Zo maak je verbinding met je medewerkers: 11 best practices binnen onboarding en HR

Ontdek hoe andere bedrijven Gen Z aanspreken, globale onboarding-uitdagingen aanpakken, en purpose verwerken in hun onboardingstrategieën. Leer eenvoudige, maar effectieve lessen die je helpen om sterke, blijvende relaties op te bouwen met je nieuwe medewerkers.

‍

1. Focus op ‘connecties’ voor een succesvolle onboarding 

Universiteit van Portland - Talya Bauer

In het verleden was onboarding niet meer dan het afronden van een takenlijst. Tegenwoordig draait het veel meer om het vormen van verbindingen. En dat is ook precies waar jij het verschil kunt maken. Hoe? Talya Bauer, de bedenker van de 6 C's van onboarding, deelt vijf strategieën voor het opbouwen van betekenisvolle connecties:

• Empathie: leef je in in de situatie van je nieuwe medewerker: een nieuwe baan is spannend maar vaak ook overweldigend. Overspoel je nieuwe medewerkers dus niet met informatie en laat de onboarding om hen draaien. Betrek ze door vragen te stellen en zorg ervoor dat ze zich veilig en gemotiveerd voelen.‍
• Tijd en timing: Onboarding is niet klaar in een week. Het is een doorlopend proces dat wel een jaar in beslag kan nemen. Bedrijven zoals PwC en NASA hebben programma's die meer dan 18 maanden duren!‍
• Proactiviteit van nieuwe medewerkers: Proactiviteit is belangrijk tijdens de onboarding, maar niet iedereen is uit zichzelf proactief. Een oplossing? Stuur eens een e-mail met tips, zoals: "stel vragen" of "plan 1-op-1 gesprekken". Experimenten bij Google laten zien dat dit medewerkers proactiever maakt.‍
• Buddy’s en managers: Buddy’s kunnen het personeelsverloop met 36% verminderen, productiviteit met 56% verhogen en de tevredenheid met 23% verbeteren. Goede relaties tussen managers en nieuwe medewerkers verminderen ook het verloop. Betrek deze collega’s in de onboarding met eenvoudige acties zoals het plannen van manager/nieuwe medewerkers lunches of een takenlijst voor managers.‍
• HR-tools en -processen: Focus op het opbouwen van verbindingen met behulp van HR-tools. Schrijf bijvoorbeeld je onboardingplan op, plan regelmatige check-ins met belangrijke stakeholders en implementeer 360-graden feedbackprogramma's.

‍

2. Ontdek wat je nieuwe medewerkers echt vinden van je onboarding

Frank Philips - Yes! We Connect

Benieuwd hoe je nieuwe medewerkers de onboarding echt ervaren? Vraag het ze! Frank Philips deed dat en sprak met meer dan 100 nieuwe medewerkers in de afgelopen drie jaar. En ze hielden zich niet in…

Sommige nieuwe medewerkers gaven hoge cijfers op hun evaluatieformulier, terwijl de onboarding in werkelijkheid op veel vlakken tekortschoot. En waar ze het meest ontevreden over zijn? Het ontbreken van een onboardingplan!

Vaak worden nieuwe medewerkers niet gevraagd naar hun werkervaring en hoe deze van nut kan zijn voor het team, waardoor er grote kansen worden gemist. Om de onboarding te verbeteren, is het belangrijk om eerlijke feedback van je nieuwkomers te verzamelen. Plan één-op-één gesprekken in en luister oprecht naar de behoeften van de nieuwe medewerker.

‍

3. Gen Z aantrekken? Tijd om je strategieën te vernieuwen!

Peple - Laura Bas

Ze vragen te veel salaris, hebben geen werkethiek en kunnen niet tegen kritiek. Er zijn veel stereotypen over Generatie Z (Gen Z), maar zoals Gen Z-expert Laura Bas uitlegt, roept verandering altijd weerstand op en is de kritiek dus van alle tijden. En dat terwijl elke nieuwe generatie waardevolle veranderingen brengt. 

Dus; hoe trek je Gen Z aan, en wat kan je doen tijdens de onboarding?

