Zo word je een geweldige onboarding buddy: 8 tips

Ben je gekozen als onboarding buddy? Gefeliciteerd! Het is namelijk een waardevolle rol waarmee je echt het verschil kunt maken in iemands eerste dagen bij je bedrijf. Bovendien is het een geweldige kans voor jou om te groeien en nieuwe dingen te leren. Waarom? Dat leggen we nu uit

[.callout-small]Benieuwd naar het buddy-systeem en hoe je een onboardingprogramma opzet? Lees deze blog voor praktische tips en inzichten[.callout-small]

‍

Voordelen van een onboarding buddy zijn

Een onboarding buddy zijn is niet alleen waardevol voor de nieuwe collega, maar ook voor jou en het bedrijf. Nieuwe medewerkers krijgen een warm welkom, de ondersteuning die ze nodig hebben en zijn sneller ingewerkt. Voor het bedrijf betekent dit een sterkere onboarding, hogere productiviteit en een positieve werkcultuur. En voor jou, als onboarding buddy, zijn er ook een paar mooie voordelen.

Voor jou is het een kans om:

• Leiderschapsvaardigheden te ontwikkelen: Als onboarding buddy kun je je leiderschapskwaliteiten verder ontwikkelen. Door iemand door hun eerste dagen te begeleiden, leer je beter omgaan met anderen, toon je empathie en verbeter je je mentoring skills.
• Je netwerk uit te breiden: Het helpen van nieuwe collega’s is niet alleen goed voor hen, maar biedt jou ook de kans om contact te leggen met mensen uit verschillende afdelingen en zo je professionele netwerk te vergroten.
• Een goed gevoel te krijgen door te helpen: Het geeft een voldaan gevoel om iemand comfortabel en zelfverzekerd te laten starten in hun nieuwe rol. Weten dat je een verschil hebt gemaakt, geeft jou ook positieve energie.
• Je communicatieve vaardigheden te verbeteren: Door regelmatig contact te hebben met nieuwe collega’s, word je steeds beter in het duidelijk en effectief overbrengen van informatie, wat voor iedereen een pluspunt is.
• De teamspirit te versterken: Door bij te dragen aan een positieve onboarding, kun je de sfeer in het hele team verbeteren. Wanneer nieuwe medewerkers zich welkom en gesteund voelen, zorgt dat voor een hechter en gelukkiger team.

Bekijk ook de voordelen voor het bedrijf en de nieuwe medewerker.

Wat doet een buddy precies?

Een buddy is een collega die een nieuwe medewerker helpt om de eerste weken op het werk goed door te komen en zijn of haar weg te vinden binnen het bedrijf. Belangrijk is dat de buddy geen manager of teamleider is, maar juist een collega uit hetzelfde team of een ander team. Het liefst iemand die al wat langer bij het bedrijf werkt en het goed kent.

Welke taken een buddy precies krijgt, hangt ervan af hoe de onboarding is verdeeld. Een buddy kan bijvoorbeeld de volgende taken op zich nemen:

• Nieuwe medewerkers voorstellen aan het team: help nieuwe collega's om kennis te maken met hun teamgenoten en verbindingen te leggen.
• Eerste aanspreekpunt zijn: zorg dat je beschikbaar bent om vragen te beantwoorden en ondersteuning te bieden in de eerste weken.
• Informele regels uitleggen: leg de ongeschreven regels en gewoontes uit, en help nieuwe medewerkers om de bedrijfscultuur te begrijpen.

Check onze buddy checklist voor een volledige lijst met taken!

‍

Do’s en don’ts voor onboarding buddy's

‍

[.callout-small]Bekijk of jij het in je hebt om onboarding buddy te worden[.callout-small]

‍

Hoe je een goede onboarding buddy kunt zijn: 8 tips 

Hoe kun je als onboarding buddy ervoor zorgen dat je nieuwe collega's de warme ontvangst krijgen die ze verdienen? Hier zijn enkele van onze beste tips!

1. Neem contact op met de nieuwe collega vóór de eerste werkdag

Laat nieuwe collega’s zich al welkom voelen voordat ze beginnen. Stuur een vriendelijk bericht via e-mail, LinkedIn of je onboardingplatform. Stel jezelf voor, vertel dat je uitkijkt naar hun komst, en laat weten dat je er bent om te helpen met vragen (en via welk kanaal ze je het beste kunnen bereiken).

Op dit moment is het handig om al wat meer over de nieuwe collega te weten: vraag om hun cv, bekijk hun LinkedIn-profiel, of vraag de manager om wat extra informatie.

2. Help je nieuwe collega zich thuis te voelen op de werkvloer

Zorg ervoor dat je op de eerste werkdag van de nieuwe medewerker even langskomt om jezelf persoonlijk voor te stellen. Zo maak je een positieve start en laat je zien dat je benaderbaar bent. Geef ze een rondleiding door het kantoor, of laat iemand anders die goed op de hoogte is dit doen, zodat ze weten waar alles is – van hun bureau tot de kantine en andere belangrijke plekken.

Blijf gedurende de dag inchecken om te zien of ze nog vragen hebben of iets verduidelijkt willen hebben. Dit zorgt ervoor dat ze zich gesteund en op hun gemak voelen terwijl ze wennen aan hun nieuwe omgeving.

3. Deel je kennis 

Vergeet niet, jij bent de expert – dus deel je kennis! Geef nieuwe collega's de informatie die ze nodig hebben om succesvol te zijn in hun rol. Vertel wat meer over het bedrijf, laat ze weten met welke collega's ze het meest gaan samenwerken, en beantwoord vragen over interne communicatiemiddelen. 

