Zo helpen we je bij het implementeren van de onboardingapp

Hoe kan Team Implementatie jou helpen?

Appical is een Software-as-a-Service (SaaS) platform. SaaS is een model waarbij softwareapplicaties via het internet worden geleverd, zodat je het platform gemakkelijk zelf kunt opzetten en beheren. We begrijpen echter dat HR Medewerkers naast onboarding nog veel meer verantwoordelijkheden heeft.

Ons Team Implementatie helpt je niet alleen bij het opzetten van de app, maar zorgt er ook voor dat deadlines worden gehaald en biedt begeleiding tijdens het hele proces. Bovendien geloven we in het empoweren van onze klanten, daarom wordt het ontwerp van de app voornamelijk door jou en je collega's gedaan. Je hebt volledige controle over de content die in de app verschijnt en je kunt deze eenvoudig zelf bijwerken. Het is zowel een stimulerende als leerzame uitdaging!

Ontmoet onze helden: de gezichten achter Team Implementatie

Het team bestaat uit 5 collega's. Naast teamleider Meghan is het team onderverdeeld in projectmanagers en implementatieconsultants.

Projectmanager

De projectmanagers van ons bedrijf zijn hoogopgeleide professionals die effectief toezicht houden op grotere projecten. Ze definiëren nauwgezet de projectdoelen, stellen de noodzakelijke kaders vast en bewaken deadlines op de voet. Daarnaast zorgen de projectmanagers voor een naadloze integratie van systemen en onderhouden ze een uitstekend stakeholdermanagement. Over het geheel genomen beheren ze vakkundig de gehele tijdlijn van het project, zodat het succesvol kan worden uitgevoerd.

"Als projectmanager ben ik je belangrijkste aanspreekpunt voor de duur van het project. Ik ben er verantwoordelijk voor dat het project voldoet aan jouw doelstellingen en gewenste resultaten. Communicatie is de sleutel om dit te realiseren door je op de hoogte te houden, problemen op te lossen en de mogelijke opties te bespreken voor een probleemloze lancering en optimaal gebruik van de applicatie." - Mark, projectmanager

Implementatieconsultants

Onze implementatieconsultants helpen klanten graag bij het instellen en optimaliseren van de app. Ze hebben een grondige kennis van de tool en kunnen praktische demonstraties geven om de functionaliteit te demonstreren. Met hun expertise begeleiden onze consultants onze klanten om op het juiste spoor te beginnen. Ze richten zich uitsluitend op app-implementatie en werken nauw samen met elke klant om een succesvolle en op maat gemaakte ervaring te garanderen.

"Mijn doel als implementatieconsultant is dat mijn klant het maximale uit het Appical platform haalt. Ik wil een goede match tussen de app en het type nieuwe medewerkers. En samen wil ik ervoor zorgen dat de app volledig aansluit bij de wensen van de doelgroep." - Juliette, implementatieconsultant

"Mijn doel als implementatieconsultant is dat mijn klant het maximale uit het Appical platform haalt."

Verschilt het implementatieproces per type bedrijf?

De grootte van je organisatie en het aantal aangeschafte licenties hebben een directe impact op de omvang van het implementatieproject. Daarom is het managen van verwachtingen cruciaal. Een enterprise klant kan bijvoorbeeld een ander proces ondergaan dan een kleiner bedrijf dat alleen in Nederland live gaat. De duur van de implementatie varieert in deze gevallen ook aanzienlijk.

Om transparantie te garanderen, bespreken we vooraf wat je kunt verwachten. Dit omvat niet alleen de projectplanning, maar ook de betrokkenheid van de consultant en mogelijk de projectmanager.

Team Implementation heeft 10 jaar ervaring in het implementeren van onze oplossing voor verschillende organisaties. Tot onze klantenkring behoren overheidsinstellingen, zorginstellingen, ministeries, IT-bedrijven, maar ook bedrijven en commerciële ondernemingen. Deze uitgebreide ervaring heeft ons in staat gesteld een ervaren team op te bouwen dat in staat is uitstekende ondersteuning te bieden aan elk type bedrijf.

