Verminder personeelsverloop met deze 7 onboarding-tips

Of je het nu 'silent quitting' noemt of 'Great Resignation 2.0', het feit blijft: veel mensen zoeken nog altijd naar een nieuwe uitdaging. Volgens een internationaal onderzoek van LinkedIn en Microsoft, wil maar liefst 46% van de medewerkers van baan wisselen. Het hoogste percentage in drie jaar.

Het is duidelijk dat veel werknemers verder kijken dan hun huidige baan. Maar hoe houd je je medewerkers tevreden en zorg je dat ze blijven?

Onderzoek laat zien dat een goede onboarding een effectief middel is om het verloop te verminderen. Volgens INRY biedt de onboardingfase dé kans voor nieuwe medewerkers om de bedrijfscultuur en -waarden te leren kennen, en te ervaren hoe hun nieuwe werkplek zal zijn. Een positieve start kan de bereidheid om te blijven aanzienlijk verhogen.

Voordat we hierop verder gaan, kijken we eerst naar de mogelijke redenen waarom medewerkers vertrekken.

‍

Redenen voor personeelsverloop

Er zijn verschillende redenen waarom werknemers een bedrijf verlaten, en er zijn ook diverse vormen van verloop. In deze blog hebben we het over vrijwillig verloop, oftewel: wanneer medewerkers er zelf voor kiezen om hun baan op te zeggen.

Volgens een artikel van ORACLE Netsuite zijn dit veelvoorkomende oorzaken van hoog vrijwillig personeelsverloop:

• 🔴 Werk/privébalans of burn-out: Het ligt misschien voor de hand, maar burn-out en overbelasting behoren vaak tot de grootste redenen voor hoog verloop.
• 🔴 Slecht management: Er is een reden waarom mensen zeggen dat medewerkers hun manager verlaten, niet de baan zelf.
• 🔴 Gebrek aan zingeving: Werknemers vinden het belangrijk dat hun werk betekenisvol is. Dit is essentieel om ze te behouden.
• 🔴 Onvoldoende erkenning/feedback: Het is belangrijk om de hoogtepunten van je medewerkers te erkennen en feedback te geven om te helpen groeien. Bedrijven die dat niet doen, zien vaak een hoger verloop.
• 🔴 Gebrek aan doorgroeimogelijkheden: Als werknemers geen kansen voor groei of een toekomst zien binnen de organisatie, kan dat hun loyaliteit ondermijnen.

Dit zijn lastige kwesties om aan te pakken, maar gelukkig kan een goede onboarding daar verandering in brengen. 

‍

7 Tips om je medewerkers te behouden via onboarding

Het onboardingproces kan worden onderverdeeld in verschillende fasen: preboarding, onboarding, offboarding en soms zelfs reboarding. 

[.callout-small]Tip: Een 30-60-90 dagen aanpak is een effectieve manier om het proces op te splitsen in fasen met duidelijke doelen voor nieuwe medewerkers.[.callout-small]

De onderstaande tips helpen je om het onboardingproces aan te laten sluiten bij de carrièreverwachtingen van medewerkers, hen te verbinden met de missie van het bedrijf, en hun betrokkenheid en loyaliteit voor langere tijd te waarborgen.

‍

Preboarding

1. Start met onboarden voor dag 1

Een goede start begint met preboarding. Deze stap wordt vaak over het hoofd gezien, maar is essentieel om nieuwe medewerkers voor te bereiden op hun rol. 

Door middel van preboarding kunnen medewerkers zich al vertrouwd maken met hun team, hun rol, en de missie van het bedrijf voor de eerste werkdag. 

In de preboardingfase zijn er enkele manieren om nieuwe medewerkers zich welkom en enthousiast te laten voelen:

• Houd contact tussen het moment van tekenen en de eerste werkdag. Laat de nieuwe manager en teamleden bijvoorbeeld een berichtje sturen. Niemand vindt het prettig om zich “vergeten te voelen”, zowel persoonlijk als professioneel.
• Houd het enthousiasme levend door interactieve content over het bedrijf en hun team aan te bieden. Denk bijvoorbeeld aan het gamificeren van de content met een "wie is wie" quiz over de teamleden.
• Bereid je nieuwe medewerker voor op de eerste werkdag met praktische informatie, zodat hij of zij zich minder onzeker voelt.

Tools zoals Appical kunnen worden gebruikt om deze content digitaal en op afstand toegankelijk te maken voor nieuwe medewerkers.

‍

Onboarding

Je nieuwe medewerker is officieel gestart – yes! Op - en na - de eerste werkdag kan je een heleboel dingen doen om je nieuwe medewerker op weg te helpen.

2. Iedereen houdt van een warm welkom!

Op de eerste werkdag is de kans groot dat je nieuwe medewerker een mix van zenuwen en enthousiasme voelt. Het is belangrijk om de spanning weg te nemen en de goede energie vast te houden. Dit doe je door hen echt onderdeel te laten voelen van het bedrijf en ze zowel online als offline een warm welkom te geven.

Gebruik de informatie die je al tijdens de preboarding hebt gedeeld als basis en bouw daarop voort om een vloeiende overgang te garanderen.

Een warm welkom kan er zo uitzien: een collega die je medewerker bij de ingang begroet, een rondleiding door het kantoor, een kop koffie met het team en een leuk welkomstpakket. 

