8 best practices van remote onboarding - Tips van LinkedIn, HP en Dell

Beginnen met een job op afstand kan intimiderend zijn voor nieuwe werknemers omdat er niemand aan het bureau naast hen zit om hen wegwijs te maken in het reilen en zeilen van je organisatie. Daarom is het cruciaal om een goed proces voor onboarding nieuwe werknemers te hebben, vooral als dit op afstand gebeurt.

Wij hebben de 8 best practices van de programma's voor remote onboarding van verschillende bedrijven verzameld om de fijne kneepjes van het vak te leren. Laten we eens kijken hoe LinkedIn, HP, Dell en anderen hun nieuwe medewerkers op afstand inwerken.

1. Adeva: Begin vroeg met onboarding op afstand

Net als bij het fysieke onboarding, zijn veel bedrijven het erover eens dat het onboardingproces zo vroeg mogelijk moet beginnen. Door informatie te verstrekken tijdens de pre-boarding, de periode tussen het accepteren van het baanaanbod en de eerste werkdag, kunnen nieuwe werknemers zich voorbereiden op hun nieuwe baan zonder zich overweldigd te voelen.

Bij het on-demand netwerk voor ontwikkelaars Adeva beginnen nieuwe werknemers drie weken voor de eigenlijke startdatum met hun onboarding om 'rustig in te werken' in hun nieuwe baan. Tosho Trajanov, VP engineering, zegt:

Tosho Trajanov, VP of engineering, zegt: “Drie weken voordat nieuwe werknemers beginnen sturen wij hen enkele e-mails om onze bedrijfscultuur duidelijker te maken en ze te betrekken bij hetgeen ze gaan doen. Daarna volgt een persoonlijke introductie op Slack met wat sappige details over het nieuwe teamlid. Vervolgens krijgen ze een inwerk-buddy toegewezen die als wegwijzer voor de nieuwe werknemer fungeert. Volgens ons team is dit het beste gedeelte van het proces. Het is met name belangrijk voor introverte mensen, die het moeilijk vinden om zich te laten horen of vragen te stellen.”

2. Miro: Stel doelen voor de eerste 30, 60 en 90 dagen

Bij Miro, een leverancier van software voor visuele samenwerking, duurt de externe onboardingprogramma 90 dagen. Hun manager schetst de doelen van de nieuwe medewerker voor de eerste drie maanden met een gepersonaliseerd Miro Board dat alles wat ze moeten leren schetst en bijhoudt.

Miro heeft ook een sectie toegevoegd over hoe succes eruit ziet tijdens de eerste 90 dagen. In plaats van je nieuwe medewerker te laten uitzoeken wat hij de eerste dagen moet doen, geef je hem de tools om vanaf het begin succesvol te zijn.

Zoek naar een 'quick win', een gemakkelijke opdracht binnen de vaardigheden van je nieuwe medewerker. Als dit binnen de eerste paar weken succesvol wordt afgerond, helpt het hen vertrouwen op te bouwen in hun nieuwe rol en bij te dragen aan het team.

Bekijk onze blog om aan de slag te gaan met je eigen 30-60-90 dagenplan voor nieuwe medewerkers

3. Dribbble: Wijs een virtuele buddy toe

Dribbble, een social-networkplatform voor digitale ontwerpers en creatieven met een team op afstand, maakt ook gebruik van een buddyprogramma.

“Toen we ons team groter gingen maken, merkten we al snel dat er bij nieuwe mensen verwarring was over waar ze informatie konden vinden en wie ze wat konden vragen. Om ervoor te zorgen dat nieuwe Dribbblers steun kregen om onze cultuur te ontdekken en handige informatie te vinden, hebben we een inwerk-buddysysteem opgestart,” vertelt Chloe Oddleifson, Director of People Operations bij Dribbble.

Op het moment dat een nieuwe 'Dribbbler' de baan accepteert, wordt hij voorgesteld aan zijn inwerkmaatje. De buddy is vaak iemand van buiten het team van de nieuwe medewerker, waardoor de nieuwe medewerker een netwerk binnen het bedrijf opbouwt en twee vliegen in één klap slaat.

“De buddy plant gedurende de eerste maand elke week een meeting van een half uur met de nieuwe werknemer. Inwerk-buddy's helpen bij het verstrekken van informatie en zijn een extra aanspreekpunt bij vragen, naast managers en collega's.”

Bekijk ook onze onboarding buddy toolbox om te zien hoe je je eigen buddyprogramma kunt maken!

