Een zorgeloze start dankzij de onboarding app van Provincie Drenthe

Doel: Betrokkenheid vanaf het allereerste begin

De provincie Drenthe doet belangrijk werk voor de inwoners van Drenthe. Zo zorgt de provincie voor de inrichting van natuurgebieden en het onderhoud van provinciale wegen en vaarwegen. Hiernaast steunt het allerlei organisaties. Theaters, musea, bibliotheken en organisaties die zich bezighouden met de Drentse taal, maar ook instellingen op het gebied van bijvoorbeeld economie, innovatie, natuur en sport.

Tycho Burggraaf is medewerker P&O bij de provincie. Voor hem begint het onboarding proces bij het arbeidsvoorwaardengesprek. Dit is het eerste contact na de sollicitatiegesprekken met de medewerker en P&O. “Tijdens dit gesprek informeren we de nieuwe medewerkers zo goed mogelijk en nodigen we ze direct uit voor de app.”

“Het is ontzettend belangrijk dat iemand zich vanaf het eerste moment betrokken en thuis voelt in de organisatie. Dit probeer ik samen met mijn andere collega zo goed mogelijk te doen. We willen dat nieuwe medewerkers een zorgeloze start ervaren zodat ze met duidelijkheid beginnen aan hun nieuwe avontuur."

Medewerkers worden niet langer in het diepe gegooid

Vóór de onboarding app live ging, was er enkel een introductieochtend op de eerste dag. Hier sprak de nieuwe werknemer met de provinciesecretaris, P&O en 2 teammanagers. “Zij vertelden wat het werk inhield en daar hield de onboarding eigenlijk op. We kregen feedback dat mensen het gevoel kregen dat ze in het diepe werden gegooid.

Je kunt in één ochtend nooit alle informatie kwijt die je aan een nieuwe werknemer wilt meegeven. Binnen de organisatie hebben we veel verschillende regelingen, systemen en functies. We hebben gekozen om deze informatie in delen vrij te geven zodat ze niet overrompeld worden en langzaam maar zeker bekender worden met onze werkwijze.

De app heeft twee primaire doelen: de werknemer geleidelijk voorzien van informatie en tegelijkertijd de connectie behouden na het arbeidsvoorwaardengesprek. “Er ontstaat bij de nieuwe medewerker een gat van 1 tot 2 maanden na een eerste arbeidsvoorwaardengesprek waarbij je eigenlijk geen connectie met de organisatie hebt. Via de app kun je in de tussentijd toch nog iets opsteken en op de eerste dag al voldoende op de hoogte zijn.”

Een mix van online en offline onboarding

“Onze onboarding app sluit voor een groot deel aan bij de introductiedag. Dit betekent dat als medewerkers up-to-date zijn in de app, ze een voorsprong hebben tijdens de introductiedag bij de verschillende spellen die we spelen. Zo kan de medewerker al een aantal vragen goed beantwoorden in het Drents Provinciespel. Op die manier zorgen we voor een mix tussen online en offline.”

Omdat er zoveel verschillende functies zijn binnen de provincie, is het bijna niet te doen om voor alle specifieke functies een verhaallijn te maken. “Alleen al binnen één team is dit een uitdaging! Er zijn bij ons 18 teams en binnen een team zijn er gemiddeld 20 functies. Wij vinden iemand die bij ons de tuinen doet net zo belangrijk als iemand die beleid implementeert. Om deze reden hebben we ervoor gekozen om iedereen dezelfde informatie te geven. Zo is de ervaring voor iedereen hetzelfde!”

Een multi-inzetbare app

“Op dit moment gebruiken we Appical voor de pre- en onboarding. En we willen Appical in de toekomst ook inzetten bij de offboarding. We voeren altijd exitgesprekken, maar net als bij de introductiedag voorheen komt dat al snel op een laag pitje te staan en besteden we er minder aandacht aan. Het is een krappe arbeidsmarkt en je wilt natuurlijk ook weten waarom mensen weggaan. Via Appical kunnen we deze informatie op één centraal punt uitvragen en vastleggen.”

"Daarnaast is de algemene beoordeling van de app heel hoog, in de rapportages zien we alleen maar cijfers van 8,5 en hoger!"

Wat levert de app ons op?

“Het aantal vragen van nieuwe medewerkers voor en net na indiensttreding zijn met minimaal 50% afgenomen. Medewerkers weten waar ze de benodigde informatie kunnen vinden. Dit scheelt ons natuurlijk veel tijd."

Daarnaast is de algehele beoordeling van de app erg hoog, met in de rapporten alleen maar scores van 8,5 en hoger!"

Wist je dat...

• "We in Drenthe maar liefst 14 Natura 2000-gebieden hebben? Deze maken deel uit van een Europees netwerk van natuurgebieden waar diersoorten en plantensoorten voorkomen die belangrijk zijn voor de biodiversiteit."
• "We sinds kort bij de provincie Drenthe onze eigen studio hebben? Hier worden live actualiteiten of belangrijke thema’s gepresenteerd aan collega’s."