Onboarding-Apps – ein Gamechanger für HR-Profis

Was ist eine Onboarding-App?

Eine Onboarding-App ist ein digitales Tool, das den Einstieg neuer Teammitglieder reibungsloser, interaktiver und strukturierter gestaltet. Alle wichtigen Informationen, die während der Einarbeitung benötigt werden, lassen sich dort übersichtlich und ansprechend darstellen. Neben Texten und Dokumenten können auch Videos, Quizze oder Feedbackfragen ganz einfach eingebunden werden.

Ein großer Vorteil: Neue Teammitglieder können sich bereits vor dem ersten Arbeitstag mit dem Unternehmen vertraut machen – ganz ohne direkten Zugang zu den internen Systemen des Unternehmens.

Der Begriff „Onboarding-App“ umfasst verschiedene Arten von Anwendungen. Besonders verbreitet sind native Onboarding-Apps und Web-Apps. Was sie unterscheidet, erklären wir im nächsten Abschnitt.

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Welche Onboarding-App ist besser: native App oder Web-App?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, auf einen Onboarding-Prozess zuzugreifen – zum Beispiel über eine native App oder eine Web-App. Beide bieten die grundlegenden Vorteile eines digitalen Onboardings, unterscheiden sich jedoch deutlich in ihrer technischen Umsetzung. Was genau macht den Unterschied aus?

Native Apps werden speziell für ein Betriebssystem wie iOS oder Android entwickelt und müssen auf dem Gerät installiert werden. Sie ermöglichen den direkten Zugriff auf Geräteeigenschaften wie Kamera, Mikrofon, Kontakte oder GPS. Auch Push-Benachrichtigungen lassen sich über native Apps direkt an das jeweilige Endgerät senden. Am häufigsten werden native Apps auf Smartphones oder Tablets genutzt.

Web-Apps hingegen laufen über den Webbrowser und erfordern keine Installation. Sie ähneln optisch oft nativen Apps, bieten jedoch keinen Zugriff auf gerätespezifische Funktionen. Eine stabile Internetverbindung ist für die Nutzung einer Web-App in der Regel erforderlich.

Ein bekanntes Beispiel ist der Unterschied zwischen WhatsApp und WhatsApp Web: Die native App auf dem Smartphone bietet umfassende Funktionen wie Sprach- und Videoanrufe. In der Web-App hingegen fehlen einige dieser Features. Beide ermöglichen den Nachrichtenaustausch – aber mit unterschiedlichem Funktionsumfang.

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Die Vorteile einer nativen Onboarding-App

Die Entscheidung für eine native Onboarding-App bringt klare Vorteile mit sich. Native Apps sind für bestimmte Betriebssysteme (wie iOS oder Android) optimiert und bieten daher ein besonders reibungsloses, benutzerfreundliches Nutzungserlebnis. Auch Animationen und Grafiken wirken flüssiger – ideal für spielerische Elemente wie Gamification. Zudem können native Apps auf gerätespezifische Funktionen wie Kamera oder GPS zugreifen und sind in Teilen sogar offline nutzbar.

Weitere Vorteile: Native Apps gelten als sicherer und stabiler, da sie speziell für eine Plattform entwickelt werden. Sie lassen sich bequem über App-Stores aktualisieren, sind dort leicht auffindbar und durch regelmäßige Updates oft langlebiger und robuster als andere Lösungen.

Die nachfolgende Übersicht stellt die zentralen Unterschiede zwischen einer nativen Onboarding-App und einer Web-App kompakt gegenüber:

Appical bietet beides! Mit Appical haben Sie die Wahl: Neue Teammitglieder können die native Onboarding-App nutzen, während HR-Profis meist die Webversion bevorzugen, um Inhalte zu erstellen und zu verwalten. Dieser flexible Wechsel zwischen nativer App und Web-App macht den Onboarding-Prozess besonders praktisch und nutzerfreundlich.

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Welche Vorteile bietet eine Onboarding-App?

