Wie lange sollte der Onboarding-Prozess dauern?

Viele Onboarding-Prozesse werden überstürzt durchgeführt und dauern nur wenige Wochen. Das Ergebnis: Neue Teammitglieder fühlen sich verloren und unvorbereitet. Ein solcher Schnellstart kann zu hoher Fluktuation führen und damit die Kosten für Ihr Unternehmen deutlich erhöhen.

Ein strukturierter und langfristig angelegter Onboarding-Prozess hilft neuen Mitarbeitenden hingegen dabei, Vertrauen aufzubauen, sich in die Unternehmenskultur einzufinden und schnell produktiv zu werden.

Es gibt viele Diskussionen darüber, wie lange der gesamte Onboarding-Prozess idealerweise dauern sollte. Manche empfehlen ein paar Monate, andere sogar ein ganzes Jahr. In diesem Artikel zeigen wir, warum ein längerer Prozess sowohl für neue Teammitglieder als auch für das Unternehmen vorteilhaft ist.

Sie erfahren außerdem, woran man einen ineffektiven Onboarding-Prozess erkennt, wie lange erfolgreiches Onboarding dauern sollte und welche Vorteile eine (verlängerte) Einarbeitung mit sich bringt.

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Was passiert, wenn der Onboarding-Prozess zu kurz ist?

Leider dauert das Onboarding neuer Teammitglieder in den meisten Fällen weniger als einen Monat. Studien zeigen jedoch: Eine so kurze Einarbeitungszeit wirkt sich negativ auf die Mitarbeiterbindung aus und verunsichert neue Mitarbeitende in ihrer Rolle.

Ein zu kurzer Onboarding-Prozess kann neue Teammitglieder überfordern, stressen und sie sogar von ihrer neuen Arbeitsumgebung entfremden.  Einer Umfrage von BambooHR zufolge weinen 23 Prozent der Beschäftigten in ihrer ersten Woche – aus Enttäuschung.

Dies ist nicht nur für neue Teammitglieder problematisch, sondern auch für Personalabteilungen. In den ersten drei Monaten ist das Risiko einer Kündigung am höchsten: Laut dem Job Seeker Nation Report 2022 verlassen 30 Prozent der Arbeitnehmenden in diesem Zeitraum das Unternehmen.

Fazit: Ein kurzer Onboarding-Prozess ist weder für neue Teammitglieder noch für das Unternehmen von Vorteil. Also: Wie lange sollte das Onboarding wirklich dauern?

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Was gilt als ideale Onboarding-Dauer?

Ein guter Onboarding-Prozess hilft neuen Teammitgliedern dabei, ihre Rolle und das Unternehmen wirklich zu verstehen. Während des gesamten Prozesses sollten sie sich willkommen und gut informiert fühlen – damit sie an ihrem neuen Arbeitsplatz produktiv und effektiv durchstarten können. Auch das Preboarding trägt dazu bei, neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Arbeitstag einzubinden.

Als Faustregel gilt: Ein Zeitraum von drei bis sechs Monaten ist ideal. Laut BambooHR kann eine Verlängerung auf ein ganzes Jahr jedoch die Mitarbeiterbindung und das Engagement deutlich steigern.

Ein ganzes Jahr – das klingt nach einer langen Zeit. Und ja, das ist es auch – aber es kann sich lohnen. Natürlich ist nicht in jedem Kontext ein einjähriger Onboarding-Prozess notwendig.

Was sollten Sie also beachten, um die passende Dauer für Ihr Onboarding zu bestimmen?

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Faktoren, die die Onboarding-Dauer beeinflussen

Jeder Mensch bringt unterschiedliche Bedürfnisse und Erfahrungen mit. Deshalb ist es wichtig, den Onboarding-Prozess individuell an das neue Teammitglied anzupassen. Je nach Rolle, Unternehmensstruktur und Arbeitsumfeld kann die ideale Onboarding-Dauer stark variieren.

