Een inclusief onboardingtraject voor nieuwe medewerkers: 8 praktische tips (2023)

Noot van de redactie: Dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in oktober 2020 en is bijgewerkt voor volledigheid.

Waarom inclusieve onboarding belangrijk is

Het belang van Diversiteit en Inclusie (D&I) op de werkvloer neemt steeds meer toe. Volgens InsightGlobal beschouwt maar liefst 83% van Generatie Z-individuen het streven van een werkgever naar diversiteit en inclusie als een belangrijke factor bij hun zoektocht naar een baan. Bovendien gaf maar liefst 75% aan dat ze hun sollicitatie bij een bedrijf zouden heroverwegen als ze ontevreden waren over de inzet op het gebied van diversiteit en inclusie. Deze statistieken onderstrepen het toenemende belang van D&I-initiatieven om toptalent aan te trekken en te behouden.

Het creëren van een inclusieve werkplek heeft veel voordelen - van hogere arbeidstevredenheid en productiviteit tot meer creativiteit en innovatie... Maar wat houdt inclusiviteit eigenlijk in? Volgens Sarah Cordivano, die sprak op de Onboarding conferentie Onboard.Amsterdam in 2019, gaat het bij inclusiviteit om het creëren van een werkomgeving die wordt gekenmerkt door respect, verbinding en saamhorigheid. Een diverse en inclusieve werkplek is een plek waar iedereen zich gewaardeerd en ondersteund voelt, ongeacht geslacht, ras, nationaliteit, seksuele geaardheid, leeftijd en meer.

Dit is uitermate belangrijk bij onboarding; het hoofddoel van inclusief onboarden is om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers zich welkom en gewaardeerd voelen. Op deze manier kan nieuwe medewerkers vanaf dag 1 een wezenlijke bijdrage leveren binnen het bedrijf.

[.callout-small]Lees meer hierover in onze blog'4 redenen waarom diversiteit en inclusie op de werkplek belangrijk zijn'[.callout-small]

Mijn ervaringen bij Appical

Dat organisaties meer aandacht hebben voor inclusiviteit heb ik zelf ook gemerkt bij Appical. Als relatieve nieuwkomer – ik werk nu 2 maanden bij Appical (en ben nog steeds aan onboarden) – kan ik met een gerust hart zeggen dat ik me vanaf de eerste dag welkom voelde. Ik stapte om 9 uur ’s ochtends het gebouw binnen, werd onmiddellijk aan iedereen op kantoor voorgesteld, en kreeg een rondleiding van mijn onboarding-buddy.

en van de dingen die me als eerste opviel was de (internationale) diversiteit van het team. Omdat ik zelf uit Litouwen kom, vond ik het fantastisch om mensen uit zoveel andere landen te ontmoeten, zoals Vietnam, Duitsland en Israël. Het Appical-team nam echt de tijd en moeite om ervoor te zorgen dat ik me vanaf het eerste moment lid van de ‘familie’ voelde. Daarom, op basis van mijn eigen ervaringen, deel ik hier 8 tips om nieuwe medewerkers een inclusieve onboardingervaring te bieden:

8 tips voor een inlusief onboardingprogramma

1. Help nieuwe medewerkers een goede start te maken in een nieuw land en/of een nieuwe stad

Er komt enorm veel kijken bij een verhuizing naar een ander land of een andere stad. Geef nieuwe medewerkers daarom een gids met alle informatie die ze nodig hebben: van het aanvragen van een werkvergunning en het vinden van huisvesting, tot het inschrijven bij de gemeente en het vinden van een huisarts. Wat ook stress oplevert bij verhuizen is hoe het (openbaar) vervoer in een stad werkt en waar alles gelokaliseerd is. Een handige stadsgids bespaart nieuwe medewerkers veel tijd en moeite!

Zorg ervoor dat in de gids de dichtstbijzijnde supermarkten, apotheken, ziekenhuizen, winkelcentra, kerken en scholen (of kleuterscholen) voor hun kinderen zijn opgenomen, maar bijvoorbeeld ook locaties van LGBTQIA+-verenigingen. Als een digitaal platform wordt gebruikt voor pre- en onboarding, dan moet deze informatie daar natuurlijk ook te vinden zijn!