Welke fasen zijn betrokken bij het app-implementatieproces?

Fase 1: Scopinggesprek en projectplanning

In de beginfase richten we ons op het stellen van de juiste verwachtingen en het maken van een projectplan. Dit doen we door middel van een scopinggesprek waarin we inzicht krijgen in je eisen en doelen. In deze fase wordt ook de projectplanning ontwikkeld.

Fase 2: Ontwerpworkshop, platformtraining, interne sessie

De ontwerpfase is creatiever, waarin je samen met de implementatieconsultant jouw app gaat ontwerpen. Welke info komt erin te staan, en welke hoofdstukken komen er straks in terug? Ook word je getraind op het juist inzetten en gebruiken van de app aan de voor- én achterzijde.

Fase 3: Werksessies en voortgangsvergadering

Daarna ga je zelf aan de slag tijdens de werksessies. Gaat jouw eerste hoofdstuk over de geschiedenis van het bedrijf? Dan is het belangrijk om hiervoor een mooi stuk content aan te leveren. En daar kun je dus helemaal jouw eigen draai aan geven. Dit geldt natuurlijk ook voor de andere hoofdstukken. Ook worden er voortgangsgesprekken ingepland om te kijken hoe het gaat.

Fase 4: Beoordelingssessie en instellingengesprek

In dit stadium is er aanzienlijke vooruitgang geboekt. De app is ontworpen en gevuld met content. De focus verschuift nu naar het optimaliseren van de app. Tijdens een review sessie kunnen we de app fine-tunen en eventuele resterende problemen aanpakken. We zorgen er ook voor dat alle instellingen correct zijn geconfigureerd.

Fase 5: App testen, aanpassen en lanceren

In de laatste fase krijgt Medewerkers de kans om de app te testen. Waardevolle inzichten die tijdens deze testfase worden verzameld, kunnen leiden tot noodzakelijke aanpassingen. Zodra deze aanpassingen zijn gemaakt, ben je klaar om de app vol vertrouwen te lanceren in je organisatie.

*Als je een zakelijke klant bent, worden er extra fasen toegevoegd. De informatie hierboven is vooral bedoeld om je te laten begrijpen hoe contentintegratie in de app werkt.

Is het mogelijk om de app in meerdere landen te implementeren?

Appical werkt samen met zowel lokale bedrijven als multinationals. Als je deel uitmaakt van een multinationale organisatie, zal ons Team Implementatie een blauwdruk maken tijdens de ontwerpworkshop. Deze blauwdruk dient als een sjabloon dat kan worden gebruikt voor meerdere landen, waardoor een gestroomlijnd implementatieproces op verschillende locaties mogelijk is.

Tijdens deze uitrol wordt de wereldwijde inhoud van de blauwdruk geïmplementeerd, zodat elke nieuwe Medewerker wereldwijd essentiële informatie ontvangt. Daarna kan de lokale inhoud, zoals kledingvoorschriften, lunchvoorzieningen, routebeschrijvingen naar kantoor en andere praktische details, per land of regio worden aangepast. De flexibiliteit om de inhoud aan te passen hangt af van de keuzes die de klant maakt.

Wat gebeurt er na de implementatie van de app?

Na de implementatie zorgt ons Implementatieteam voor de resterende taken. We helpen bij het oplossen van problemen die zich kunnen voordoen tijdens het go-live proces, waaronder gebruikersbeheer, het oplossen van bugs en het zorgen voor een soepele werking van het systeem.

Interne en externe overdracht

Daarna is er een overdrachtsproces, zowel intern als extern. Intern zorgt ons team ervoor dat alle relevante informatie naadloos wordt overgedragen aan onze collega's in Team CSM (Customer Success Management). Zij zijn je belangrijkste aanspreekpunt voor verdere ondersteuning als klant. Extern evalueren we samen met u het hele implementatieproces en kijken we samen terug op de reis.

Hopelijk heb je nu een beter inzicht in het implementatieproces bij Appical. Heb je vragen of wil je meer weten over ons product? Neem dan een kijkje op onze website of plan een kort gesprek in voor meer informatie. Hopelijk tot snel!