Hier sind einige Faktoren, die Sie bei der Planung berücksichtigen sollten:

1. Aufgabenbereich und Erwartungen: Je komplexer die Rolle, desto mehr Zeit wird benötigt, um die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten aufzubauen.
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2. Remote oder vor Ort: Die Einarbeitung von Remote-Teammitgliedern dauert häufig länger – etwa, weil ein kurzer Austausch am Schreibtisch entfällt und Fortschritte schwerer zu erfassen sind. Eine Onboarding-App kann hier unterstützen.
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3. Technologieeinsatz: Je nach Anzahl und Komplexität der eingesetzten Systeme und Tools kann die technische Einarbeitung unterschiedlich lang dauern.
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4. Unternehmensgröße: In großen Organisationen mit mehreren Abteilungen (zum Beispiel HR, IT, Marketing) ist die Einarbeitung in Prozesse und Zuständigkeiten meist zeitintensiver.
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5. Erfahrungsstand: Teammitglieder mit wenig bis keiner Erfahrung in der Branche oder im Tätigkeitsbereich benötigen in der Regel mehr Zeit, um sich einzuarbeiten und sicher zu fühlen.

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Warum sich eine längere Onboarding-Phase lohnen kann, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

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7 Vorteile eines längeren Onboarding-Prozesses

Von einer Ausweitung des Onboarding-Prozesses über das gesamte erste Jahr profitieren alle Beteiligten:

1. Stärkere Unternehmensintegration: Neue Teammitglieder haben ausreichend Zeit, sich intensiv mit der Unternehmenskultur, den Richtlinien, Abläufen und Technologien vertraut zu machen.
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2. Höhere Mitarbeiterbindung: Ein gelungener Start erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeitende langfristig im Unternehmen bleiben und senkt somit die Fluktuation.
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3. Bessere finanzielle Leistung: Weniger Fluktuation bedeutet geringere Kosten und weniger Aufwand für die Nachbesetzung offener Stellen.
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4. Erhöhte Produktivität: Die schrittweise Integration schafft ein positives Arbeitsumfeld und erleichtert den Einstieg in die tägliche Arbeit.
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5. Mehr Arbeitszufriedenheit: Wer sich gut abgeholt und wertgeschätzt fühlt, ist motivierter und weniger gestresst.
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6. Stärkere Teamarbeit: Ein längeres Onboarding fördert die Zusammenarbeit und unterstützt den Beziehungsaufbau innerhalb des Teams.
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7. Kontinuierliches Feedback: Regelmäßige Check-ins, bei denen die Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten besprochen werden, ermöglichen eine gezielte Weiterentwicklung und fördern die individuelle Lernkurve.

Sie sehen: Ein verlängerter Onboarding-Prozess bringt zahlreiche Vorteile mit sich – sowohl für neue Mitarbeitende als auch für das Unternehmen. Doch wie lässt sich all das in der Praxis umsetzen?

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Erste Schritte mit Appical

Appical ist eine digitale Onboarding-Plattform, die neue Teammitglieder schon vor ihrem ersten offiziellen Arbeitstag herzlich willkommen heißt. Wir bieten verschiedene Lösungen, die alle Übergänge entlang der Employee Journey abdecken – vom Preboarding über das Onboarding und Reboarding bis hin zum Offboarding. Weitere Informationen zu allen Leistungen finden Sie hier.

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Darüber hinaus finden Sie bei Appical viele weitere hilfreiche Ressourcen für ein effektives und effizientes Onboarding. Stöbern Sie in unseren Blogartikeln, laden Sie unsere E-Books herunter oder abonnieren Sie unseren Newsletter zu allen erdenklichen Onboarding-Themen!

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Fazit: Manchmal ist ein längeres Onboarding besser

Vergessen Sie nicht: Ein gelungenes Onboarding-Erlebnis von Anfang an legt den Grundstein für einen positiven und nachhaltigen Mitarbeiterlebenszyklus. Nehmen Sie sich die Zeit, um zu überlegen, was jedes einzelne Teammitglied für einen erfolgreichen Start wirklich braucht.

Wir empfehlen Ihnen, den Onboarding-Prozess sorgfältig zu planen und strukturiert umzusetzen. Geben Sie Ihren neuen Teammitgliedern die Zeit, die sie benötigen. Auch wenn dies zunächst nach einer größeren Investition klingt – es lohnt sich: Neue Teammitglieder fühlen sich wohler, arbeiten produktiver und Ihr Unternehmen profitiert langfristig von besseren Ergebnissen. 

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