• Gebruik aansprekende visuals, zoals "een dag uit het leven van"-video's om te laten zien hoe het is om bij je organisatie te werken.
• Bied flexibele voordelen aan: Zorg voor keuzes in secundaire voordelen. Houd je nieuwe medewerker van sporten? Bied een sportschoolabonnement aan!
• Implementeer een buddy-systeem: Gen Z vindt het vaak makkelijker om iets te vragen aan een collega dan aan een manager (die hoger in rang staat).
• Gebruik instructievideo’s: Dit is efficiënter voor Gen Z en biedt een makkelijke manier om content opnieuw te bekijken.‍
• Help hen bij het plannen van hun groeipad en promoties (dit draait om duidelijkheid, niet om salaris). Ga met medewerkers in gesprek over waar ze zichzelf over 2, 5 of 10 jaar zien, en maak een concreet plan om dit te bereiken.

[.callout-small] Lees hier meer strategieën over hoe je jouw onboarding Generation Z-proof maakt. [.callout-small]

‍

4. Denk als een designer 

CoLab.EX - Inez Abels

Wat als we naar ons werk kijken als een dienst of product en medewerkers als klanten zien? Een effectieve onboarding begint met het ontwerpen van een geweldige werknemerservaring. Met Employee Experience Design, gebaseerd op Design Thinking, kun je onboarding soepel en boeiend maken voor zowel nieuwe medewerkers als je organisatie. Dit helpt je de juiste problemen aan te pakken.

Tijdens Onboard Amsterdam deelde Inez Abels van CoLab.EX praktische tips uit het employee experience playbook. Ze liet zien hoe focus op elke fase van de onboarding waardevolle inzichten kan opleveren.

3 belangrijke inzichten voor het toepassen van de Employee Experience Design Methode:

1. Zie werk als een dienst of product: Denk als een designer om betekenisvolle en effectieve ervaringen te creëren.
2. Daag aannames uit: Wees je bewust van je vooroordelen en zet vraagtekens bij alles wat je denkt te weten.
3. Test en valideer: Zorg ervoor dat je oplossingen echte waarde toevoegen door ze continu te testen en te verfijnen.

‍

5. De ultieme investering? Stages! 

Censes - Maarten Brand

Wat kan je wervingskosten verlagen, je retentie verhogen, een deel van je onboarding regelen en je werkgeversmerk versterken? Stages!

Stages zijn een slimme investering—mits bedrijven weten wat ze doen. Veel bedrijven vinden het een leuk idee, maar weinig organisaties steken genoeg moeite in stages om er echt een succes van te maken. Bedrijven die tijd en aandacht investeren in een sterk stageprogramma, behalen vaak aanzienlijke voordelen.

Wil je weten onder welke van deze bedrijven jij valt? Stel jezelf dan eens deze 3 vragen:

• Weten onze medewerkers hoe ze geweldige mentoren moeten zijn?
• Hebben ze voldoende tijd en steun van de leiding om het goed te doen?
• Stellen we de ervaring van de stagiair centraal, meer dan het afvinken van een lijstje?

Stages zijn de ultieme eerste indruk, en als je het goed doet, leiden ze tot een (zeer kosteneffectieve) blijvende band.

‍

6. Geef vanaf dag één betekenis aan werk

Just on Purpose - Alberto González Otero

Volgens Gallup is slechts 13% van de medewerkers in Europa echt betrokken bij hun werk. Het ontwikkelen van een gevoel van ‘purpose’ kan hierin een groot verschil maken. In de zogenoemde ‘Blue Zones’, waar mensen langer leven, speelt een duidelijk levensdoel een belangrijke rol bij het maken van keuzes en het verhogen van welzijn.

Maar een doel hoeft niet iets groots of ingewikkelds te zijn. Het kan zo eenvoudig zijn als begrijpen wat belangrijk voor je is en waarom je doet wat je doet. De meeste medewerkers werken voor meer dan alleen een salaris. Door hun persoonlijke motivaties te begrijpen, kun je hen helpen om hun werk te koppelen aan de doelen van je team en organisatie.

