Succesvol inwerken van nieuwe medewerkers: zó doe je dat

Wat houdt een inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers in?

Een inwerkprogramma is een gestructureerd proces dat nieuwe medewerkers helpt om hun nieuwe rol en verantwoordelijkheden te begrijpen. Het legt de nadruk op praktische aspecten, zodat de medewerker snel productief kan zijn. 

Een goed inwerkprogramma zorgt ervoor dat nieuwe teamleden hun taken effectief uitvoeren en zich thuis voelen binnen de organisatie. Daarom is het essentieel dat de nieuwe medewerker toegang krijgt tot de juiste tools en informatie om succesvol te zijn en de organisatie snel te leren kennen.

Dit zijn een aantal belangrijke onderdelen van je inwerkproces:

• Training en begeleiding: Bied trainingen aan waarmee nieuwe medewerkers hun taken onder de knie krijgen, bij voorkeur met de ondersteuning van een buddy of ervaren collega.
• Uitleg over werkwijzen en processen: Geef uitleg over dagelijkse werkzaamheden, bedrijfsprocessen, en procedures, inclusief richtlijnen en belangrijke veiligheidsregels.
• Toegang tot systemen en tools: Zorg dat nieuwe medewerkers vanaf dag één toegang hebben tot de noodzakelijke software en systemen, en bied de benodigde training voor het gebruik ervan.
• Uitvoeren van eerste taken: Laat nieuwe medewerkers onder begeleiding beginnen met eenvoudige taken om snel zelfstandig te leren werken.
• Feedback: Geef regelmatig feedback om de ontwikkeling van nieuwe medewerkers te ondersteunen en om vragen of problemen direct aan te pakken.

‍

Het verschil tussen inwerken en onboarding

Is inwerken een synoniem voor onboarding? Niet helemaal. Sommige mensen gebruiken inwerken als vertaling van onboarding (wat ook prima is), maar wij zien inwerken als een onderdeel van het bredere onboardingproces. Kijk vooral even naar deze verschillen:

Inwerken

Dit is het praktische proces waarbij een nieuwe medewerker de vaardigheden en kennis opdoet die nodig zijn voor om de nieuwe rol uit te voeren. De voorbereidingen hiervoor starten vaak al voor de eerste werkdag, maar de focus ligt op de eerste werkdag en daarna. Het belangrijkste is dat de nieuwe collega snel zelfstandig kan werken en kan bijdragen aan het bedrijf.

Onboarding

Dit is een uitgebreider proces dat al voor de eerste werkdag begint en soms maanden kan duren. Het omvat niet alleen training, maar ook culturele integratie, het opbouwen van relaties met collega’s en persoonlijke ontwikkeling. Het gaat om de hele ervaring van de medewerker binnen het bedrijf, en inwerken is een deel van deze ervaring.

[.callout-small]Lees meer over het verschil tussen inwerken en onboarden.[.callout-small]

‍

De verschillende fasen in de inwerkperiode

Het inwerkproces bestaat uit verschillende fasen die elkaar opvolgen:

‍Voorbereiding:

‍Deze fase begint al voor de eerste werkdag. Zorg ervoor dat alle benodigde middelen en informatie klaarstaan voor de komst van de nieuwe medewerker.

‍Eerste werkdag:

‍De introductie en kennismaking met de directe werkplek en collega’s. Je nieuwe medewerker leert zijn of haar nieuwe omgeving kennen.

‍Eerste week:

‍Gericht op het bouwen van basisvaardigheden en kennis, met aandacht voor systemen en het leren kennen van de rol.Eerste maand:Hier ligt de focus op de daadwerkelijke training, het opstellen van doelen en het meewerken aan projecten (of zelfs het starten van nieuwe projecten).

‍Vervolgmaanden:

‍Het inwerken stopt niet direct na een maand. Bied mogelijkheden voor verdere ontwikkeling en zorg voor regelmatige evaluatiemomenten om de voortgang te monitoren.

Voorbeeld checklist voor het inwerken van nieuwe medewerkers

Nu je weet wat inwerken inhoudt (en wat niet), en je bekend bent met de verschillende onderdelen, is het tijd om aan de slag te gaan. Gebruik de volgende checklist als leidraad voor je inwerktraject, en pas deze vooral aan naar de behoeften van je organisatie en verschillende functies.

