hebben. Met de overvloed aan informatie op Defensie.nl en werkenbijdefensie.nl, is het gemakkelijk om door de bomen het bos niet meer te zien.”

“Appical is als een routekaart door dat bos. En niet zomaar een routekaart, maar eentje die echt relevant is voor jou. We leren je niet het hele bos kennen, maar we vertellen je welke route je moet nemen naar een specifiek deel van het bos waar je over een paar maanden moet zijn. Zo zie je niet alles van het bos, maar dat is ook nog niet nodig.”

‍

Inwerken mag ook leuk zijn

“Bij Defensie kennen we een hoop formaliteiten, maar dat betekent niet dat we geen plezier kunnen hebben wanneer je hier komt werken. Het preboardingplatform leent zich ervoor om het wat informeler aan te pakken. De app is een communicatiemethode die bij onze doelgroep past. Ik vind het vooral belangrijk dat we ook humor in de app kunnen verwerken."

“Het mooie is dat de app niet alleen zorgt voor een goede introductie, maar ook een stukje cultuuroverdracht en verwachtingsmanagement. En dat is precies wat ik het leukste vind: er is zoveel ruimte om op een leuke manier al die dingen uit te leggen waar iemand nieuwsgierig naar is.”

Interactieve inhoud

“Om de benodigde inhoud te verzamelen, ga ik bij verschillende eenheden langs en ontvang ik informatie van mijn contactpersonen. Hoewel de informatie meestal inhoudelijk klopt, wordt het zelden aangeleverd in een interactieve vorm, zoals een leuke quiz of met veel beeldmateriaal. Het is een uitdaging om alle tekst die we bij Defensie hebben om te zetten naar interactieve content.”

“Ik probeer zoveel mogelijk interactieve templates in de app te gebruiken om de spanningsboog van nieuwe leerlingen vast te houden. Mijn motto is "Tekst waar nodig, maar interactief waar mogelijk".

Resultaten

De resultaten in de app zijn positief. “Op de vraag ‘heeft de app je geholpen in de voorbereiding?’ scoren we steeds 4-5 sterren. De Koninklijke Landmacht en de Koninklijke Marechaussee controleren al vroeg in de app of deze voldoet aan de verwachtingen van nieuwe medewerkers. We vragen de leerlingen wat ze hopen te weten te komen in de app. Vaak staat deze informatie al in de app.”

“Om te kunnen benchmarken, zijn we daarnaast bezig met het selecteren van vragen die we aan iedereen stellen - bij elk Defensieonderdeel. Denk aan vragen zoals ‘De app heeft mij goed voorbereid op de opkomst’ of ‘Ik begin met voldoende zelfvertrouwen aan mijn opleiding’.”

Een toekomstbestendige app

Nu de app zich steeds verder verspreidt binnen de organisatie, wordt het onderhouden ervan een prioriteit. Er wordt nagedacht over de organisatiestructuur die nodig is om de app goed te onderhouden en te voorkomen dat deze verwaarloosd wordt. “Om de app toekomstbestendig te maken, is het belangrijk om bepaalde afdelingen aan te wijzen om deze te onderhouden."

"Daarnaast is het ons doel om het platform ook voor burgermedewerkers en reservisten (parttime militairen) in te zetten. “De hoogste prioriteit lag voor de krijgsmachtdelen bij nieuwe militairen, maar snel volgen de reservisten als nieuwe doelgroep. Want hoewel de prioriteit voor burgercollega’s lager lag (bij hen is minder sprake van uitval voordat ze bij Defensie starten), gun ik ook hen een goede cultuuroverdracht, omdat je in een bijzonder bedrijf gaat werken. Een aantal Defensie-onderdelen is ons al voorgegaan, en daar kunnen we van leren. Nu wordt het gewoon tijd dat we het gaan doen."

Tips voor andere bedrijven

1. Denk na over welke mensen indirect met de app te maken krijgen

“In ons geval zijn dat de instructeurs. Zij krijgen te maken met groepen leerlingen die óf veel beter voorbereid zijn dan voorheen óf vragen hebben over de app. Het is dan cruciaal voor je onboardingproces dat de instructeur niet zegt: "Welke app? Die ken ik niet!".”

2. Zorg voor duurzame content

“Met duurzaam bedoel ik niet alleen dat het lang mee gaat, maar dat het arbeidsextensief is om bij te houden. Bijvoorbeeld, elke 3 jaar krijgen we een nieuwe hoogste militair - de Commandant der Strijdkrachten. In plaats van specifiek de naam te noemen, verwijzen we naar ‘de CDS’ en zijn of haar Facebookaccount, aangezien dit account steeds wordt overgedragen.”

3. Check of de informatie nog wel klopt - in elke situatie

“Bij alles wat ik opschrijf, moet ik er scherp op letten of het altijd klopt. Een voorbeeld hiervan is dat ik normaliter "Welkom op de school voor onderofficieren in Ermelo" schrijf, maar recentelijk ontdekte ik dat onderofficieren soms ook in Oirschot en Assen worden opgeleid. Om fouten te voorkomen, vermelden we altijd dat de papieren meldingsinstructie leidend is qua tijden en locaties.”

4 Begin gewoon ergens

"Het is goed om na te denken over wat je wilt bereiken met de app en welke inrichtingsstructuur daarbij helpt (denk aan verschillende courses of werken met tags) - en daar begeleidt Appical heel goed in - maar blijf niet te lang in de planfase hangen. Wij zijn bijvoorbeeld bij één school en één brigade gestart. Vanuit daar is het eenvoudig om nieuwe scholen toe te voegen en je formats te versterken - eventueel door middel van feedbackmogelijkheden in de app. Ga gewoon ondervinden en experimenteren.”