10 x Best Practices in HR en Onboarding: Inzichten opgedaan bij Onboard Amsterdam 2023

1. Elk onboardingtraject heeft een stevige basis nodig (HP)

Hoe breng je je organisatiecultuur over als je medewerkers over de hele wereld verspreid zijn? Het begint allemaal bij een goede basis, volgens Stacey Heiss, Employer Brand en Onboarding Leader. In het geval van HP bestaat deze basis uit 5 componenten: de manager, communicatie, de buddy, een 90-dagen plan en netwerken.

Laten we op 2 onderdelen inzoomen:

1. De manager: De manager is de drijvende kracht achter het onboardingprogramma van HP. Omdat managers vaak een druk schema hebben, vraagt HP hen om 4 dingen te doen: een buddy nomineren, een 90-dagen plan ontwikkelen, de benodigde tools specificeren en actie ondernemen voor een laptop. Om hen hierbij te helpen, zijn er veel tools en bronnen beschikbaar, zoals sjablonen, checklists en "manager office hours" voor vragen.
2. De buddy: Onboarding buddy's helpen nieuwe medewerkers te integreren in de bedrijfscultuur. HP moedigt managers aan om zowel een buddy op locatie als een virtuele buddy te kiezen die gemotiveerd is, veel ervaring heeft bij HP en op een vergelijkbaar niveau binnen het bedrijf zit. Ook voor buddy's zijn er tools zoals checklists en do's en don'ts beschikbaar.

Nu vraag je je misschien af, waar moet ik beginnen? Hier zijn 5 dingen die je nu kunt doen, tipt Stacey:

1. Betrek de hiring manager zo snel mogelijk - direct nadat het baanaanbod is geaccepteerd.
2. Ontwikkel een preboarding communicatieplan.
3. Start een eenvoudig onboarding-buddyprogramma.
4. Overweeg om een sjabloon voor een 90-dagenplan te maken dat je managers kunnen gebruiken.
5. Creëer mogelijkheden voor nieuwe medewerkers om face-to-face en virtueel te netwerken.

"Wist je dat 97 procent van de nieuwe medewerkers die hun buddy's in de eerste 90 dagen meer dan 8 keer hebben ontmoet, aangeven sneller productief te zijn (SHRM)?"

2. Verbeter je onboardingproces met behulp van AI (Appical)

Tijdens Onboard Amsterdam stond AI centraal als hoofdthema. Hierbij lag de nadruk op hoe technologie kan worden ingezet om een meer menselijke onboardingervaring te creëren. Appical was een van de organisaties die een presentatie heeft gegeven over dit onderwerp, met name gericht op het gebruik van AI in het onboardingproces.

Een van de mogelijkheden om je onboardingproces te verbeteren, is het gebruik van een AI Content Assistent die HR-specialisten helpt bij het opstellen van goede onboardingteksten. Deze functie wordt al veel gebruikt in onze onboardingapp. Sinds de lancering ervan heeft deze feature bijna 1000 prompts gegenereerd en meer dan 200.000 woorden!

Maar er zijn nog veel meer mogelijkheden om AI in de toekomst in te zetten. Tijdens onze presentatie behandelden we een aantal opties:

• AI-buddy: Koppel een chatbot aan de inhoud van je onboardingapp, zodat hij vragen kan beantwoorden.
• AI AI Builder: Een content-wizard die klanten helpt bij het opzetten van een digitaal onboardingprogramma binnen enkele minuten in plaats van weken.
  
• Interactive Analytics:  Hiermee kunnen HR-managers vragen stellen aan de AI in plaats van naar statische grafieken te kijken.

We kunnen niet wachten om al deze spannende mogelijkheden werkelijkheid te zien worden!

Wil je meer weten over hoe AI de onboardingervaring kan veranderen, meld je dan aan voor ons AI-webinar.

3. Dicht de (digitale) vaardigheidskloof met boeiende leermethoden (Growth Tribe)

Technologie ontwikkelt zich zo snel dat we vaak het gevoel hebben dat we achterblijven. Hoe kunnen zorgen dat we de kloof in vaardigheden dichten en bijblijven in deze veranderende wereld? Stefan Daniëls, hoofd van de Learning Studios bij Growth Tribe, deelde in zijn presentatie waardevolle inzichten om mee aan de slag te gaan:

✅ Maak de vaardigheidskloof inzichtelijk: Ontdek welke (digitale) vaardigheden cruciaal zijn voor jouw bedrijfsdoelen, vind de missende vaardigheden en beoordeel hoe snel je medewerkers leren.