Onboarding-Apps unterstützen Sie dabei, neue Teammitglieder strukturiert, motivierend und nachhaltig ins Unternehmen einzuführen. Haben Sie Schwierigkeiten mit der Mitarbeiterbindung, mangelndem Engagement oder Produktivitätseinbußen? Eine Onboarding-App kann genau hier ansetzen, indem sie Prozesse vereinfacht, Inhalte gezielt vermittelt und den Einstieg ins Unternehmen zu einem durchdachten, positiven Erlebnis macht.

Nachfolgend stellen wir Ihnen die 11 wichtigsten Vorteile von Onboarding-Apps vor, sowohl für die native App als auch für die Web-App.

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1. Flexibler Zugriff

Geben Sie neuen Teammitgliedern bereits während der Preboarding-Phase Zugriff auf erste Informationen – noch bevor sie ins Unternehmen eintreten oder Zugang zu internen Systemen erhalten. So können sie sich schon im Vorfeld mit der Unternehmenskultur, den Werten und grundlegenden Abläufen vertraut machen.

Doch auch im weiteren Verlauf des Onboardings bleibt der Zugriff flexibel: Mit einer Onboarding-App lassen sich Inhalte standortunabhängig und zeitlich passend abrufen – ganz gleich, ob im Homeoffice, im Außendienst oder im Rahmen eines hybriden Arbeitsmodells.

Diese Flexibilität ist besonders für Teammitglieder wertvoll, die nicht an einem festen Arbeitsplatz im Büro arbeiten, wie etwa im Vertrieb oder im Außendienst.

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2. Zentraler Hub für alle Informationen und Ressourcen

Statt mühsam nach PDFs, Videos und Anleitungen auf verschiedenen Plattformen zu suchen, finden neue Teammitglieder alle wichtigen Inhalte gebündelt an einem zentralen Ort. So stellen Sie sicher, dass alle denselben Informationsstand haben. Auch HR-Teams profitieren: Sie sparen Zeit, weil weniger Rückfragen entstehen und wiederkehrende Informationen nicht mehrfach versendet werden müssen.

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3. Geringere Informationsflut

Onboarding-Apps ermöglichen es, Informationen Schritt für Schritt bereitzustellen – etwa zum Starttag, nach der ersten Woche oder dem ersten Monat. Auch nach dem Ausfüllen bestimmter Formulare können Inhalte gezielt freigeschaltet werden. So erhalten neue Teammitglieder genau dann die passenden Informationen, wenn sie sie brauchen – und fühlen sich weniger überfordert. 

[.callout-small] 💡 Lesetipp: In diesem Artikel über Informationsflut beim Onboarding erfahren Sie, wie Sie Stolperfallen vermeiden und neue Teammitglieder strukturiert begleiten [.callout-small]

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4. Analysen und Einblicke zur Fortschrittsverfolgung

Behalten Sie den Onboarding-Prozess einzelner Teammitglieder ganz einfach im Blick – zum Beispiel über Dashboards. Wenn jemand den Anschluss verliert, können Sie rechtzeitig reagieren und gezielt unterstützen. Onboarding-Apps liefern zudem Einblicke in wichtige KPIs und zeigen, wie erfolgreich Ihr Onboarding wirklich ist. Diese datenbasierten Erkenntnisse helfen Ihnen, Schwachstellen zu erkennen und gezielt zu verbessern.

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5. Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Onboarding-Apps automatisieren viele administrative Aufgaben, etwa das Sammeln von Dokumenten, die Aufgabenverteilung oder die Beantwortung häufiger Fragen. Für HR-Teams bedeutet das: weniger manuelle Arbeit, mehr Zeit für persönliche Begleitung. Gleichzeitig unterstützen Apps die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, indem sie sicherstellen, dass alle nötigen Informationen vollständig und fristgerecht vorliegen.

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6. Einheitliches Onboarding für alle

Eine Onboarding-App sorgt dafür, dass alle neuen Teammitglieder denselben strukturierten Einstieg erleben – unabhängig von Standort, Abteilung oder Rolle. Niemand verpasst wichtige Informationen, alle starten mit den gleichen Grundlagen. Für HR bedeutet das: Ein verlässlicher, skalierbarer Prozess, bei dem neue Teammitglieder ab Tag eins mit der Unternehmenskultur, den Erwartungen und den wichtigsten Abläufen vertraut gemacht werden.