Zorg ook dat de benodigde software en systemen klaarstaan, en dat ze een goed werkende laptop hebben. Het belangrijkste is dat ze zich comfortabel voelen en een stressvrije eerste dag hebben.

‍

3. Help je medewerker doelen stellen

Doelen zorgen voor richting tijdens de inwerkperiode. Denk aan het 30-60-90 dagenplan: dit is ideaal om de verwachtingen duidelijk te maken, doelen te stellen en te zorgen dat ze weten wat er van hen verwacht wordt.

Vergeet niet uit te leggen welke waarde hun rol toevoegt aan de organisatie. Dit helpt medewerkers zin en betekenis in hun werk te vinden, te begrijpen hoe hun bijdragen impact maken, en zich meer verbonden te voelen met het bedrijf.

Maar doelen zijn er niet alleen voor de functie zelf.

Praat ook over persoonlijke doelen, zoals projecten die ze willen realiseren of stappen die ze in hun carrière willen zetten.

Plan regelmatig een-op-eengesprekken en check-ins om te zien hoe ze het doen, of de hoeveelheid werk goed is, en of ze ergens hulp bij nodig hebben.

‍

4. Schets de mogelijke carriérepaden en doorgroeimogelijkheden

We willen allemaal dat onze medewerkers hun doelen bereiken. Voeg daarom mentorschappen, buddyprogramma's, workshops of vaardigheidstrainingen toe aan je onboardingprogramma om hun groei te ondersteunen. 

Zo geven we bij Appical medewerkers bijvoorbeeld de ruimte om tijdens werkuren Nederlandse taallessen te volgen, zodat ze hun vaardigheden kunnen ontwikkelen en hun werk nog beter kunnen doen. 

Het aanbieden van ontwikkelmogelijkheden voorkomt dat ze vast blijven zitten in hun rol en geeft ze de vrijheid om zowel persoonlijk als professioneel te groeien.

Carrièregroei en vooruitgang zijn nauw verbonden. Zorg dat de verwachtingen duidelijk zijn door open te zijn over carrièrekansen, een helder doorgroeipad aan te bieden en de ontwikkeling van je nieuwe medewerkers te ondersteunen.

‍

5. Check hoe het gaat met je nieuwe medewerker en waar hulp nodig is

Het is belangrijk om de voortgang van je nieuwe medewerkers te volgen, zodat je weet hoe ze zich ontwikkelen en waar ze eventueel extra begeleiding kunnen gebruiken.

Hier zijn een paar manieren om hun voortgang bij te houden:

• Plan regelmatig één-op-één gesprekken en kwartaalbeoordelingen om te bespreken hoe het gaat.
• Gebruik digitale onboardingtools om feedback te verzamelen en hun voortgang te volgen.

‍

6. Personaliseer het onboardingproces

Natuurlijk kun je veel standaardiseren en automatiseren. Toch schiet een "one-size-fits-all" aanpak vaak tekort, omdat elke medewerker zijn eigen behoeften, ervaringen en doelen heeft. Door de onboardingervaring te personaliseren, zullen nieuwe medewerkers zich meer gewaardeerd en gesteund voelen, wat zorgt voor een sterkere verbinding met het bedrijf.

Neem de tijd om te ontdekken wat hun favoriete werkstijl is of bied rolgerichte mentorschappen en buddyprogramma's aan. Ook kun je gebruikmaken van digitale onboardingtools en personalisatiefuncties om op de specifieke behoeften van je nieuwe medewerkers in te spelen. Met Appical kun je zowel algemene als (rol- of locatie-) specifieke informatie delen door middel van tagging.

Leer meer over de mogelijkheden om je onboardingproces te automatiseren en personaliseren.

👉 Bekijk hoe het Ministerie van Defensie de taggingfunctie gebruikt om hun content te personaliseren.

‍

Offboarding

7. Voer altijd exitgesprekken

Afscheid nemen is niet altijd makkelijk, maar het biedt een waardevolle kans om te achterhalen waarom medewerkers vertrekken. Ons advies? Vraag altijd naar hun motivatie om ontslag te nemen.

Exitgesprekken geven je inzicht in hoe medewerkers hun tijd bij het bedrijf hebben ervaren en waarom ze vertrekken.

Door deze feedback weet je welke problemen werknemers tegenkomen in hun functies. Het biedt ook een kans voor HR om (onder andere) het onboardingproces onder de loep te nemen, gemiste kansen op te sporen en strategieën te verbeteren. Door deze verbeteringen door te voeren, kun je beter inspelen op de verwachtingen van je medewerkers en uiteindellijk het verloop verminderen.

> Wil je meer weten? Bekijk onze offboarding checklist voor HR-managers

Samenvatting

Medewerkers behouden, betrekken en tevreden stellen is duidelijk geen makkelijke opgave. Maar een zorgvuldig ontworpen onboardingervaring die veelvoorkomende uitdagingen aanpakt, groei stimuleert en nieuwe medewerkers begeleidt, kan een groot verschil maken voor het behoud van je medewerkers. Door te investeren in goede onboarding met behulp van deze tips, zet je de eerste stap naar het (langer) behouden van je medewerkers.

‍