2. Houd het team op de hoogte

Als er een nieuw teamlid bij het bedrijf komt, kan het best even duren voor ze hun plekje hebben gevonden. Bereid het team dus voor – nog voordat de nieuwe medewerker er is – en stel het team voor aan deze nieuwe medewerker en vertel iets over zijn of haar interesses en hobby’s, om de eerste gesprekken wat makkelijker te maken. Moedig teamleden aan om de nieuwe medewerker aan te spreken en warm welkom te heten!

Vertel het team bovendien welke rol de nieuwe medewerker binnen het bedrijf gaat spelen en wat de taken en verantwoordelijkheden worden. Zo weten de teamleden bij welke projecten de nieuwe medewerker wordt ingezet.

3. Laat ze kennismaken met hun nieuwe werkomgeving

Geef nieuwkomers op de eerste werkdag een rondleiding op kantoor (als dat kan), zodat hij of zij niet verdwaalt! Geef nieuwe medewerkers een plattegrond van het bedrijf, zodat ze weten waar ze kunnen lunchen of even rustig kunnen zitten, waar de vergaderzalen en rolstoeltoegankelijke ingangen zijn en waar de een EHBO-doos te vinden is.

Laat de nieuwe medewerker ook even hallo zeggen tegen iedereen op kantoor. En betrek ze bij al je activiteiten: van lunch tot borrels en werkvergaderingen. Voorkom dat ze het gevoel hebben dat ze er alleen voor staan! Als laatste, maar niet minder belangrijk: geef nieuwe medewerkers een welkomstpakket. Voeg wat leuke cadeautjes en een handgeschreven kaartje van het team toe om ze welkom te heten.

Als je op afstand werkt, is het natuurlijk iets moeilijker om je nieuwe medewerkers te introduceren bij het team en op kantoor. Maar niet onmogelijk! Een nieuwe baan online beginnen creëert veel meer stress en onzekerheid voor nieuwe werknemers. Zorg er dus voor dat ze vóór hun eerste werkdag weten welke software wordt gebruikt om te communiceren en wat de werkprocessen voor thuiswerken zijn. Om de remote onboarding toch een fysiek component te geven, kun je een welkomstpakket bij ze thuis laten bezorgen Zo voelen ze zich nog steeds welkom bij hun nieuwe werkgever!

4. Geef je nieuwe medewerkers een onboarding-buddy

Een onboarding-buddy zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers iemand hebben om mee te praten en die ze op sleeptouw neemt. De buddy helpt de nieuwe medewerker bij het inwerken, en zorgt voor psychologische veiligheid en aandacht.

Een buddy:

• Geeft duidelijkheid over de rol;
• Is het eerste aanspreekpunt;
• Laat de nieuwe medewerker kennismaken met de bedrijfsactiviteiten;
• Helpt de nieuwe medewerker de weg vinden binnen het bedrijf;
• Helpt bij het identificeren van professionele en persoonlijke doelen;
• Legt uit wat de missie van het bedrijf is;
• Helpt de nieuwe medewerker de eerste stappen naar succes zetten in een inclusieve werkomgeving!

[Nog niet overtuigd? Lees onze blog waarin we 6 redenen beschrijven waarom jouw bedrijf een onboarding buddy zou moeten aanbieden.[.callout-small]

5. Geef uitleg over de bedrijfscultuur

Wat kenmerkt de cultuur binnen het bedrijf? Hoe communiceren mensen met elkaar? Voor een succesvolle introductie in de bedrijfscultuur, moet deze al vóórdat de eerste werkdag duidelijk worden uitgelegd. Wees transparant tegen nieuwe medewerkers: vertel ze over de waarden van het bedrijf die de basis vormen van de bedrijfsactiviteiten en -strategie.

Dit kan heel eenvoudig met een digitale onboardingapplicatie. Appical heeft mij via hun eigen platform de onboarding laten doen en zo kwam ik meer te weten over de bedrijfscultuur en mijn nieuwe werkomgeving. De app legde ook uit wat de dresscode is, hoe laat ik op mijn eerste werkdag welkom was en bevatte een woordenlijst met termen en afkortingen die ik moest weten, zodat ik me niet verloren of buitengesloten zou voelen.