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7. Personalisiertes Onboarding-Erlebnis

Durch die Personalisierung erhalten neue Teammitglieder genau die Informationen, die für ihre Rolle, Abteilung oder ihren Standort relevant sind. So bekommt etwa eine Person aus einer anderen Stadt hilfreiche Hinweise zur Gebäudeausstattung, zur Anfahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder zu den Mittagsangeboten in der Umgebung. Das macht den Einstieg nicht nur effizienter, sondern auch deutlich angenehmer.

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8. Interaktives und spannendes Erlebnis

Onboarding-Apps bieten interaktive Elemente, die neue Teammitglieder aktiv einbinden – zum Beispiel durch Gamification (Quizze, Punkte, Belohnungen), audiovisuelle Inhalte (Videos, Spotify-Listen) oder Social Features wie Nachrichtenfunktionen. Damit neue Teammitglieder motiviert bleiben, sollte das Onboarding kreativ und unterhaltsam gestaltet sein. Wenn es Spaß macht, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Inhalte im Gedächtnis bleiben und mit mehr Engagement umgesetzt werden. Besonders in der Preboarding-Phase, die oft in der Freizeit stattfindet, machen spielerische Elemente den Einstieg spürbar attraktiver.

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9. Integration mit den Alltagssystemen

Optimieren Sie Ihre Abläufe, indem Sie Appical mit Ihren bestehenden HRIS-, ATS-Systemen oder anderen Softwarelösungen verknüpfen. So bleiben Ihre etablierten Prozesse erhalten, wiederholte Dateneingaben entfallen und Sie sparen wertvolle Zeit. Gleichzeitig lassen sich Automatisierungen leichter einrichten und koordinieren. 

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10. Skalierbar und wachstumsfähig

Eine digitale Onboarding-App wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Sie kann auch bei einer steigenden Zahl von Neueinstellungen oder wechselnden Anforderungen effizient eingesetzt werden – ganz ohne Qualitätseinbußen oder Verzögerungen bei der Umsetzung.

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11. Feedback und Verbesserung

Dank integrierter Feedback-Funktionen, etwa mit Likert-Skalen oder offenen Fragen, holen Sie kontinuierlich Rückmeldungen Ihrer neuen Teammitglieder ein. So erkennen Sie frühzeitig Optimierungspotenziale und können Ihr Onboarding stetig verbessern – schnell, datenbasiert und praxisnah.

Jetzt wissen Sie, was eine Onboarding-App ist, worin sich Web- und native Apps unterscheiden und welche Vorteile sie für Ihr Unternehmen bieten. Im nächsten Schritt zeigen wir Ihnen, wie eine Onboarding-App in der Praxis aussieht.

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Fallstudie: So profitiert das niederländische Verteidigungsministerium von Appical

Das niederländische Verteidigungsministerium setzt die Onboarding-App von Appical ein, um die Abbruchquote unter Militärrekruten zu Beginn der Ausbildung zu senken. Das Ziel: Neue Soldaten sollen besser vorbereitet, motiviert und langfristig an die Organisation gebunden werden.

Die App vermittelt sowohl allgemeine als auch personalisierte Informationen – rund 20 Prozent der Inhalte sind individuell auf jede Person zugeschnitten. Dazu gehören zum Beispiel Hinweise, wo sich neue Rekruten am ersten Tag melden müssen, was sie während der Ausbildung erwartet oder welche Traditionen ihre künftige Einheit pflegt.

Aufgrund der positiven Ergebnisse wird das Projekt aktuell auf die gesamte Organisation ausgeweitet.

[.callout-small] Hier lesen Sie die komplette Fallstudie des niederländischen Verteidigungsministeriums [.callout-small]

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Fazit: Besseres Onboarding mit der richtigen App

Ein strukturierter, effizienter Onboarding-Prozess ist der Schlüssel zu motivierten, produktiven und langfristig gebundenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Onboarding-Apps machen genau das möglich: Sie unterstützen neue Teammitglieder dabei, sich schnell zurechtzufinden, reduzieren Reibungsverluste und entlasten gleichzeitig Ihr HR-Team. Außerdem leisten sie einen wertvollen Beitrag zur Mitarbeiterbindung – von Anfang an.

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