4 Tips om je online en offline onboardingprocessen te integreren

1. Zorg voor een onvergetelijke eerste werkdag

Een medewerker die zich ondergewaardeerd voelt op het werk, heeft 34% meer kans om het bedrijf binnen een jaar te verlaten(Jobvite, 2018). Stel je voor dat je je eerste werkdag al begint met het gevoel dat je ondergewaardeerd of ongezien bent.

Als werkgever is het cruciaal om de eerste werkdag onvergetelijk te maken voor je nieuwe medewerkers. Je wilt zeker situaties vermijden waarbij de nieuwe Medewerker komt opdagen zonder dat iemand het weet en geen duidelijk idee heeft van wat hij of zij moet doen (onhandig!).

Tijdens de preboardingperiode (de tijd voor de eerste werkdag) is het altijd leuk om onze nieuwe medewerkers te leren kennen. Vraag hen om een foto en een korte biografie over zichzelf te sturen via het online platform. Deel deze informatie vervolgens in de hele organisatie, via intranet, e-mail of Slack. Bovendien, als je een welkomstscherm hebt voor bezoekers, gebruik dit dan om je nieuwe Medewerker te verwelkomen op zijn of haar eerste werkdag.

Door een foto en biografie van de nieuwe medewerkers te delen, kunnen huidige medewerkers een gezicht bij de naam plaatsen en uitkijken naar hun komst. Het maakt het starten van een gesprek ook veel gemakkelijker en comfortabeler voor alle betrokkenen.

[.callout-small]Protip: Carnivoor, veganist, lactose-intolerant of glutenvrij? Vraag tijdens het inwerkproces wat je nieuwe medewerker het liefst eet en bereid zijn of haar favoriete lunch voor op de eerste dag. Net dat beetje extra doen kan het verschil maken voor een succesvolle eerste werkdag.[.callout-small]

2. Help je nieuwe medewerker een netwerk op te bouwen

Mensen zijn sociale wezens. Zorg ervoor dat je nieuwe medewerker vanaf het begin een netwerk kan opbouwen. Sociale integratie is een van de pijlers die zorgt voor een goede onboardingervaring en resulteert in een 69% grotere kans om medewerkers drie jaar of langer te behouden(SHRM, 2010).

Stel de nieuwe medewerker zo vroeg mogelijk voor aan nieuwe collega's (bij voorkeur tijdens de preboarding) via de onboardingplatform. Wie zijn de leden van het managementteam en wie zijn hun directe collega's? Laat collega's bijvoorbeeld aan het woord in een video of deel een organigram.

Offline een netwerk opbouwen

Pak dit ook offline aan: plan 'koffiedates' in de eerste paar weken. Laat de nieuwkomer een kop koffie drinken met belangrijke mensen binnen de organisatie en stimuleer het delen van ervaringen en kennis. Laat de nieuwe medewerker zijn of haar ontdekkingen delen via het platform.

Vergeet niet om medewerkers van andere afdelingen en/of mensen die al langer voor de organisatie werken erbij te betrekken, zodat de nieuwe medewerker een goed beeld krijgt van de verschillende disciplines binnen de organisatie.

Op deze manier kan de nieuwe medewerker onmiddellijk het gedrag 'observeren' om zo snel mogelijk in de cultuur te passen. Hoe gaan medewerkers met elkaar om? Hoe praat Medewerkers met elkaar? Wat draagt iedereen?

Deze connecties en kennis over de bedrijfscultuur zorgen ervoor dat hij of zij zich meer verbonden voelt met de organisatie, weet tot wie hij of zij zich kan wenden met vragen en sneller kan bijdragen aan het succes van je organisatie.

3. Wederzijdse verwachtingen bespreken

Het contract is getekend, ja! Expliciete verwachtingen worden op papier gezet, zoals salaris en contractduur. Impliciete verwachtingen worden echter snel vergeten, zoals de manier waarop je wordt gewaardeerd of doorgroeimogelijkheden.

Uit onderzoek blijkt dat 43% van medewerkers die binnen 90 dagen ontslag neemt, zegt dat de baan niet voldeed aan de verwachtingen die ze vooraf hadden(Jobvite, 2018). Daarom is het belangrijk om deze verwachtingen kristalhelder te maken tijdens het inwerkproces...en om ze naar elkaar uit te spreken.

