Beste praktijken voor onboarding: 7 lessen uit eerdere edities van Onboard Amsterdam

Voordat we beginnen met onze nieuwste editie van Onboard (boordevol inspirerende sprekers), vatten we een aantal van onze favoriete learnings door de jaren heen samen. Daar gaan we!

1. Maak gebruik van de tijd voor dag 1

Microsoft en Appical

Wat heb jij geregeld voor nieuwe medewerkers in de periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag? Als je antwoord 'niets' is, dan is het tijd om daar iets aan te doen. De preboarding fase is het beste moment om te beginnen met het leggen van verbindingen met en tussen werknemers.

Henk Ritmeester (Microsoft) deelde tijdens de Onboard Week in 2020 hoe zijn collega’s bij Microsoft een band met hem opbouwden voordat hij überhaupt was begonnen. "Ik kreeg een buddy toegewezen op het moment dat ik werd aangenomen. Ik kreeg te horen dat ik altijd bij deze collega terechtkon als ik vragen had. Maar dat was niet eens nodig: mijn buddy nam direct contact op. En deze collega checkt nog steeds elke week hoe het gaat!"  

Doen in de preboarding fase

Maar, er is meer te doen in de preboarding fase. Onze eigen Peter Straatsma noemde drie belangrijke onderwerpen:  

1. Houd de betrokkenheid hoog door dingen te delen waar je nieuwe medewerkers enthousiast van worden (en die ze willen delen met familie en vrienden)
2. Deel praktische informatie: wat is de dresscode, en hoe kan ik mijn kantoor vinden?  
3. Geef duidelijkheid over de functie: hoe kan je nieuwe medewerker waarde toevoegen aan het bedrijf in zijn of haar specifieke rol?

Wat je juist niet moet doen? Overlaad je nieuwe medewerkers vooral niet met informatie die ze nog niet nodig hebben (zoals de langetermijnstrategie van het bedrijf, of een uitgebreid instructie over de systemen die ze gaan gebruiken). Je hebt later nog genoeg tijd om deze informatie te delen.

2. Relaties op de werkplek zijn belangrijk

HP en Universiteit Leiden

Het creëren en koesteren van relaties op de werkplek is essentieel voor de tevredenheid, betrokkenheid en inzet van werknemers. Na het analyseren van interviews en enquêtes, realiseerde HP zich dat nieuwe medewerkers zich eenzaam voelden. Zij concludeerden dat de onboarding een ‘human touch’ en sociale verbondenheid nodig had om een gevoel te creëren dat men er niet alleen voor stond.

HP staat niet alleen in het benadrukken van relaties. Banden die gebaseerd zijn op (wederzijds) vertrouwen en emotionele betrokkenheid zijn veel minder vervangbaar en hebben een grotere kans om te blijven bestaan, legt Max van Duijn (Assistent Professor bij Universiteit Leiden) uit.

Maar sociale banden moeten wel voortdurend onderhouden worden. Bijvoorbeeld door een goed gesprek. Of door samen te lachen, zingen, dansen of sporten. Samen met het publiek 'Oops, I did it again' zingen tijdens een van onze Onboard-edities was daar een mooi voorbeeld van.

3. Onboarding moet leuk zijn

New10 en Radboudumc

Natuurlijk is het belangrijk dat de inhoud van je onboarding programma goed is. Maar hoe zit het met de fun-factor? Zeker als het gaat om preboarding, besteden nieuwe medewerkers veel van hun (eigen) tijd aan het leren kennen van de organisatie. Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker écht geraakt wordt door je onboarding programma en daarmee bevestigd wordt in de keuze voor jouw bedrijf!

Een paar voorbeelden om onboarding leuk te maken:

• New10 speelt Onboarding Bingo met hun nieuwe medewerkers. Ze delen een bingokaart uit vol met opdrachten, zoals 'Doe mee aan je eerste nerfgun-gevecht' en 'Bezoek de onboarding kennisbijeenkomsten'. Als de bingokaart vol is, hangt de nieuwe medewerker hem aan de muur in het kantoor en is hij of zij volledig ingeburgerd in het bedrijf.
• Radboudumc organiseert een talkshow om de nieuwe medewerkers kennis te laten maken met het bedrijf (gebaseerd op "De Wereld Draait Door"). Ze vragen een van de nieuwe medewerkers om de co-host te zijn en nodigen gasten uit, zoals bestuursleden. Een originele manier om droge stof interactief te maken.

4. Sterke cultuur is belangrijk

Rabobank en HelloFresh

Zowel Rabobank als HelloFresh gaven tijdens de Onboard Week aan dat een sterke cultuur een belangrijke factor is om als bedrijf succesvol te zijn. Maar wat maakt een cultuur sterk?