Voorbereiding: voor de eerste werkdag

• Regel toegang tot alle systemen en accounts
• Schaf een laptop en eventueel een telefoon aan
• Plan introductietrainingen met collega’s in
• Start alvast met trainingen via een online tool (indien mogelijk)
• Deel jargon en veelgebruikte termen via een onboarding app of woordenlijst.
• Verstrek informatie over het bedrijf en de belangrijkste processen.
• Regel een buddy of mentor voor ondersteuning en begeleiding.
• Informeer je nieuwe medewerker over de eerste dag

Tijdens de eerste werkdag

• Ontvang de nieuwe medewerker en geef een rondleiding door de werkplek
• Leg uit wat de verwachtingen en doelen zijn voor de eerste week 
• Laat weten bij wie ze terecht kunnen met specifieke vragen
• Introduceer de mentor of buddy aan je nieuwe medewerker
• Laat je nieuwe medewerker kennismaken met hun (virtuele) werkplek & de manier van werken
• Leg uit hoe communicatie binnen het bedrijf verloopt, inclusief welke tools en kanalen gebruikt worden

In de eerste week

• Geef toegang tot handboeken, richtlijnen en andere materialen die nuttig kunnen zijn

• Faciliteer trainingen met collega’s en leidinggevenden om basisvaardigheden op te bouwen
• Laat de nieuwe medewerker kennis maken met dagelijks te gebruiken systemen en tools.
• Plan 1-1’s met de nieuwe mdewerker in
• Moedig de nieuwe medewerker aan om koffiedates met collega’s te plannen om om inzicht te krijgen in hoe onderdelen van de organisatie samenwerken

Eerste maand en daarna

• Plan regelmatig evaluatiemomenten om de voortgang en eventuele uitdagingen te bespreken
• Verzamel feedback van de nieuwe medewerker tijdens 1-1’s en via surveys
• Zorg voor aanvullende training en begeleiding indien nodig
• Stel doelen op voor de komende maanden (gebruik een 30-60-90 dagenplan)
• Vier behaalde successen!

‍

Best practices en tips voor een inwerkprogramma

Natuurlijk gaat het succesvol inwerken van nieuwe medewerkers verder dan het afvinken van een checklist. Hier zijn enkele praktische tips om het proces te verbeteren.

1. Betrek het hele team bij het inwerkproces

Een effectieve inwerkperiode begint met betrokkenheid van het hele team. Laat niet alleen de manager helpen, maar wijs ook een buddy aan die de nieuwe medewerker begeleidt. Verschillende collega's kunnen hun kennis delen. Denk aan die ene collega die een Asana-expert is en een ander die veel weet over Hubspot. Zo leert de nieuwe medewerker verschillende kanten van de organisatie kennen.

2. Maak slim gebruik van digitale tools

Technologie kan het inwerkproces een stuk makkelijker maken.Gebruik een onboardingapp en digitale tools die de informatie leuk en interactief maken. En e-learning platforms kunnen ondersteuning bieden bij het leren kennen van nieuwe systemen en bedrijfsprocessen. Extra fijn is dat de medewerker op elk moment toegang tot de stof heeft.

3. Wees flexibel

Iedereen leert op zijn eigen manier en tempo. Bied daarom verschillende leermethodes aan, zoals video's, handleidingen en face-to-face uitleg. Zo voelt de nieuwe medewerker zich comfortabel en profiteert hij of zij optimaal van het trainingsmateriaal. Pas de snelheid van het inwerken aan op de behoeften van de medewerkers, zodat ze niet overweldigd raken en de informatie goed kunnen verwerken.

4. Zorg dat je inwerkmateriaal up-to-date is

Het lijkt vanzelfsprekend dat inwerkmateriaal actueel moet zijn, toch delen organisaties vaak verouderde informatie. Zorg ervoor dat alle materialen gemakkelijk te vinden zijn en dat ze regelmatig worden gecontroleerd en bijgewerkt, bijvoorbeeld elk kwartaal, zodat ze passen bij de nieuwste ontwikkelingen binnen het bedrijf.

5. Blijf ondersteuning bieden

Goede ondersteuning stopt niet na de eerste maand. Geef doorlopende mogelijkheden voor begeleiding en groei via mentoring, workshops en trainingen. En plan na de eerste maand regelmatig 1-op-1 gesprekken in met nieuwe medewerkers voor persoonlijke begeleiding.

6. Vraag om feedback

Regelmatig feedback vragen over het onboardingproces kan waardevolle inzichten opleveren. Gebruik enquêtes of informele gesprekken om te horen wat er goed gaat en wat er verbeterd kan worden. 

Tip: Vraag nieuwe medewerkers naar specifieke ervaringen, zoals hoe bruikbaar het inwerkmateriaal is en hoe duidelijk de verwachtingen en doelen worden gecommuniceerd.

7. Optimaliseer je inwerkproces 

Als je inwerkproces staat, betekent dat niet dat je voor altijd klaar bent. Blijf het regelmatig evalueren en verbeteren. Zorg ervoor dat het blijft voldoen aan de behoeften van de organisatie en nieuwe medewerkers door zwakke punten aan te pakken. 

Als medewerkers bijvoorbeeld moeite hebben met een bepaald softwareprogramma, bied dan extra trainingen aan. En introduceer nieuwe technieken of tools, zoals checklists of interactieve onboardingsoftware, om de efficiëntie te verhogen.

‍

Conclusie

Een goed doordacht inwerkprogramma is essentieel voor het succes en de integratie van nieuwe medewerkers. Bereid je goed voor voor een soepele landiing en stel je inwerkproces regelmatig bij op basis van feedback. Hiermee creëer je een omgeving waarin nieuwe collega's zich kunnen ontwikkelen, snel productief worden en optimaal bijdragen aan het succes van de organisatie.