Denk bijvoorbeeld na over de rol die je binnen het bedrijf vervult. Ben je een "CFO" of zie je jezelf als een "Facilitator of Fun"? En ben je het "Hoofd van IT" of eerder "Chef dingen voor elkaar krijgen"? Door op deze manier over rollen na te denken, kunnen medewerkers betekenis en plezier halen uit hun werk.

‍

7. Integreer ‘purpose’ in je onboarding

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Gemeente Utrecht, Gemeente Den Haag, Noaberkracht

Nu je weet hoe belangrijk een purpose is, is het tijd om de medewerkersreis rondom de doelen van je organisatie te vormgeven. 

Hier zijn een paar ideeën:

• Gebruik persona's om je missie menselijk te maken. Deze persona's laten zien wie baat heeft bij het werk van je organisatie.
• Leg tijdens de preboarding de nadruk op je doelen en waarden en laat zien hoe ze deze persona's ondersteunen. Herhaal dit thema op verschillende momenten in de medewerkersreis.
• Introduceer belangrijke locaties en thema’s die relevant zijn voor je werkgebied. Denk aan een bustour langs belangrijke plekken, workshops van collega's, of het opnemen van unieke elementen van je organisatie in je onboardingprogramma. Zo is het onboardingprogramma van de Gemeente Den Haag verbonden aan de tramlijns in de stad.
• Geef nieuwe medewerkers een compleet beeld van je organisatie. Nieuwe medewerkers bij de Gemeente Utrecht nemen deel aan activiteiten zoals zwerfafval opruimen en monsters nemen van het kanaalwater. Daarnaast worden ze in de boeien geslagen door boa’s om de diverse rollen in hun organisatie te begrijpen.

‍

8. Ken de verwachtingen en uitdagingen van elke stakeholder

Danfoss - Eva Baluchova

Elk onboardingproces heeft meerdere belanghebbenden, elk met unieke verwachtingen. Als deze verwachtingen niet goed op elkaar afgestemd zijn, kunnen er problemen ontstaan zoals informatie overload, isolatie, onduidelijkheid en gemiste kansen voor betrokkenheid en behoud. Om een effectief onboardingproces te ontwikkelen, is het essentieel om de verwachtingen, behoeften en uitdagingen van iedereen te begrijpen.

Hoe pak je deze uitdaging aan? Ontwerp je onboardingprogramma met de stakeholders in gedachten—nieuwe medewerkers, leidinggevenden en het HR-team. Maak gebruik van tools zoals persona's en ‘journey mapping’ om belangrijke behoeften te identificeren en een positieve ervaring te ontwikkelen (dit is Design Thinking, zie ook best practice nr. 4).

• Persona's: Creëer mensgerichte profielen op basis van echte data en onderzoek om hypothetische werknemers te illustreren.
• Journey mapping: Zodra je persona’s hebt gedefinieerd, kan je hun reis in kaart brengen om potentiële uitdagingen, belangrijke momenten en details te identificeren die de ervaring voor nieuwe medewerkers en leidinggevenden verbeteren.

Met Design Thinking kijk je verder dan eenvoudige checklists en creëer je betekenisvolle en impactvolle onboardingervaringen.

‍

9. Zorg voor een consistente én flexibele ervaring wereldwijd

Heineken - Leonie Bor & Alexander Joosten

Heineken streeft ernaar om een bedrijf te zijn dat toekomstbestendig is met een flexibele onboarding-ervaring die overal ter wereld goed werkt. Hoe doet HEINEKEN dit en wat kunnen we hiervan leren?

Het geheim is een ‘global template’ (wereldwijd sjabloon) dat door alle operationele bedrijven (OpCos) wordt gebruikt, terwijl ze toch de vrijheid hebben om de ervaring lokaal aan te passen.

In hun onboarding-app werkt dit als volgt:

Iedere onboarding reis omvat vijf verhalen, zoals "Welkom bij HEINEKEN" en "Op naar dag één", die alle OpCos moeten volgen. Elk verhaal heeft vervolgens hoofdstukken die wereldwijd worden gebruikt, maar OpCos kunnen zelf extra informatie toevoegen die relevant is voor hun regio. 

