18 tips voor uw onboarding van Onboard.London 2020

De tips zijn onderverdeeld in 5 thema's:

• Ontwerp van het inwerkplan

• Gebruik van een onboardingapp

• Introductiedag - live en/of virtueel

• Betrokkenheid van managers (en buddy's)

• ROI van onboarding

Ontwerp van het inwerkplan

Uit de gesprekken van Amazon, HP, Personio en OPCW kunnen veel tips worden afgeleid voor het onboardingplan.

Tip 1. Interview nieuwe werknemers en pas aangenomen collega's om erachter te komen wat voor hen echt belangrijk is.

Amazon geeft aan dat hun personeel dagelijks wordt afgeluisterd naar feedback over de werkervaring. De vragen verschijnen zelfs op de scanners in het magazijn, zodat magazijn Medewerkers gemakkelijk feedback kan geven.

Tip 2. Ondervraag ook de aanwervende managers en anderen in de organisatie over hun behoeften.

HP meldt inzichten te hebben opgedaan die met alleen een organisatieperspectief van onboarding niet bedacht hadden kunnen worden.

Tip 3. Analyseer uw inwerkproces en ontdoe u van "het administratieve monster".

Zo noemt Personio alle bureaucratie die een soepel inwerkproces in de weg staat. Een bureau, laptop, toegang en de rest klaar hebben staan voor dag één is bijvoorbeeld cruciaal voor de ervaring die je nieuwe Medewerkers zal hebben. Het is essentieel dat dit op de eerste dag geregeld is. En om het helemaal af te maken kun je een koffiemok, t-shirt, chocoladereep enz. toevoegen.

Tip 4. Breng het onboarding-traject in kaart.

Bij de OPCW heeft het in kaart brengen van het onboardingtraject een aantal zeer waardevolle inzichten opgeleverd. Binnen het team dat verantwoordelijk is voor de onboarding verschoven de prioriteiten voor de onboardingprogramma en daaruit ontstond een volledig nieuw en fris programma.

Ook HP meldt deze ervaring te hebben. En nu gebruiken zij de kaart van het onboarding-traject in alle communicatie naar managers en nieuwe werknemers om aan te geven in welke stap zij zich bevinden en wat zij in die stap moeten doen.

Tip 5. Focus op cultuur

Amazon groeit jaarlijks met meer dan 30%. Met 800.000 medewerkers is het aantal nieuwe Medewerkers enorm. Als belangrijke succesfactor identificeerde Amazon de cultuur binnen het bedrijf. In het inwerkproces stimuleert Amazon gedrag dat essentieel is voor zijn cultuur.

Gebruik van een onboardingapp

HP en OPCW gebruiken de Appical app voor hun onboarding. Nieuwe medewerkers rapporteren een zeer hoge tevredenheid en ook managers hebben hun eigen toegang en dashboards in de app. Amazon en Personio gebruiken andere tools en zien een vergelijkbare respons.

Tip 6. Gebruik een soort onboardingapp

Nieuwe werknemers waarderen deze instrumenten zeer voor duidelijkheid over de verwachtingen, een warm welkom, inzicht in de functie en de organisatie en praktische informatie over bijvoorbeeld dresscode, routebeschrijving, lunch...

Tip 7. Start de onboarding vanaf het moment dat het contract is getekend.

De tijd tussen de ondertekening van het contract en de eerste werkdag wordt vaak de preboardingfase genoemd. In veel gevallen kun je deze fase gebruiken om je nieuwe Medewerker klaar te stomen voor succes. Geef ze achtergrondinformatie, stel ze voor aan het team, enz.

Tip 8. Stroomlijn je app voor de onboarding journey.

De beste app-ervaring wordt bereikt wanneer de installatie van de app rechtstreeks voortvloeit uit de behoeften van uw nieuwe werknemers. Deze behoeften zijn te vinden op uw onboarding journey map.

Introductiedag - live en/of virtueel

HP, Amazon en OPCW meldden allemaal dat zij virtuele introductiesessies voor nieuwe medewerkers organiseren. In mijn eigen lezing gaf ik het publiek 6 tips voor hun introductiedag. Deze zijn afgeleid van mijn werk met uiteenlopende organisaties zoals banken, adviesbureaus, universiteiten en overheidsinstanties. Hier zijn de belangrijkste:

Tip 9. Informatie uit - interactie in

Een introductiedag of -sessie moet zeer interactief zijn. Door je nieuwe medewerkers te overspoelen met informatie over je bedrijf zullen ze zich niet welkom voelen. Natuurlijk is het informeren van nieuwe medewerkers erg belangrijk, maar gebruik daarvoor onboardingapp en zorg ervoor dat je introductiesessie in het teken staat van betrokkenheid.

