Waterschap Hollandse Delta: ‘Onze onboarding app helpt in het boeien en binden van (jong) talent’

Doodse stilte tussen het arbeidsvoorwaardengesprek en de eerste werkdag

Waterschap Hollandse Delta (WSHD) zorgt voor veilige dijken en voldoende (schoon) water. Met 758 kilometer dijken en duinen beschermen zij bijna een miljoen inwoners en bedrijven, van Rotterdam Zuid tot Dordrecht en de Zuid-Hollandse eilanden, tegen hoog water. Maar dat niet alleen: ze onderhouden wegen en fietspaden, maken rioolwater schoon en in tijden van droogte zorgen ze voor voldoende water.

Een aantal jaar geleden nam de vraag naar nieuwe medewerkers toe. “We hadden moeite om allerlei functies te vervullen en te behouden”, vertelt Kees Stoutjesdijk, Sr HRM Adviseur. “Van nieuwe medewerkers kregen we bovendien het signaal dat we de introductie niet goed deden. Vooral als het gaat om de periode tussen het arbeidsvoorwaardengesprek en de eerste werkdag.”

“We deden niets in de preboarding fase. Tussen het arbeidsvoorwaardengesprek en de eerste werkdag, was het doodse stilte."

“We deden niets in de preboarding fase. Tussen het arbeidsvoorwaardengesprek en de eerste werkdag, was het doodse stilte. Op het gebied van onboarding waren er daarnaast grote verschillen tussen de afdelingen. De ene medewerker had een goed inwerktraject voor de eerste week, de ander alleen iets op de eerste dag. Mensen hadden door de slechte introductie redelijk snel de neiging om te vertrekken als het daarna ook niet zo lekker liep.”

"Terwijl sommige Medewerkers een uitgebreid introductieproces hadden voor de eerste week, hadden anderen slechts een korte introductie op de eerste dag. Door het slechte introductieproces was de kans groter dat Medewerkers zou vertrekken als het daarna niet goed ging."

Binnen 4 maanden was de onboardingapp in de lucht

Het doel was duidelijk: contact houden met nieuwe medewerkers na het arbeidsvoorwaardengesprek. En de binding met het waterschap tot stand brengen. Maar hoe? “Ik kwam op het spoor van Appical. Na een aantal interne overleggen, waarin ik uitlegde waar de onboarding app precies voor is, keken we naar alle mogelijkheden en het actieplan. Ik realiseerde mij dat als ik het echt goed wilde wegzetten, het teveel voor mij alleen was.”<br>

“Daarom heb ik een hbo-student uit het HRM-veld een stageopdracht gegeven om de onboarding app in te richten. Hij leerde direct de organisatie kennen, en voor ons was het grote voordeel dat de app meer aansloot op de doelgroep jongeren. Binnen 4 maanden was de app compleet in de lucht. En de student? Die is nu nog steeds enthousiast over zijn opdracht!”<br>

Een combinatie van onboarding op locatie en digitale activiteiten

Zodra het arbeidsvoorwaardencontract is gesloten, krijgen de nieuwe medewerkers van WSHD een mail met de link naar de onboardingapp. In de Appical app vindt de preboarding en onboarding van de nieuwe medewerkers plaats. “De HR Servicedesk stuurt de uitnodigingen als onderdeel van het wervingsproces. Daardoor krijgt iedere nieuwe medewerker de link naar de app ruim op tijd. De onboarding start vanaf de eerste werkdag via het eigen account van de medewerker in ons ICT-omgeving”

“Het digitale onboarding gedeelte is deel van een breder inwerktraject. We voegen er een pakket aan e-learning bij en linkjes naar zaken die medewerkers op ons intranet kunnen vinden. Maar ook een inwerktraject waarin hele checklisten zitten: van het welkomstbelletje van de teamleider tot het bloemetje op kantoor.”

[Nieuwe WSHD-medewerkers gaan op watersafari langs verschillende objecten zoals gemalen, wegen, dijken en zuiveringen. Collega's leggen uit hoe deze objecten werken, waardoor je in één dag een goed beeld krijgt van het werk van WSHD. Waar je het dus voor doet. Kennis over deze objecten is essentieel voor alle functies, of je nu buitendienstmedewerker bent of op de afdeling financiën zit.[.callout-blauw]

Wat vinden de nieuwe werknemers?

“In de preboardingfase vragen we altijd wat nieuwe medewerkers van hun intro vinden. Daar scoren we al een aantal jaren gemiddeld een 8,4. Door exitgesprekken krijgen we ook een beter beeld over de reden van weggaan. Dat kan een stukje onvrede zijn, een beter salaris ergens anders of nieuwe kansen om te ontwikkelen buiten WSHD. Maar de introductie en het zich thuis voelen bij WSHD worden niet langer genoemd als redenen voor vertrek. Dat doel is bereikt!”

“Onboarding is onderdeel van arbeidsmarkt-communicatie: je laat zien wat je doet en hoe je dat doet. En je doet dat, ook al is het op afstand, op een zo persoonlijk mogelijke manier. Onboarding werkt voor het boeien en binden van onze medewerkers; dat is essentieel voor ons.”

Mijn favoriete feature?

“De combinatie: dat je tekst, foto’s en filmpjes op een leuke manier kunt laten afwisselen. Net als de quizvragen waarmee je kunt nagaan of mensen de stof hebben begrepen. En de rapportagetool. Daarmee zie ik hoeveel mensen de app hebben gebruikt. Als iemand de app niet heeft geopend, heeft hij of zij wellicht de link niet gezien of liep tegen problemen aan. We sturen dan een bericht met de vraag of we kunnen helpen. Dat beetje extra aandacht werkt vaak goed.”

Ontwikkeling van de onboardingapp

De onboarding app van WSHD blijft in ontwikkeling. “Ik reserveer per 2 weken een blokje om te kijken of er nog iets te updaten valt. Er zijn zoveel veranderingen binnen een organisatie, dus je moet heel alert zijn of je dit ook in de app moet aanpassen.”

“Wat we verder nog willen bereiken? Maatwerk voor de verschillende functies die WSHD kent. De app is nu vooral gericht op de kantoormedewerker. Maar, we hebben ook veel medewerkers die in het buitengebied werken. Het beheer en onderhoud buiten, is echt iets anders dan het werk van een kantoormedewerker. Deze medewerkers hebben aan andere introductie nodig.”

Wist je dat...

• Er enkele eeuwen terug duizenden kleine waterschappen waren en nu nog maar 21?
• WSHD geen drinkwatertaak heeft, zoals veel wel denken?
• WSHD wel een wegentaak heeft, wat veel inwoners niet weten?
• WSHD het eerste waterschap was dat met onboarding van Appical aan de slag ging?