"Als de mensen die in de organisatie werken in staat zijn om hun persoonlijke waarden en doel te verbinden met de waarden en het doel van die organisatie, dan weet je dat je cultuur robuust is", aldus Jan Arnoud Ruiter van de Rabobank.  

Hoewel het niet eenvoudig is om cultuur over te dragen aan je nieuwe medewerkers, zijn er wel een aantal dingen die je kunt doen. Enkele voorbeelden zijn:

• Praat over je cultuur, leg mensen uit welk gedrag bij de cultuur hoort (en wat niet) en geef het juiste voorbeeld.  
• Leer elkaar kennen: regel 1-1's tussen teamleden en vraag je nieuwe aanwinst om mee te doen aan teamactiviteiten.  
• Verbind je cultuur (en product) aan die activiteiten. Veel activiteiten bij HelloFresh draaien om eten en koken. Zo wordt elke inwerksessie afgesloten met een gezamenlijke kooksessie.

5. Luister naar je werknemers

Eurofins en Visma

De beste onboarding programma's worden gebouwd met de behoeften van de nieuwkomers in het achterhoofd. Als je de reis begrijpt die nieuwe medewerkers afleggen in je organisatie, kun je erachter komen welke informatie en tools ze op welk moment van hun reis nodig hebben.

Jennifer van Valkenhoef (Eurofins) vertelde in 2021 dat toen zij bij een nieuw laboratorium van Eurofins begon, er geen introductieproces was voor nieuwe medewerkers. De nieuwkomers moesten dus niet alleen zichzelf onboarden, maar ook het onboarding programma samenstellen voor degenen na hen. Voordeel: ze wisten natuurlijk precies wat nieuwe medewerkers nodig hadden.

> Lees meer over Eurofins’ onboarding programma

Als je al een onboarding programma hebt, betrek dan je personeel erbij om erachter te komen welke gaten je hebt in je employee journey. Of, zoals Sander Houtveen van Visma het noemt: "your people journey". Houd mensen betrokken bij de ontwerp-, pilot-, én de implementatiefase.  

6. Voeg een persoonlijk tintje toe

Rituals, Euler Hermes, Bynder, Deutsche Telekom

''Focus op mensen in dit digitale tijdperk. Als je geen people-centric benadering hebt, zul je falen." We hadden het niet beter kunnen zeggen dan Serhat Kakci van Euler Hermes. Want zelfs als je elke maand veel nieuwe medewerkers aanneemt, en dus je onboarding programma moet automatiseren, betekent dat nog niet dat je de persoonlijke touch moet verliezen.

Je kunt bijvoorbeeld personaliseren op rol-, afdelings- of locatieniveau. Bynder heeft een online trainingscentrum waar nieuwe medewerkers specifieke trainingsvideo's voor hun rol kunnen vinden. Deutsche Telekom lokaliseert content om rekening te houden met de culturele verschillen tussen de landen waar ze gevestigd zijn. En bij Appical delen we afdelingsspecifieke informatie in de app (bijvoorbeeld persoonlijke informatie over de teamleden).

Rituals gaf ons nog een mooi voorbeeld van hoe je werknemers als individuen (of in hun woorden: als je beste klanten) behandelt. Als welkomstcadeau krijgen nieuwe medewerkers twee cadeaus: één voor zichzelf en één om weg te geven. En elk speciaal moment voor een medewerker, zoals een verjaardag, verhuizing of geboorte, wordt gevierd met een cadeau, een persoonlijke kaart of wat extra aandacht.

7. Evalueer en verbeter

Heineken en Booking.com

Je onboarding programma is waarschijnlijk nooit af. De behoeften van mensen veranderen en nieuwe technologieën komen en gaan in een hoog tempo. Herman Rolfers van Heineken is van mening dat ook grootschalige organisaties zich snel moeten aanpassen aan veranderingen. De sleutel tot succes bestaat voor hem uit het voortdurend in contact staan met je mensen en het snel testen en implementeren van de nieuwste technologieën en ideeën. Faal snel, leer snel en ga verder.

Om het succes van hun onboarding aanpak te meten, heeft Booking.com duidelijke KPI's opgesteld. De resultaten worden gemonitord via live dashboards. Als er afwijkingen zijn, duiken ze dieper in de gegevens en kunnen ze precies achterhalen wat er mis is gegaan tijdens het onboarding proces. Het proces wordt voortdurend aangepast om ervoor te zorgen dat het beter past bij het bedrijf én de nieuwe medewerker.

We willen graag van nog meer bedrijven leren over hun onboarding en andere HR-uitdagingen. Praat mee op 9 november op Onboard Amsterdam 2023. Bekijk de editie van dit jaar.