AFM: 'We houden onze nieuwkomers betrokken met de onboarding-app'

Een tsunami aan informatie op de eerste dag

Autoriteit Financiële Markten (AFM) is de gedragstoezichthouder van de gehele financiële marktsector: sparen, beleggen, lenen en verzekeren. Met het gedragstoezicht wil AFM een bijdrage leveren aan het goed functioneren van de financiële markten. In totaal werken er iets minder dan 700 medewerkers en jaarlijks worden 60 tot 80 nieuwe collega’s aangenomen.

Binnen AFM werd het duidelijk dat ze nieuwe medewerkers soms uit het oog verloren na het tekenen van het contract. "Nieuwe collega's zijn vaak druk met het afronden van hun huidige werk. Je wil dat lijntje aan blijven houden, zonder dat je zelf elke keer mailt of belt", laat Linda Brandenburg weten. Linda is werkzaam bij AFM als corporate recruiter, en is verantwoordelijk voor het gehele wervingsproces.

Maar dit was niet het enige waar AFM tegenaan liep. "De introductiedag was eigenlijk een dag waarop zoveel mogelijk afdelingen binnen het bedrijf hun verhaaltje wilden doen. De nieuwe medewerkers kregen een tsunami aan informatie over hen heen. Vanuit recruitment stonden wij daar niet achter, wetende dat dat geen fijne binnenkomer is voor nieuwe medewerkers."

Van een korte introductie naar een gehele preboarding

Eerst werd de app bij AFM alleen ingezet voor de eerste dag, waarbij nieuwe medewerkers een quiz konden doen en een rondleiding kregen door het pand. Dit zorgde niet voor voldoende toegevoegde waarde, dus besloot Linda het gesprek aan te gaan over een uitbreiding. Hier kwam meer vaart achter toen corona om de hoek kwam kijken, omdat collega's niet meer naar kantoor kwamen en daarom extra baat hadden bij de app.

Uiteindelijk is de app uitgebreid naar een gehele preboardingervaring. "Een consultant van Appical heeft dit helemaal met ons doorgenomen. Daarnaast hebben we suggesties gehad van gebruikers en nieuwe medewerkers die meeluisterden tijdens de gesprekken."

Het was voor AFM belangrijk om een balans te vinden tussen een laagdrempelige, vrolijke app met GIF'jes - en tegelijkertijd toch de professionele uitstraling te behouden die hoort bij het bedrijf. Hierdoor duurde het iets langer voor de app live ging, maar mét resultaat!

Welke informatie wordt er in de onboarding-app gedeeld?

Hoe ziet de onboarding app eruit? Heel concreet: er wordt uitgelegd wat AFM is én doet. En er wordt verteld op welke domeinen er toezicht wordt gehouden. Daarnaast komt er een stukje welzijn en vitaliteit naar voren, dit is een belangrijk aandachtspunt binnen AFM. "De app laat zien hoe medewerkers zich verder kunnen ontplooien en ontwikkelen en focust zich daardoor ook op de persoonlijke groei."

En vlak van te voren - een week voordat ze starten - krijgen nieuwe medewerkers praktische informatie. "Hoe is de lunch geregeld bij ons? Hoe zit het met de dresscode? En wat moet je doen tijdens je eerste werkdag? Het zijn van die praktische dingen die je mogelijk niet durft te vragen. Dus ook: wanneer wordt je salaris uitbetaald? Zo’n vraag die mensen nooit stellen, maar waarvan het wel handig is om het antwoord te hebben."

"Ik verwachtte al dat de tool gebruiksvriendelijk zou zijn om mee te werken," voegt Linda toe. "En ik verwachtte dat het een interactieve tool zou zijn: een app die verder gaat dan statische informatie en opties biedt die verder gaan dan tekst en afbeeldingen. Gelukkig werden mijn verwachtingen waargemaakt."

Ontgrendelen op basis van tijd: Informatie in fasen vrijgeven

"Een groot pluspunt van dit alles", vertelt Linda, "is dat de informatie niet allemaal tegelijkertijd over de bühne wordt gegooid, maar gefaseerd kan worden. Er zijn verschillende modules en de informatie kan op verschillende momenten in die periode worden vrijgegeven."

"Met time-based unlocking stel je in wanneer bepaalde content vrijkomt voor je nieuwe collega: bijvoorbeeld een maand voor de startdatum of de dag ervoor. Soms zitten er wel 2 maanden tussen het moment van tekenen en de eerste werkdag. Met deze feature houden we de nieuwkomer betrokken en we checken meteen even of iemand nog enthousiast is!”

Zowel intern als van nieuwe Medewerkers hebben we ongelooflijk positieve feedback ontvangen:

“De preboarding app geeft je van tevoren een beeld van wat je kunt verwachten van werken bij de AFM. De app neemt je bijvoorbeeld mee in de ambities en de kernwaarden van de organisatie. Superhandig!” - Rob

‍

Specifieke rollen binnen het preboardingproces van AFM

• Vanuit recruitment sturen we een algemene mail met praktische informatie. Hierin vinden nieuwe werknemers leuke informatie met linkjes waarop ze kunnen klikken. En ze komen erachter hoe ze zich kunnen voorbereiden op de introductiedag ('welke vraag wil jij ons bestuurslid stellen?')"
• De manager neemt ook voor de eerste werkdag contact op met de kandidaat. Dit is telefonisch of per mail. Om even in te checken maar ook om een aantal praktische zaken te regelen, zoals het klaarzetten van de laptop en mobiele telefoon.

Leuke weetjes over AFM:

• AFM is trots op hun World-class Workplace! keurmerk, dat aangeeft dat werknemers bovengemiddeld graag bij AFM werken
• Het is een grote misvatting dat de AFM een stijve, bureaucratische, ambtelijke en hiërarchische cultuur heeft. Het tegenovergestelde is waar! De cultuur van de AFM kenmerkt zich als open met korte communicatielijnen, “hiërarchie op papier, maar niet op de werkvloer”.

• De man/vrouw verhouding is nagenoeg 50/50 en de gemiddelde leeftijd van de werknemers 42 jaar.
• AFM heeft veel aandacht voor vitaliteit en een gezonde werk-privébalans.