✅ Maak boeiende leermogelijkheden: Onze aandachtsspanne wordt steeds korter, dus het is tijd om innovatieve leermethoden te omarmen.

De impact van korte video's op leren

Een van de manieren om leermethoden interessanter te maken, is door korte video's te gebruiken. Onderzoek toont aan dat ze de betrokkenheid van studenten met 24,7% vergroten en examencijfers met 9,0% verbeteren. En er zijn nog meer voordelen aan het gebruik van korte video's:

• Verminderde cognitieve belasting: Te lange video's kunnen leerlingen te veel informatie tegelijk geven, wat problemen kan geven met het begrijpen en onthouden van de informatie
• Versterking van het leren: Korte video's kunnen dienen als een samenvatting of herhaalmiddel om belangrijke leerpunten uitgebreider te oefenen en te onthouden.
• Voorbereiding voor leren op locatie: Medewerkers kunnen korte video's gebruiken om zich thuis voor te bereiden op workshops of vergaderingen.
• Nieuwsgierigheid opwekken: Korte video's kunnen nieuwsgierigheid opwekken en leerlingen aanmoedigen om meer over het onderwerp te ontdekken.

Tip: Gebruik AI om je eigen microlearning samen te stellen en te ontwikkelen: je kunt AI inzetten om onderzoek te doen, het videoscript te schrijven en op te nemen!

‍

4. Geef prioriteit aan mentaal welzijn op de werkvloer (OpenUp)

Wist je dat een slecht geestelijk welzijn de wereldeconomie jaarlijks maar liefst $ 1 biljoen kost (WHO)?

Jeroen Kuiper, Director of Customer Success bij OpenUp, benadrukt hoeveel mensen te kampen hebben met een slechte mentale gezondheid: namelijk 1 op de 6. En het probleem is nog groter dan we denken - 60% tot 75% van de mensen geeft aan dat ze moeilijkheden ervaren op het gebied van geestelijke gezondheid.

Externe factoren zoals de corona-pandemie, recessie, inflatie, en AI op de werkvloer dragen bij aan stress, angst en verminderd zelfvertrouwen. Het is duidelijk dat we mentaal welzijn moeten prioriteren!

Hoe zet je in op mentaal welzijn in jouw organisatie?

Om dit binnen onze organisaties aan te pakken, deelde OpenUp de volgende tips:

• Identificeer waar uitdagingen op het gebied van mentaal welzijn van invloed zijn op je bedrijf.
• Meet de omvang van het probleem.
• Definieer sleutelmomenten in het jaar om specifiek te focussen op mentaal welzijn.
• Werk samen met partners om drempels te verlagen voor werknemers om hun welzijn te verbeteren (bijvoorbeeld platforms zoals OpenUp).
• Zoek steun van het management en betrek leiders in de hele organisatie om het goede voorbeeld te geven.
• Meet, doe enquêtes, en benadruk het belang van mentaal welzijn.
  

5. Technologie kan recruitment menselijker maken (Equalture)

Steeds meer bedrijven gebruiken algoritmes en AI om nieuwe mensen aan te nemen. 52% van de bedrijven in de EU gebruikt ze al om kandidaten vooraf te screenen. Dit heeft voordelen, zoals een betere, objectievere, nauwkeurigere en efficiëntere selectieprocedure. Maar let op: algoritmes kunnen zowel voor meer als minder gelijkheid zorgen.

Tijdens Onboard Amsterdam weerlegde Charlotte Melkert, CEO en co-founder van Equalture, twee misvattingen over recruitment-algoritmes:

1. Kandidaten vinden het niet leuk
2. Het is alleen nuttig als het menselijke arbeid vervangt.

Volgens Charlotte vinden de meeste kandidaten het gebruik van algoritmes eigenlijk prima, zolang het maar verstandig wordt ingezet. De meeste kandidaten geven de voorkeur aan het voltooien van een assessment boven het uploaden van een cv om te solliciteren naar een baan - maar ALLEEN als het hen goed wordt uitgelegd waarom ze een assessment maken. Vrouwen vinden dit nog fijner, omdat ze het cv als het meest oneerlijke selectie-instrument beschouwen (gebaseerd op 203 beoordelingen van kandidaten).

Gebruik algoritmes verstandig

De belangrijkste les is om algoritmes verstandig te gebruiken bij het werven van personeel. Maak weloverwogen beslissingen op basis van de gegevens in plaats van alles door het algoritme te laten bepalen. Technologie kan het recruitmentproces menselijker (eerlijker) maken, zolang (1) het met mensen werkt, in plaats van voor mensen, en (2) zolang het voor kandidaten duidelijk is waarom het wordt gebruikt.