Binnen die hoofdstukken staan algemene pagina's over bijvoorbeeld het doel van HEINEKEN, en OpCos kunnen informatie wijzigen of toevoegen indien nodig. Bovendien kunnen ze hun eigen branding aan de app toevoegen.

Het wereldwijde sjabloon biedt alle operationele bedrijven de flexibiliteit om hun eigen lokale trajecten te ontwikkelen, terwijl het tegelijkertijd zorgt voor een consistente en goede onboarding-ervaring, waarbij iedere nieuwkomer voorzien wordt van basiskennis.

‍

10. Integreer de kernwaarden in je onboardingproces

AZ Alkmaar - Jasper Rutgers

Volgens Jasper Rutgers, HR Manager bij AZ Alkmaar, is het cruciaal om de kernwaarden van je organisatie te integreren in het onboardingproces. Maar hoe doe je dat?

1. Begin door deze waarden samen met je team duidelijk te definiëren.
2. Maak tijdens de onboarding nieuwe medewerkers vertrouwd met deze waarden door middel van presentaties en mentorschap, zodat ze een goed begrip krijgen van waar je organisatie voor staat.
3. Houd de waarden ‘top of mind’ door ze centraal te stellen in prestatiebeoordelingen en ervoor te zorgen dat ze een leidende rol spelen in beslissingen en gedrag.
4. Moedig bestuursleden en andere belangrijke medewerkers, zoals ervaren krachten en vrijwilligers, aan om met elkaar in gesprek te gaan.
5. Zorg ervoor dat iedereen een doel in zijn rol vindt: of ze nu keeper zijn of kaarten verkopen. Laat ze nadenken over hoe ze kunnen uitblinken in hun rol en maandelijks kunnen bijdragen aan de gestelde doelen.

Onthoud: je kunt alleen kampioen worden als iedereen er oprecht in gelooft.

‍

11. Identificeer ‘belangrijke momenten’ in de werknemersreis

Personio & Tilburg University

In heel Europa daalt de betrokkenheid van medewerkers. Uit gegevens blijkt dat medewerkers nooit méér betrokken zijn in hun loopbaan dan in hun eerste zes maanden op het werk, en dat niveau herstelt zich niet meer.

Daarom moeten organisaties ‘belangrijke momenten’ identificeren die te maken hebben met manieren van werken, vertrouwen en loopbaanontwikkeling. Door een onboardingmentaliteit toe te passen, kunnen ze de betrokkenheid gedurende de hele werknemerscyclus hoog houden.

Volgens Max Specht (Personio) zijn dit cruciale momenten:

• Het ontdekken van de voorkeurswerkstijl en -omgeving van een medewerker. Organiseer enquêtes en bied flexibele werkopties aan.
• Medewerkers stimuleren om na te denken over hun carrière en toekomstdoelen. Voer regelmatige beoordelingsgesprekken en bied trainingsmogelijkheden aan.
• Het opbouwen van vertrouwen tussen medewerkers en leiders. Train managers in effectieve communicatie en moedig een transparante cultuur aan met regelmatige check-ins.

Nu we het toch over belangrijke momenten hebben; Sanne Fijneman-Ghielen van de Tilburg University bestudeerde meer dan 500 impactvolle momenten om onboarding te optimaliseren. Haar onderzoek toont aan dat belangrijke momenten tijdens onboarding de ervaring van een nieuwe medewerker sterk beïnvloeden. 

Nieuwkomers komen binnen met een "rugzak" vol verwachtingen, gevormd door hun ervaringen met het merk en eerdere banen. Aan deze verwachtingen voldoen - of ze overtreffen - is cruciaal. Positieve ervaringen voorspellen namelijk ongeveer 50% van hun betrokkenheid en 35% van hun intentie om te vertrekken. 

Er is dus veel te winnen door de onboardingervaring te optimaliseren en gericht te investeren in cruciale momenten.

‍

Tot slot

We hopen dat deze waardevolle tips je helpen om je aanpak te verbeteren, zodat je nieuwe medewerkers zich vanaf dag één gewaardeerd en verbonden voelen. Door te focussen op het opbouwen van sterke relaties, verbeter je niet alleen de onboardingervaring, maar leg je ook de basis voor langdurig succes voor zowel je medewerkers als je organisatie.