Controleer bijvoorbeeld elke twee weken de voortgang van de nieuwe medewerker en bespreek de antwoorden in een persoonlijk gesprek. Je kunt deze vragen stellen via je online onboardingplatform. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

• Voldeed de job aan je verwachtingen? Voer je de taken uit die je dacht dat je zou doen?
• Wat ging goed en wat kon beter?
• Wat is je beste prestatie tot nu toe?
• Welke lessen heb je geleerd?
• Wat heb je nodig om je werk beter te doen?
• Wat zijn je doelen voor het volgende kwartaal?
• Stemmen deze doelen overeen met de visie en KPI's van het team?
• Als jij de CEO was, wat zou je dan nu veranderen aan het bedrijf?

Vergeet niet dat het allemaal draait om wederzijdse verwachtingen. Medewerkers is 23% meer geneigd om te blijven als hun manager duidelijk uitlegt wat hun rol en verantwoordelijkheden zijn (TINYpulse, 2019). Laat je medewerkers zich niet afvragen wat ze dagelijks moeten doen om aan de verwachtingen van de organisatie te voldoen.

Maak een persoonlijk ontwikkelingsplan met mijlpalen op bijvoorbeeld 60 en 90 dagen om wederzijdse verwachtingen en doelen te meten.

‍

[.callout-small]Leer hoe u een 30-60-90 dagenplan kunt maken voor uw nieuwe medewerkers[.callout-small]

4. Laat de nieuwe medewerker zich op de juiste manier nuttig voelen

De nieuwe medewerker wil zich zo snel mogelijk nuttig en betrokken voelen bij de organisatie. Als je een online platform gebruikt voor onboarding, is dit een goede plek om feedback te vragen over het proces. Wie kan de onboarding beter evalueren dan de nieuwe medewerker? Gebruik dat frisse perspectief!

Je kunt bijvoorbeeld een digitaal platform gebruiken om een vragenlijst te verspreiden om erachter te komen hoe ze hun onboarding hebben ervaren. Op die manier voelen nieuwe medewerkers zich gehoord en kunnen ze meteen een bijdrage leveren aan de organisatie door het inwerkproces te verbeteren. Enkele vragen die je kunt overwegen zijn

• Hoe heeft de onboardingplatform je geholpen om je welkom te voelen?
• Op een schaal van 1 tot 5, hoe goed kreeg je praktische informatie om je voor te bereiden op je eerste werkdag?
• Op een schaal van 1 tot 5, hoe beoordeel je de onboardingprogramma via de tool?
• Heb je iets gemist in het preboarding- of onboardingproces?
• Welke tip zou je nieuwe medewerkers willen geven?
• Komt de online tool goed genoeg overeen met je onboardingprogramma?

Verbind online en offline door bijvoorbeeld de feedback die de nieuwe medewerker via het platform geeft, te bekijken tijdens het einde-proeftijdgesprek met de manager, buddy of HR. En laat als HR zien dat je iets met deze feedback doet. Win-win!

De kracht van het combineren van online en offline benaderingen bij onboarding

Een online onboardingplatform kan een waardevol hulpmiddel zijn om de onboardingprogramma te verbeteren, maar het moet niet worden gebruikt als een op zichzelf staande oplossing. Het is belangrijk om zowel een online als offline aanpak te combineren om echt impact te hebben. Face-to-face momenten zijn noodzakelijk om een online platform te laten bijdragen aan de onboarding van nieuwe medewerkers.

Een online onboardingplatform kan worden gezien als een gids om nieuwe medewerkers te helpen bij hun inwerkproces. Net als in een film of serie, waar de held wordt ondersteund door een mentor om zich te ontwikkelen tot de beste versie van zichzelf. Want wat is Luke Skywalker zonder Yoda? The Karate Kid zonder Mr. Miyagi en Sherlock Holmes zonder Dr. Watson?

Het gebruik van een online platform voor onboarding kan het verschil maken in hoe snel een nieuwe medewerker zich thuis voelt en kennis opdoet in de organisatie. Dit leidt tot een betere productiviteit en benutting van hun talenten. Het is net zoals Facebook je helpt om in contact te komen met vrienden, Instagram je laat delen en ontdekken en Google Maps je naar je bestemming leidt.