Tips en trucs zijn altijd handig. Leg bijvoorbeeld uit op welke momenten je bepaalde teamleden het beste kunt benaderen of deel inzichten over effectieve communicatiestijlen binnen het team.

Maar zorg ervoor dat je nieuwe collega’s niet overweldigt:

• Introduceer informatie geleidelijk: geef ze de tijd om nieuwe informatie te verwerken.
• Herhaal belangrijke punten: bespreek belangrijke zaken meer dan eens door om te helpen ze te onthouden.
• Moedig vragen aan: laat ze weten dat het altijd oké is om vragen te stellen, zodat ze zich gesteund voelen.

4. Leg ongeschreven regels uit

Omdat ongeschreven regels per definitie ongeschreven zijn, zal de nieuwe medewerker er misschien niet naar vragen. Dus als er informele plekjes op kantoor zijn, vertel het nieuwe collega's voordat ze op iemands favoriete stoel gaan zitten. Komt de verjaardag van een collega eraan en leggen jullie altijd geld in voor een cadeau? Laat het de nieuwe medewerker dan op tijd weten. En vergeet niet om hen te vertellen over kleine dingen, zoals een schoonmaakschema voor de keuken of het legen van de vaatwasser.

5. Check in bij je buddy! 

Het is belangrijk om regelmatig in te checken bij je buddy, vooral in het begin. Plan wekelijkse check-ins, stuur hen een berichtje of spreek hen aan op kantoor. Sommige mensen zijn verlegener dan anderen en hebben misschien een duwtje in de rug nodig om hun vragen te stellen. Door simpelweg je nieuwe collega te benaderen met vragen zoals "Kan ik je ergens mee helpen?" of "Wat heb je nodig?", laat je zien dat je ervoor hen bent.

6. Geef (constructieve) feedback

Hoewel we een buddy geen mentor is, wordt feedback altijd gewaardeerd. Vraag de nieuwe collega hoe ze graag feedback ontvangen—hebben ze liever een face-to-face gesprek of vinden ze een kort berichtje ook prima? Hoe vaak willen ze graag feedback krijgen?

Bij het geven van feedback is het belangrijk om duidelijk en to the point te zijn om verwarring te voorkomen. Zorg er tegelijkertijd voor dat je de feedback op een vriendelijke en opbouwende manier brengt. Als er iets beter kan, leg dan concreet uit hoe het verbeterd kan worden, in plaats van alleen te zeggen dat het anders moet.

En wees niet bang om positieve feedback te geven! Zo weet je nieuwe collega wat er goed gaat en boost je zijn zelfvertrouwen.

7. Gebruik gamification om het ijs te breken

Spelletjes kunnen een geweldige ijsbreker zijn wanneer je elkaar voor het eerst ontmoet, vooral als ze bestaan uit vragen en gespreksstarters. In de onboarding buddy-toolbox vind je een gespreksstarterspel met leuke vragen om elkaar op een ontspannen manier beter te leren kennen.

8. Stel je nieuwe collega voor aan belangrijke personen

Help de nieuwe collega zich snel thuis te voelen door hen voor te stellen aan belangrijke contactpersonen binnen de organisatie. Dit gaat niet alleen om hun directe team; zorg ervoor dat ze ook mensen uit andere afdelingen ontmoeten waarmee ze vaak samenwerken. Laat je collega’s alvast weten dat de nieuwe medewerker contact opneemt, en moedig aan om koffieafspraken of informele ontmoetingen te plannen. Zo voelt je nieuwe collega zich sneller geïntegreerd en gesteund.

Bonus: Ga zelf ook eens lunchen met de nieuwe medewerker om elkaar beter te leren kennen.

De virtuele onboarding buddy

Als je een nieuwe baan op afstand begint, kan het nog lastiger zijn om goed in te werken en je echt onderdeel van het team te voelen. Je mist de spontane interacties en toevallige gesprekken die je normaal op kantoor hebt, en dat kan het moeilijker maken om je collega’s te leren kennen en je weg te vinden binnen het bedrijf. 

In zo’n situatie is een (virtuele) onboarding buddy extra waardevol om je te ondersteunen en je te helpen om je snel op je gemak te voelen.

Een aantal tips:

• Wees bereikbaar: Laat de nieuwe collega weten dat ze altijd met vragen of problemen bij je terecht kunnen, groot of klein!
• Plan regelmatig check-ins: Zorg voor vaste momenten om via video-oproepen in contact te blijven en ondersteuning te bieden. Deze gesprekken kunnen dagelijks of wekelijks plaatsvinden, afhankelijk van de behoeften van de nieuwe collega.
• Gebruik verschillende communicatiemiddelen: Moedig het gebruik van e-mail, chat en video-oproepen aan om de communicatie soepel te houden.
• Deel handige bronnen: Stuur ze links naar belangrijke documenten, bedrijfsregels en andere nuttige info.
• Stimuleer (virtuele) sociale interactie: Stel virtuele koffiepauzes of teamactiviteiten voor om ze te helpen zich meer thuis te voelen.

‍Conclusie

Een onboarding buddy zijn is een leuke en waardevolle ervaring. Je helpt nieuwe collega's zich welkom en ondersteund te voelen, terwijl je zelf ook nieuwe vaardigheden ontwikkelt en bijdraagt aan een positieve werkcultuur. Of je nu iemand in persoon of op afstand begeleidt, jouw rol is cruciaal voor een soepele overgang in het bedrijf.

Blijf positief en proactief, en je maakt echt een verschil in hun eerste dagen, waardoor ze zich snel thuis voelen. Onthoud dat jouw steun de toon kan zetten voor hun hele loopbaan binnen het bedrijf. Geniet van de ervaring en veel succes!