‍

6. Identificeer de gaten in je onboardingprogramma en blijf verbeteren (Booking.com)

Voor een succesvol onboardingprogramma, is het essentieel om voortdurend te meten, te leren en te verbeteren. Het overwinnen van uitdagingen maakt deel uit van deze reis.

Noor Eggermont, Senior Manager Global Onboarding at Booking.com, deelde een aantal onboardinguitdagingen bij Booking.com tijdens Onboard Amsterdam. Zoals de behoefte om de onboardingreis te vereenvoudigen, een duidelijk verhaal op te bouwen, en data nog dichter bij het bedrijf te brengen met toegankelijke dashboards.

Een andere uitdaging bij Booking.com was dat teams die te maken hadden met het onboardingproces, onafhankelijk van elkaar werkten. Het team overwon deze uitdaging door een ServiceNow-platform te implementeren en een workflow op te zetten met duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en overeengekomen werkwijzen tussen teams.

Nu vraag je je misschien af hoe Booking.com verbeterpunten opspoort.

Het bedrijf deelt enquêtes bij de belangrijke momenten in de onboarding, zoals na 7, 30 en 90 dagen in dienst. Zo verzamelen ze belangrijke statistieken, zoals de onboardingervaring en de tijd totdat iemand volledige inzetbaar is. Door de antwoorden nauwlettend in de gaten te houden, kunnen ze verbeterpunten opsporen en de noodzakelijke aanpassingen maken. Daarnaast worden er focusgroepen gehouden om een dieper inzicht te krijgen.

3 belangrijke take-aways over het meten van je onboardingproces:

1. Investeer in het meten en bepaal de gebieden die prioriteit moeten krijgen voor verdere verbetering. Houd hierbij rekening met de impact versus de vereiste inspanning (begin met het laaghangende fruit).
2. Vraag doorlopend feedback aan nieuwe medewerkers en managers om te weten wat goed gaat en waar nog ruimte voor verbetering is.
3. Blijf meten, evalueren, verbeteren en herhaal dit proces.
   
   

7. Geef je nieuwe medewerkers een WOW-gevoel! (Lamb Weston)

Als een van de genomineerden voor de Onboard Award, weet Lamb Weston als geen ander hoe je indruk kan maken op nieuwe medewerkers. Hun geheim? Het creëren van betekenisvolle verbindingen, zowel met collega's als met de organisatie zelf. Maar, hoe doen ze dat? Naast een op maat gemaakte onboardingapp voor specifieke locaties en functies, gaat Lamb Weston nog een stap verder met indrukwekkende activiteiten die op locatie plaatsvinden.

Lamb Weston's onboardingprogramma omvat een tweedaagse ervaring. Deze dagen nemen de nieuwe medewerkers deel aan verschillende groepsactiviteiten, zoals de "Field to Fork" puzzel, een ‘college tour’, een innovatieuitdaging, een productproeverij, en matchmachines (heb je die gespot tijdens Onboard?). De kers op de taart is een excursie naar de fabriek, waar nieuwe medewerkers informatie krijgen over de producten van het bedrijf, een aardappelboer bezoeken en het proces van de aardappelverwerking kunnen beleven.

Tijdens haar presentatie op Onboard Amsterdam deelde Jet Delhij, Learning & Development Specialist, enkele tips om ons te helpen bij het ontwerpen van onze eigen WOW-ervaringen:

• Betrek nieuwe medewerkers bij het bedrijf door het proces van de organisatieketen te laten zien.
• Help nieuwe medewerkers begrijpen hoe hun rol bijdraagt aan het succes van het bedrijf.
• Verplaats jezelf in de schoenen van een nieuwe medewerker en denk vanuit hun perspectief.
• Denk GROOT bij het ontwerpen van je onboardingproces: Hoe kan jouw onboarding opvallen?

‍

8. Bouw sterke verbindingen op tijdens de onboarding (Yes! We Connect)

Onboarding kan een intimiderende ervaring zijn, maar dat hoeft het niet te zijn! Onze main partner tijdens Onboard Amsterdam, Yes! We Connect, vertelde ons waar nieuwe medewerkers naar op zoek zijn: ze willen gezien worden voor wie ze zijn en wat ze bijdragen aan de organisatie, inspirerende en leuke collega's vinden (aardige collega's dragen bij aan het behouden van werknemers) en ze willen waardevol zijn.

