Ons doel is om alle zorgen over de eerste dag weg te nemen

Op 1 januari 2021 breidde de Gemeente Vught uit met Helvoirt. daardoor verwelkomde de gemeente 5.000 nieuwe inwoners en ongeveer 30 nieuwe collega’s. Deze - en andere - nieuwe medewerkers moesten natuurlijk ingewerkt worden.

“Ons doel is om nieuwe medewerkers een warm welkom te geven en informatie op een leuke manier over te brengen. Met een warm welkom bedoel ik dat nieuwe mensen zich geen zorgen maken over hun aankomende eerste werkdag en dat ze een fijne start bij de Gemeente Vught hebben.“

Navigeren door de unieke structuur en processen van gemeentelijke organisaties

“Toen ik zelf in dienst kwam, was niet alleen de functie, maar ook een gemeentelijke organisatie nieuw voor mij. Ik merkte dat de structuur en organisatie voor collega’s die er werkten erg vanzelfsprekend waren. Als je nog nooit in een gemeentelijke organisatie hebt gewerkt, merk je dat een gemeentelijke organisatie toch wel erg anders werkt (denk aan de processen, het bestuur etc.). Ik miste daar destijds informatie over, die ik eigenlijk wel had willen weten toen ik begon.”  

Zoontjens vervolgt met een persoonlijke anekdote: “Ik heb zelf niet bewust voor Vught gekozen, maar ik koos voor de interessante functie die Vught vacant had. Toen ik in Vught ging werken, kwam ik tot de ontdekking hoe mooi en tof het dorp is. Het is leuk als je gedurende de preboarding fase nieuwe medewerkers al enthousiast kan maken voor het dorp; nog vóór ze er gaan werken. Daarnaast moet de pre- en onboarding periode vooral een erg leuke tijd zijn zonder zorgen. Je wilt dat het enthousiasme voor die nieuwe baan niet wordt belemmerd door ‘simpele’ zorgen voor de eerste werkdag. De app van Appical helpt ons hierbij.”

Wat zijn de eerste resultaten van het gebruik van een onboardingapp?

“Alle nieuwe medewerkers doorlopen de app als ze bij de Gemeente Vught aan de slag gaan. Het levert ons in de beginfase vooral veel tijd op, omdat nieuwe collega’s al veel informatie in de app tot hun beschikking hebben en dit al voor hun eerste dag zelf kunnen bekijken. Bestaande collega’s zijn daarom minder tijd kwijt met inwerken van nieuwe medewerkers.”

“Daarnaast houden we door middel van een vragenlijst een vinger aan de pols. Zo kunnen we zien hoe nieuwe medewerkers de inwerkperiode hebben ervaren en of wij het programma moeten bijsturen. De app krijgt van onze nieuwe collega’s gemiddeld een 9 als beoordeling. De app voegt dus voor zowel de organisatie als nieuwe medewerkers waarde toe aan de inwerkperiode.”

“Nieuwe medewerkers voelen zich goed op weg geholpen met praktische informatie rondom hun start. Tevens zorgt het ook voor meer beleving binnen de organisatie. Zo is de beoordeling van de vraag ‘Ik ben goed ontvangen op mijn eerste werkdag’ een 10! En een leuke eerste werkdag is goud waard en zorgt tevens dat je bevestiging krijgt dat de keuze die je hebt gemaakt om bij ons te komen werken de juiste is.”

‍

50%

Gemiddeld sneller productief na gebruik Appical

6

Het cijfer dat werknemers de onboarding gaven vóór implementatie Appical

8

Het cijfer dat werknemers de onboarding gaven na implementatie Appical

‍

Feedback van medewerkers

• "Laatst hoorde ik een collega zeggen dat het inwerken een stuk sneller ging omdat de nieuwe collega in kwestie al veel informatie via de app had ontvangen."
• ‘’Heel fijn om alle praktische vragen waarvan je denkt ‘ik zie het wel’, al vooraf beantwoord te krijgen!’’
• ‘’Handig om op deze manier informatie mee te krijgen die voor de huidige medewerkers vanzelfsprekend is en vaak wordt vergeten te delen met nieuwe medewerkers.’’
• ‘’De introductie is handig. Ik voel me welkom en leer tegelijk veel over Vught.’’
• Inspelend op actuele situaties: "Zo is via onze app momenteel het inwerkprogramma corona-proof gemaakt. Aan nieuwe medewerkers wordt uitgelegd welke maatregelen we nemen en de praktische informatie is bijgewerkt, zoals dat momenteel het bedrijfsrestaurant is gesloten.”