Zorg er wel voor dat je in je app of andere communicatie inclusieve taal gebruikt. Vermijd vooroordelen, jargon of uitdrukkingen die personen discrimineren op basis van hun ras, geslacht, seksuele voorkeur, sociaaleconomische status of capaciteiten. Kies bijvoorbeeld voor 'mensen' in plaats van 'jongens' of 'guys' en vermijd 'hij' of 'zij' als je naar een persoon verwijst. Als je niet zeker weet wat iemand wil, vraag het dan gewoon.

6. Plan koffiedates!

Idealiter duurt het onboardingproces ongeveer 3 maanden. Dat betekent dat er genoeg tijd is om iedereen te leren kennen! Bij Appical plannen we daarom zogenoemde "koffiedates", oftewel 1-op-1-gesprekken, om niet alleen de belangrijkste (contact)personen binnen het bedrijf te leren kennen, maar ook om te ontdekken wat andere collega’s doen.

Het moet echter niet alleen over het werk gaan - je wilt immers je nieuwe collega’s ook persoonlijk beter leren kennen! Stel willekeurige vragen om het ijs te breken over hun hobby's, eten of entertainment (Wat doe jij het liefst in het weekend? Wat wilde je als kind later worden?) Koffiedates helpen nieuwe medewerkers om nieuwe vrienden te maken, maar ook om alle elementen van het bedrijf in het grotere geheel te plaatsen – wat op zijn beurt medewerkers meer zelfvertrouwen geeft.

Het plannen van koffiedates is slechts één van de tips van Appical voor een succesvol onboardingtraject. We hebben een hele checklist voor je - zodat je geen enkele mijlpaal van je nieuwe medewerker mist!

7. Laat nieuwe medewerkers meewerken aan teamprojecten

Natuurlijk is een nieuwe baan voor een nieuwe medewerker altijd eng, zeker als ze niet weten hoe ze hun taken moet uitvoeren. Hier liggen geweldige kansen voor inclusiviteit! Nodig nieuwe medewerkers uit om een rol (ook al is het maar een kleine) te spelen bij teamprojecten, waarbij ze met andere teamleden moeten communiceren en zo stappen vooruit kunnen zetten. Geef nieuwe medewerkers eerst vrij eenvoudige taken te doen – successen werken stimulerend – en creëer een omgeving waarin ze kunnen leren van andere teamleden!

Betrek nieuwe medewerkers bovendien bij terugkerende cultuursessies, evenementen en trainingen op het gebied van onbewuste vooroordelen (Unconscious Bias). Op deze manier kan het hele bedrijf leren van deze inclusieve ervaring, wordt de kans op vooringenomenheid kleiner en kan het bedrijf erachter komen wat medewerkers belangrijk vinden. Mocht je inspiratie nodig hebben: bij Appical hebben wij ons voor Dress Red Day in het rood gestoken! Tijdens een virtuele lunch vertelde onze collega Victor meer over hart- en vaatziekten bij vrouwen, en ook andere medewerkers werden uitgenodigd om informatie en ervaringen te delen!

8. Luister naar je Medewerkers en verzamel feedback

En als laatste: luister naar nieuwe medewerkers. Praat regelmatig even bij: voelen ze zich welkom en onderdeel van het bedrijf? Zijn er dingen niet duidelijk of hebben ze ergens hulp bij nodig? Ga elke week of twee weken even met het hele team bij elkaar zitten om projecten en eventuele problemen te bespreken. Bied voldoende mogelijkheden voor feedback en maak duidelijk dat er ook iets met feedback wordt gedaan!

Ik hoop dat deze 8 tips voor een inclusieve onboarding je verder helpen. Het draait allemaal om empathie en begrip. Een onboardingprogramma moet worden afgestemd op elke nieuwe medewerker, om hen het gevoel te geven dat ze erbij horen. Op die manier kunnen nieuwe medewerkers opbloeien en optimaal presteren binnen jouw bedrijf!