Tip 10. Sta open voor nieuwe perspectieven

Nieuwe mensen kunnen u nieuwe perspectieven bieden op uw bedrijf, plannen, manieren om samen te werken en nog veel meer. Als u dit potentieel aanboort, zult u zien dat uw bedrijf hiervan profiteert en tegelijkertijd zullen uw nieuwe medewerkers zich gewaardeerd voelen.

Tip 11. Ga virtueel

Als een live meeting op dit moment niet mogelijk is ga dan voor het tweede beste een virtuele kennismakingssessie. Je zult merken dat er veel meer mogelijk is als je in alle opties duikt. Een voorbeeld is de mogelijkheid om in breakouts te gaan (in Zoom en MS Teams). Dat is een heel leuke functie die je kunt gebruiken om netwerken op gang te brengen tussen nieuwe medewerkers of met andere collega's.

Betrokkenheid van managers (en buddy's)

De lezing van HP was gericht op het betrekken van managers en buddies bij het inwerkproces. De meest interessante tips van HP waren:

Tip 12. Voorzie uw hiring managers van slimme sjablonen.

Door HP gemaakte checklists, e-mailformats, tips voor één-op-één vergaderingen, weekplannen en nog veel meer. Al deze sjablonen worden zeer gewaardeerd door de managers. Dit maakt het leven van de manager gemakkelijk. En tegelijkertijd is het een manier om onboardingervaring in de hele organisatie te uniformeren (een hele opgave bij HP met meer dan 50.000 Medewerkers).

Tip 13. Gebruik apps zoals Appical om je hiring managers te ondersteunen.

In Appical kunnen managers volgen wat hun nieuwe medewerkers doen (en niet doen). Dit maakt het gemakkelijk om de voortgang van de inwerkperiode van nieuwe medewerkers te volgen.

Tip 14. Train je managers in onboarding.

Nieuwe medewerkers inwerken is een vaardigheid die kan worden geleerd. HP heeft er een module in de leiderschapstraining van gemaakt.

ROI van onboarding

Personio deelde mee dat ze meer dan 8400 sollicitatiegesprekken hebben gevoerd om 200 mensen aan te nemen. Een enorme investering. Een ander cijfer dat Personio deelde was dat over het algemeen 88% van Medewerkers vindt dat het onboardingproces dat ze doorlopen niet goed is (gegevens van Meta HR). Dit leidt tot een hoog verloop van nieuwe medewerkers.

Gelukkig geldt dit getal niet voor Personio anders zou hun return on investment echt slecht zijn!

Tip 15. Gebruik het OFTS-kader.

Join Talent deelde een kader om de voordelen van de investering in onboarding in kaart te brengen. Er kunnen voordelen zijn op een of meer niveaus. Hier zijn de niveaus en een voorbeeld van een voordeel:

• operationeel niveau - denk aan minder tijd voor instructies door aanwervende manager of collega's
• financieel niveau - minder aanwervingskosten
• technisch niveau - minder storingen
• strategisch niveau - klantentevredenheid

Tip 16. Verzamel gegevens

Amazon pleitte voor het voortdurend verzamelen van gegevens op alle niveaus.

Tip 17. Leer van uw gegevens

Bij Amazon worden de gegevens geanalyseerd (door mensen en computers). Dit leidt tot learnings op allerlei niveaus. Een treffend voorbeeld is dat Amazon monitort welk new hire profiel het meest succesvol is. En deze informatie wordt gebruikt om het zoekprofiel voor recruitment te verbeteren.

Tip 18. Ga voor wat je weet

Join Talent deelde dat het goed kan zijn om te werken met wat je weet in plaats van te zoeken naar moeilijk te traceren voordelen. Zoek naar data proof points en werk daarmee.

Heb je niet genoeg? Hier zijn de opnames van deel 1 & deel 2

Yes! We Connect is de contentpartner van Onboard.London en Onboard Week 2020.