4. HP: Betrek de manager erbij

Bij HP spelen de managers een belangrijke rol bij het inwerken van nieuwe werknemers. Dit is gebaseerd op een 80 jaar oud gebruik, uit de tijd dat de oprichters Bill Hewlett en David Packard hun bedrijf begonnen en het een stuk kleiner was. Om een band op te bouwen met hun werknemers, stuurden Hewlett en Packard hun personeel aan door rond te lopen op de werkvloer en met alle werknemers te spreken over datgene waaraan zij werkten.

Toen HP groter werd konden zij niet overal tegelijk zijn. Zij vroegen daarom de manager van de afdeling om dit voor hen te doen en dat werd de manier waarop HP werkt.

Nu HP's Medewerkers over de hele wereld te vinden is, hebben ze onlangs een volledige ervaring gecreëerd onder de naam HP Wayfinder. Met een bijbehorende mobiele app (ontwikkeld door Appical)

Het biedt managers handige checklists en een transparant proces van wat ze moeten doen in elke fase van de onboardingervaring. Dit maakt nieuwe Medewerkers klaar voor succes op de lange termijn, zodat ze zich welkom, zelfverzekerd en voorbereid voelen.

Een online presentatie van HP over hun onboarding kun je hier vinden (start vanaf minuut 9:00).

Naast een onboarding buddy-programma, welkomstpakketten en virtuele oriëntatie, verrijkte HP de onboardingervaring met technologie voor zowel nieuwe medewerkers als managers.

Ook wordt gebruik gemaakt van de mobiele app HP Wayfinder, ontwikkeld door Appical, die werknemers en managers voorziet van onder meer checklists. De inwerkapp van HP  geeft managers de mogelijk om de vooruitgang van de nieuwe medewerker bij het inwerktraject te volgen.

5. LinkedIn: Geef de nieuwe medewerker in de eerste week een vliegende start met een volledig programma

Gewoonlijk wordt de nieuwkomer bij het inwerken eerst naar het kantoor gestuurd waar zijn/haar nieuwe collega's hem/haar welkom heten en ervoor zorgen dat hij/zij zich thuis voelt. Maar als je vanuit huis begint met werken op afstand is dit niet aan de orde..

Als gevolg van de pandemie vroeg LinkedIn zijn Bay Area-personeel om vanuit huis te werken. Kelly Chuck, verantwoordelijk voor het inwerkprogramma van LinkedIn, had opeens een virtuele onboardingprogramma nodig om nieuwe werknemers bij LinkedIn te verwelkomen.

Chuck draaide LinkedIn's on-site programma van één dag om en spreidde het uit over een week. Het virtuele vijfdaagse programma bevat interactieve activiteiten en sessies zodat nieuwe werknemers relaties kunnen opbouwen met mensen binnen het bedrijf.

Ze focussen zich ook op het vertrouwd maken van nieuwe werknemers met de bedrijfscultuur en waarden en plannen regelmatige check-ins om ervoor te zorgen dat geen enkele nieuwe werknemer zich vergeten of over het hoofd gezien voelt. Hier is een voorbeeld van LinkedIn's vijfdaagse Medewerker onboardingprogramma :

Bekijk onze checklist voor managers om ideeën op te doen voor het plannen van de eerste weken van je nieuwe medewerkers!

6. Dell: Digitaliseer je inwerkmateriaal

58% van de organisaties zegt dat hun onboardingprogramma gericht is op processen en papierwerk (Sapling). Daarom heeft Dell de digitale onboarding voor hun Medewerkers van over de hele wereld gesystematiseerd en ingevoerd.

“We hebben al ons inwerkmateriaal beschikbaar in digitaal formaat, waaronder een website, documentatie en video. We hebben ook een Dag 1 succesteam dat zich bezig houdt met het verlenen van ondersteuning via chat/IM, e-mail en telefoongesprekken tijdens de beginfase van het inwerkproces. De feedback van onze nieuwe werknemers is aanzienlijk verbeterd dankzij deze benadering.”

Door onboarding op afstand materiaal te digitaliseren, krijgen nieuwe werknemers gemakkelijk toegang tot alle essentiële informatie die ze nodig hebben (en blijft het eenvoudiger om je programma bij te werken).

7. Vidyard: Maak inwerkvideo's

Het geven van informatie aan nieuwe werknemers betekent niet altijd dat je ze een werknemershandboek van 80 pagina's in pdf-formaat moet sturen. Ook informatie per video werkt bijzonder goed.

Vidyard, een online videoplatform voor bedrijven, maakt gebruik van video’s in hun inwerksysteem. De CEO van Vidyard, Michael Litt, vertelt de nieuwe medewerkers bijvoorbeeld over het ontstaan van Vidyard, inclusief wat leuke feitjes van de beginperiode.