En raad eens? Wanneer je dit goed doet, word je flink beloond. Onderzoek toont aan dat goede onboarding retentiepercentages met wel 33% kan verhogen! Om sterkere verbindingen tijdens onboarding op te bouwen, moet je je focus verleggen en de nieuwe medewerker in de schijnwerpers zetten door prioriteit te geven aan kansen voor hen om verbinding te maken met collega's en de doelen en waarden van het bedrijf.

Sneak peek in de onboarding toolbox

Dus, welke activiteiten moet u introduceren in uw onboardingprogramma? Onboarding Specialist Kelly van Hove gaf ons een sneak peek in de toolbox van Yes! We Connect. Hun advies? Focus op activiteiten die zich richten op:

• Het leren kennen van elkaar: zoals het maken van profielen, teaming-up oefeningen, energizers en quizzen;
• Het leren kennen van organisatiedoelen en -waarden: zoals vraag- en antwoordsessies met leiders, discussies en games rond uw waarden, innovatie-uitdagingen en pitches;
• Ontdekken hoe de nieuwe medewerker kan bijdragen aan de organisatie: voer diepgaande duiksessies uit, gezamenlijke puzzelsessies om samen het grote geheel te creëren en moedig individuen aan om uit te drukken hoe ze kunnen bijdragen;
• Een ondersteunend netwerk opbouwen: denk aan samenwerken met groepen, regelmatige bijeenkomsten en intervisiesessies.
  

9. Medewerkersbetrokkenheid is essentieel voor het succes van elke organisatie (Dialog)

Hoewel het belangrijk is om nieuwe medewerkers een uitgebreid onboardingproces te bieden, is het net zo belangrijk om medewerkers betrokken te houden na de onboardingperiode.

Stefan de Woerd, Managing Director bij Dialog, gaf tijdens Onboard Amsterdam een aantal overtuigende feiten om dit te ondersteunen. Betrokken teams worden gekoppeld aan positieve bedrijfsresultaten, waaronder tot 81% minder verzuim, 43% minder verloop, 41% minder fouten, 18% hogere productiviteit, 23% hogere winstgevendheid en 10% hogere klanttevredenheid.

Best overtuigend als je het ons vraagt.

Dus, hoe kunnen we zorgen voor betrokken medewerkers?

• Voer een nulmeting uit (bestaande uit engagement drivers en de eNPS) om te bepalen wat medewerkers belangrijk vinden en hoe ze dingen waarnemen.
• Analyseer de resultaten om vast te stellen wat goed werkt en waar mogelijk ruimte is voor verbetering.
• Gebruik korte pulsemetingen om te beoordelen hoeveel verbetering wordt ervaren en maak indien nodig aanpassingen.
• Ondersteun het proces met intelligente technologie.

Bedenk wel dat het bevorderen van medewerkersbetrokkenheid niet alleen een taak van HR is. Net zoals bij onboarding, hebben managers of andere leidinggevenden een belangrijke rol, omdat zij de grootste impact hebben op hun team (tot wel 70%). Zet het daarom aan het roer.

‍

10. Omarm relevante ontwikkelingen in L&D (PlusPort)

Om relevant te blijven, moeten organisaties, net als medewerkers, voortdurend leren en evolueren, volgens e-learning specialist Marko Ploeger en consultant Marlies Braakhekke.  

Tijdens hun workshop werd duidelijk dat er verschillende opkomende trends zijn die benut kunnen worden op het gebied van leren en ontwikkeling (L&D), zoals AI, personalisatie, microlearning, sociaal leren, samenwerkend leren, D&I en de all-you-can learn-benadering.

Laten we 2 voorbeelden van PlusPort uitlichten: AI en All-you-can-learn:

1. AI inzetten: In theorie kan AI de komende jaren veel impact hebben. Bijvoorbeeld met chatbots en virtuele assistenten, gepersonaliseerde leerpaden, aanbevelingen voor inhoud, immersive learning en geautomatiseerde beoordelingen. Maar we moeten goed nadenken over wat we willen implementeren en hoe (met oog voor ethiek en privacy).
2. All-you-can-learn vs. op maat gemaakte inhoud: De all-you-can-learn-merhode (ook wel: off-the-shelf content) is populair maar heeft voor- en nadelen. Hoewel het flexibiliteit en diversiteit in inhoud biedt, kunnen kwaliteitsproblemen en mismatches met vaardigheden uitdagingen zijn. De keuze tussen de twee moet gebaseerd zijn op leerdoelen, kwaliteitsnormen en betrokkenheid van medewerkers.

De belangrijkste conclusies? Stop nooit met leren, omarm nieuwe ontwikkelingen, experimenteer met nieuwe technologieën, en deel je gedachten met anderen om van elkaar te leren.