Zeiss: 'Een gestructureerd en persoonlijk offboardingproces met behulp van het Appical platform'
Medewerkers een fijn afscheid geven is een belangrijk onderdeel in de werknemersbeleving. Daarom is het belangrijk om een gestructureerd programma te hebben voor vertrekkende werknemers. Zo kunnen taken en kennis goed worden overgedragen en heeft HR tijd om belangrijke feedback over de organisatie te verzamelen. Dat is precies wat ZEISS heeft gedaan met hun aanpak van het offboardingproces.
Offboarding bij de internationale leider in optica
ZEISS levert al meer dan 170 jaar oplossingen op het gebied van optica en opto-electronica. Inmiddels zijn ze internationaal leider waarbij de focus voornamelijk ligt op technologische vooruitgang met oplossingen voor de de halfgeleider-, automobiel- en mechanische industrieën. De organisatie heeft wereldwijd meer dan 33.000 medewerkers, waarvan er 150 in de Benelux werken.
In 2016 startte de organisatie met het gebruik van het platform van Appical voor het onboarden en inwerken van nieuwe medewerkers. Met deze case kijken we naar het einde van het dienstverband: het offboardingproces. Want ook hier speelt het platform van Appical een belangrijke rol. Sasja Luijk, HR Manager Benelux, neemt ons mee in wat goede offboarding bij ZEISS inhoudt.
Een gestructureerde offboardingervaring
“Er ontbrak structuur in onze offboarding, en dan voornamelijk in de exitgesprekken. Er bestond wel een formulier met vragen, maar we waren op zoek naar een betere structuur voor het gehele proces, van het moment dat iemand aangeeft te vertrekken tot in ieder geval de laatste dag.”
Om het offboardingprocess te verbeteren, heeft het team van ZEISS een aantal belangrijke vragen geformuleerd:
- Bij wie ligt de verantwoordelijkheid, de manager of bij HR?
- Wat kan er geleerd worden van iemand zijn/haar vertrek?
- Hoe kan er eerlijke feedback verkregen worden?
- Moeten alle vertrekkende medewerkers verplicht feedback geven?
Feedback om de medewerker retentiegraad te verbeteren
“Het was voor ons belangrijk om meer feedback te krijgen over cultuur, ontwikkelmogelijkheden, de leidinggevende en arbeidsvoorwaarden.”
Er is binnen ZEISS goed gekeken naar welke onderwerpen altijd ter sprake moeten komen. "Dat zijn onderwerpen waar we na het lezen van de feedback vanuit onze rol actief op kunnen sturen om de retentie van medewerkers te verbeteren."
ZEISS heeft gekozen om alle vertrekkende medewerkers in het offboardingproces mee te nemen. Want ook medewerkers welke wellicht een minder vrijwillige vertrek hebben kunnen waardevolle feedback geven.
Waarom gebruiken jullie een digitale tool?
“Het voordeel van de app van Appical is dat medewerkers hun feedback op ieder gewenst moment in hun offboardingperiode kunnen vullen,” aldus Luijk. “En dat zorgt dat er veel meer feedback verkregen wordt dan in een exitgesprek. Een exitgesprek is nog wel steeds onderdeel van de offboarding, maar daarin staat het verkrijgen van feedback niet perse meer centraal."
"Een belangrijke optie in de offboarding app is dat de Medewerkers een extra feedbackveld kan toevoegen, waarin ze andere zaken kunnen bespreken dan de thema's die we hadden toegevoegd. We zien dat veel vertrekkende ZEISS Medewerkers gebruik maken van deze optie. De app stelt ons ook in staat om Medewerkers een automatische herinnering te sturen als ze hun feedback nog niet hebben ingediend."
Voordelen van de offboarding app
- We krijgen vaak te horen dat het zo makkelijk is om feedback te geven via de app.
- Medewerkers kunnen feedback geven op een moment dat het hen uitkomt, dit zorgt ervoor dat er meer feedback terugkomt.
- We krijgen veel waardevolle informatie terug, die we in toekomst kunnen implementeren
- Het proces is nu voor alle stakeholders duidelijk en de rollen en verantwoordelijkheden zijn bekend bij iedereen.
- Appical maakt het mogelijk om een leuke teamfoto, -video en persoonlijke tekst toe te voegen. Het doel is om iedere vertrekkende medewerker een persoonlijke ervaring te geven.
Wat medewerkers zeggen over Appical
"Het voordeel van de Appical app is dat de werknemers op elk moment tijdens het offboardingproces hun feedback kunnen geven. Het resultaat is dat we uitgebreidere feedback krijgen dan tijdens één exitgesprek."