Op deze manier is het mogelijk om belangrijke mensen te betrekken bij het inwerkproces zonder dat zij (virtueel) steeds dezelfde informatie moeten geven. Video's kunnen opnieuw worden gebruikt en nieuwe werknemers kunnen ze op hun gemak bekijken en ook nog eens terugkijken.

‍

8. Hotjar: Organiseer virtuele teambuildingsoefeningen

Hotjar, een bedrijf in gedragsanalyse, heeft een team van meer dan 100 werknemers dat volledig op afstand werkt. Om het belangrijke, directe contact te vervangen dat bij het werken op afstand ontbreekt, organiseren zij virtuele teambuildingsoefeningen.

Een van de favoriete strategieën voor het creëren van virtuele socialisatieruimtes is de ‘30 minuten chatroulette'. Hun afdeling Klantenervaring maakt gebruik van een Slack-app genaamd Donut,  die willekeurig twee mensen aan elkaar koppelt. Als ze vervolgens een tijdstip hebben afgesproken, plannen ze een koffiepauze met een gesprek via Slack of Zoom.

Virtuele teambuilding helpt de nieuwe medewerkers om hun collega's op afstand beter te leren kennen, zoals meestal gebeurt bij de koffiemachine, en verbetert hun communicatieve en teamworkvaardigheden.

‍

Kort gezegd: Remote onboarding maakt een groot verschil voor jouw bedrijf

Ongeacht of het gemeengoed is in je organisatie of slechts een tijdelijke oplossing, het inwerken van nieuwe medewerkers is belangrijk, zelfs zonder kantooruren, teamlunches en introducties op kantoor.

Voor de nieuwe werknemer is het een heel andere ervaring om je eerste werkdag vanuit huis te doen dan ook werkelijk over de drempel te stappen van het kantoor of de werkplek. Wat we hebben geleerd van deze op afstand werkende bedrijven is dat het belangrijk is om vroeg te beginnen met inwerken. Al voor de eerste dag kan de nieuwe werknemer vertrouwd worden gemaakt met de bedrijfscultuur, geschreven en ongeschreven regels en de nieuwe collega's.

Door het digitaliseren van inwerkmateriaal krijgen nieuwe medewerkers eenvoudig toegang tot een goed georganiseerde kennisbank. Video is een praktische en persoonlijke manier om informatie te verstrekken en nieuwe medewerkers bekend te maken met de cruciale mensen in het bedrijf.

Door een virtueel programma voor de eerste week te maken, blijven nieuwe medewerkers betrokken. Ook het aangeven van de doelen voor de eerste drie maanden helpt daarbij. Op deze manier is het voor nieuwe medewerkers duidelijk wat zij kunnen verwachten, hoe zij kunnen bijdragen aan de bedrijfsdoelen en meteen vanaf de eerste dag succes te hebben.

Maak een persoonlijk en menselijk inwerkprogramma voor afstandswerkers door een virtuele buddy toe te wijzen, die voor een ondersteunend netwerk kan zorgen. Het organiseren van virtuele teambuilding oefeningen stimuleert de persoonlijke band tussen de nieuwe medewerkers en andere medewerkers op afstand.

Manager e-guide voor remote onboarding

Bekijk onze e-gids voor het inwerken op afstand voor 6 tips om je externe onboardingprogramma georganiseerd en gefocust te krijgen.

Bronnen

Centraal Bureau Voor De Statistiek (2024) "Ruim helft Nederlanders werkt weleens thuis" CBS

Anderson, Bruce (2020). "8 Stappen om een Virtuele Medewerker onboardingprogramma tecreëren". LinkedIn Talent Blog.

Brown, Lisa (2020). "13 dingen die we hebben geleerd over onboarding op afstand Medewerkers". Vidyard.

Davies, Nigel (2019). "5 Secrets of onboarding 100% remote workers revealed by hiring experts and leaders". Forbes.

DePaul, Kristi (2019). "10 Bedrijven delen hoe zij Remote Onboarding aanpakken". Remote.co.

Dewar, Jen (2022)"10 Medewerker Onboarding Statistics you Must Know in 2022". Sapling HR.

Dossetto, Fio (2019). "5 van onze favoriete virtuele teambuilding activiteiten om een sterk team op afstand te laten groeien". Hotjar.

Heiss, Stacey (2020). "HP's onboardingervaring creëren". Virtual Onboard.London conferentie.

Oddleifson, Chloe (2019). "Onboarding best practices voor een team op afstand". Medium.

Savina, Anna (2020). "De ultieme gids voor werken op afstand". Miro.

Steward, Jack (2022)."The Ultimate List Of Remote Work Statistics for 2022". Findstack.